Totalmente cierto que hoy en día, los sistemas se han vuelto más y más complejos, los candados que ponemos en las empresas nos ayudan a sentir una cierta seguridad en cuestión de creer que las cosas se están desarrollando en una forma correcta, que los controles funcionan y que los números que vemos mes a mes en nuestros reportes, son correctos.

Sin embargo lo que no podemos cambiar de la noche a la mañana es el factor Humano, de nada sirven proceso multimillonario para arrojarnos números y estadísticas, si la base, el origen de esas formulaciones está mal.

No es tan suele en una empresa donde lo he visto, este error que a continuación vamos a detallar, es uno de los errores más comunes que se presentan en las áreas comerciales y es un error que por pequeño que sea (aparentemente) nos está costando millones de pesos cuando sacamos la cuenta anual .

El error más frecuente que hemos detectado en las empresas es la ausencia, la falta, de un registro escrito y firmado, tanto por el proveedor como por el comprador, de los acuerdos comerciales

Las personas cambian, los funcionarios pasan a otras áreas, los mismos compradores son promovidos o removidos y lo que debiera ser un control físico, por escrito, con firmas autógrafas de los acuerdos, condiciones, descuentos, rappel, bonificaciones por volumen etc. etc. se deja para después y usualmente ese después no llega .

Los acuerdos se acumulan, el tiempo se le viene encima al comprador y la información se queda sin actualizar en el cajón o en el escritorio del asistente, desafortunadamente la información que llega a contabilidad puede ser incompleta , por decir lo menos, cuando no incorrecta y un pequeño error de un 5% esto es medio punto, en las negociaciones con sus principales proveedores se vuelve una cifra bastante importante cuando usted multiplica ese pequeño medio punto, por el volumen de operaciones generado anualmente por esa área.

Hemos visto como en aras de la rentabilidad y funcionabilidad de las empresas, recortamos gastos aquí y allá y en ocasiones tenemos que castigar un área para ahorrarnos ese medio punto que estamos dejando de ganar simplemente por no capacitar y entrenar de forma correcta y sistemática a nuestros compradores.

No se trata de que haya mala voluntad o mala fe en el comprador o en el asistente, si el comprador no sabe, si el comprador carece de las herramientas, de la secuencia de datos, es prácticamente que lo aplique, no puede hacer lo que no sabe, amén de que por las cargas de trabajo que se tiene en las empresas muchas de estas funciones administrativas se delegan en asistentes o secretarias, que tienen mucho menor idea de la importancia de documentar y registrar estos acuerdos.

No importa que tan sofisticado sea tu sistema contable o cuanto hayas invertido en RP y Sistemas, si la información que entra al sistema estámal, el producto final estará mal, así de sencillo.