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La creación del conocimiento y las tecnologías de información

Resumen: La creación del conocimiento y la ventaja competitiva. Las organizaciones son organismos inteligentes, y como todo organismo que busca sobrevivir, éstas deben ser generadoras, almacenadoras y transformadoras de los conocimientos que le permitan enfrentar y modificar su entorno, ya sea para adaptarse a él o, de ser posible, para adaptar el entorno a su beneficio. Es un lugar común afirmar que en ambientes tan complejos como los que deben enfrentar hoy en día las organizaciones, sólo aquellas que utilicen todos los medios a su alcance podrán lograr el objetivo de ser exitosas. Las tecnologías de información juegan un papel central en esta enloquecida carrera emprendida por las empresas contemporáneas.(V)
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Autor: Ma. del Carmen Narváez Nieto

Indice
1. Introducción
2. La creación del conocimiento y la ventaja competitiva
3. Conclusiones
4. Bibliografía

1. Introducción

Las organizaciones son organismos inteligentes, y como todo organismo que busca sobrevivir, éstas deben ser generadoras, almacenadoras y transformadoras de los conocimientos que le permitan enfrentar y modificar su entorno, ya sea para
adaptarse a él o, de ser posible, para adaptar el entorno a su beneficio.
Es un lugar común afirmar que en ambientes tan complejos como los que deben enfrentar hoy en día las organizaciones, sólo aquellas que utilicen todos los medios a su alcance podrán lograr el objetivo de ser exitosas. Las tecnologías de información juegan un papel central en esta enloquecida carrera emprendida por las empresas contemporáneas. Actualmente, los sistemas de información no son un lujo, sino un componente clave de las organizaciones , ya que este tipo de tecnologías se ven involucradas desde las líneas de producción hasta los más altos puestos encargados de las tomas de decisiones. De esta forma, los sistemas de procesamiento de información inciden en la manera de trabajar, en la cultura y en la estrategia de muchos de las compañías actuales.
El facilitar la comunicación, el procesamiento de datos y la manera de almacenar la información permiten establecer redes, y mediante los procedimientos adecuados, también permiten descubrir el conocimiento diseminado a lo largo de la organización para convertirlo en material de aprendizaje útil a todos los miembros de la misma.

Pero ¿Los costos de la inversión se justifican con los resultados obtenidos? ¿Realmente inciden estas nuevas tecnologías en el fenómeno conocido como creación del conocimiento, o la parte medular de este proceso se encuentra oculta en procesos más sutiles, tales como las interrelaciones humanas o la creación de ambientes y culturas organizacionales que favorezcan este tipo de fenómenos?

2. La creación del conocimiento y la ventaja competitiva

Se reconoce que conocimiento es poder, y se sabe que en la era de la información, los activos intangibles —entre ellos el conocimiento— juegan un papel fundamental para crear ventajas competitivas para las organizaciones. Sin embargo, como afirma Nonaka, lo importante del conocimiento en las organizaciones depende de lo que se pueda hacer con él dentro de un ámbito de negocios. Es decir, el conocimiento por sí mismo no es relevante, en tanto no pueda ser utilizado para dar origen a acciones de creación de valor.

Pero la creación del conocimiento no se obtiene por recetas de cocina, ni surge por generación espontánea. Es más bien un arduo proceso de las empresas; un proceso que implica un compromiso a todos los niveles, así como una participación activa y responsable de los diversos actores de la empresa.
David Smith postula cuatro niveles de desarrollo organizacional en la creación del conocimiento: Compartir conocimiento, nivelación, creación de conocimiento y competir con conocimiento. Cada uno de estos niveles otorga a la empresa facilidades y ventajas, y si dicha empresa es capaz de avanzar a la etapa siguiente, será capaz de alcanzar nuevas capacidades, mismas que le otorgan grandes ventajas sobre sus competidores.
No obstante, el resolver los problemas y encontrar las oportunidades subyacentes en cada uno de estos estados involucra tres elementos convergentes:
1.- Procesos cognitivos: Estos incluyen la identificación, la adquisición, el mapeo, el almacenaje, el acceso, la distribución, la nivelación y el uso del conocimiento.
2.- Facilitadores tecnológicos: Sistemas de información, recuperación de documentos, herramientas de grupo, intranet corporativa, sistemas de base de conocimiento, etc.
3.- Alineación organizacional: Los líderes son parte crítica del alineamiento, junto con las recompensas, roles, estructuras mentales, estructura y apertura.

¿Qué papel juegan las Tecnologías de información en los procesos de creación de conocimiento?
Como vimos en el punto anterior, las tecnologías de información son uno de los componentes claves para alcanzar cada una de las etapas involucradas en la creación del conocimiento. Sin embargo, debemos tener claro que no todo lo que brilla es oro. De esta manera, Mc Affe afirma que:
"varios estudios muestran que desde un 30% hasta en un 75% de los casos, los nuevos sistemas no alcanzan las expectativas, no son capaces de registrar un impacto financiero cuantificable, no mejoran los procesos laborales y no conllevan un verdadero cambio organizacional. En algunos casos extremos, el resultado fue catastrófico. Por ejemplo, la compañía Nike gastó cientos de millones de dólares en un sistema que pronosticaba incorrectamente las ventas, y la Hershey Foods se quedó sin existencias de dulces durante una temporada de Halloween debido a otro sistema erróneo. Asimismo, la droguería FoxMeyer se declaró en bancarrota debido en gran parte a sus múltiples problemas con la implementación de su ERP".
El simple hecho de escoger la tecnología adecuada a las condiciones y necesidades del negocio requiere un concienzudo análisis por parte de los encargados de estas tomas de decisiones. A pesar de que esto resulta obvio para cualquier tipo de sistema, cuando se aborda el tema de la creación del conocimiento en las organizaciones el asunto toma una mucho mayor trascendencia.
La tecnología, —aún la más moderna, la más sofisticada o la más costosa— no es nunca por si misma la solución mágica a ninguna problemática. Sólo resulta valiosa ante fines concretos. Debemos saber para que queremos utilizar tal o cual tecnología, y asegurarnos de que cumple nuestras expectativas de uso y calidad antes de realizar cuantiosas inversiones en ella.

En el caso de la creación del conocimiento, siendo este un tema tan atractivo, tan amplio y de tantos alcances, los tipos de sistemas de información a utilizar pueden ser muy vastos, así como la manera de abordar el tema desde la perspectiva creativa y/o personal. La utilización de los nuevos sistemas abarca desde casos tan documentados, exitosos y ejemplares como el de Skandia, hasta esfuerzos mucho más modestos, como lo son el uso extensivo de correos electrónicos para compartir información.

Asimismo, no debemos perder de vista que las IT por sí mismas sólo se consideraban como una herramienta para facilitar la comunicación y la coordinación a niveles básicos, y, al utilizarse con propósitos de administración del conocimiento dentro de las empresas, se tendía más a su abuso que a su efectiva explotación. No es probable que los cuadros administrativos dentro de las organizaciones no fuesen capaces de reconocer el potencial de los sistemas informáticos para la administración del conocimiento, pero el hecho es que dicha tarea se enfocaba más en los mecanismos requeridos para facilitar la creación del conocimiento que en el desarrollo de bases de datos extensivas o de identificadores de conocimientos individuales. La creación del conocimiento recaía principalmente en atraer y retener a todo aquel individuo capaz de comunicar y sintetizar su propio conocimiento y experiencia. A este respecto, las prácticas de administración del personal que reconocían y perpetuaban altos niveles de autonomía resultaban cruciales, ya que enfatizaban la naturaleza contextual de la administración del conocimiento en la práctica.

De esta manera, hoy en día se reconoce que lo verdaderamente importante es crear una cultura organizacional que premie la colaboración, que brinde seguridad a los empleados y que facilite este tipo de procesos.
El tener una cultura que facilite el compartir conocimientos otorga beneficios a las empresas, les permite aumentar su productividad, dar mejor servicio a clientes y almacenar conocimientos valiosos para el desempeño de sus funciones.
Los procesos de creación de conocimiento nunca deben iniciar ni terminar con la implementación de algún sistema de
tecnologías de información y de ningún modo debe verse éste como el punto focal del proceso. Si se emprende un esfuerzo auténtico por alcanzar una cultura del conocimiento en la organización se debe partir de un diagnóstico de las condiciones actuales de la empresa – donde estamos-, saber para qué queremos implementar los cambios – en que se beneficiará el desempeño de la empresa ya sea en el corto o en el largo plazo –, establecer un plan que incluya cada uno de los siguientes elementos: procesos cognitivos, facilitadores tecnológicos y alineación organizacional, y por último implementar este plan. Existen muchos libros que guían a las empresas que emprenden esta aventura pero no se debe perder de vista que lo más importante es entender las particularidades de cada una y que cada proceso es distinto.

Otro punto a tomar en cuenta es que los periodos de transición siempre resultan en situaciones delicadas que implican riesgos los cuales deben ser cuidadosamente calculados de manera que no se ponga en riesgo la viabilidad de la empresa. Cuando se esté evaluando la posibilidad de una inversión importante en Tecnologías de información sobre todo dentro de un contexto de cambio profundo, como lo son los esfuerzos por implementar culturas de creación de conocimiento en las empresas, nunca se debe perder de vista los límites y alcances indispensables en el sistema a implementar. Además si este va a incidir en procesos troncales de la operación asegurarnos de tener planes de contingencia para cualquier eventualidad.
Las empresas creadoras de conocimiento parecen ser la alternativa para los tiempos de cambio que corren. Los procesos de creación de conocimiento no sólo las hacen menos vulnerables a las condiciones del mercado sino que explotar el conocimiento diseminado a lo largo de ellas facilita la creación de respuestas innovadoras lo que les otorga un margen de maniobra muy superior al que las empresas con enfoques más tradicionales tienen.

3. Conclusiones

Las experiencias en este campo son vastas y variadas, y lo mismo nos encontramos con ejemplos de organizaciones sumamente exitosas que han implementado esta manera de entender la empresa, como con organizaciones que, a pesar de haber efectuado cuantiosas inversiones, han constituido una historia de fracasos. Sin embargo, parece que los factores en ambos tipos de historias no se encuentran tan sencillamente aislados.
Parece ser que en un fenómeno tan complejo como lo es la generación del conocimiento, lo que entra en juego es mucho más que simplemente estar a la vanguardia en cuanto a tecnologías de información. Por sí mismas, estas tecnologías no son la clave de la ventaja competitiva: El componente humano sigue siendo la clave. Ningún sistema genera conocimiento por sí mismo, y el contexto en el cual se interpreta la información sigue siendo fundamental.
Pero tampoco minimicemos el papel que juegan este tipo de tecnologías en los procesos de creación de conocimiento, es verdad que no son el proceso pero también es verdad que sin este tipo de herramientas resultaría muy difícil sino imposible emprender siquiera un esfuerzo de este tipo. Las inversiones en TI son una excelente alternativa para las compañías que quieran no sólo sobrevivir sino conseguir ventajas competitivas, únicamente se debe tener claro que será aquello que aportarán dentro de un marco más amplio como es el proceso de cambio de cultura.
Un compromiso efectivo de toda la organización en el proceso de creación del conocimiento es el elemento clave del mismo, a pesar de los riesgos que se enfrentan los beneficios que ofrece invitan a intentar este camino. Si se realiza de manera responsable y se logran eslabonar los distintos componentes los resultados obtenidos muchas veces son espectaculares por lo menos dentro de la misma organización.
El conocimiento es un proceso y un compromiso nunca un tecnología aislada. Siempre involucra los procesos organizativos en su conjunto nunca tendrá éxito si se concibe como un SW realizando las funciones que , al menos hasta el momento, nadie realiza mejor que los seres humanos: el juicio, el discernimiento, la sabiduría y sobre todo entender que todo esto se teje sobre el entramado de redes complejas de relaciones humanas eso si, facilitadas por tecnologías que nos expanden las posibilidades de comunicación, velocidad y almacenaje de información entre muchas otras.

4. Bibliografía

McAfee, Andrew, When Too Much IT Knowledge Is a Dangerous Thing, MIT Sloan Management Review, Winter2003, Vol. 44 Issue 2, p83.
The Big Picture ; Computer scientist and entrepreneur David Gelernter believes computers, like art, should imitate life - and life is a narrative. That means rethinking what it means to manage knowledge, CIO Insight; New York; Oct 2, 2002.
Robertson, Maxine. O'Malley Hammersley, Geraldine. Knowledge management practices within a knowledge-intensive firm: the significance of the people management dimension ,Journal of European Industrial Training, Bradford, 2000.
Matusik, Sharon F. Hill, Charles, The utilization of contingent work, knowledge creation, and competitive advantage, Academy of Management. The Academy of Management Review; Mississippi State, Oct 1998.
Rumizen, Melissie. Report on the Second Comparative Study of Knowledge Creation Conference , Journal of Knowledge Management, Kempston, Sep. 1998.
 

Trabajo enviado por:
Ma. del Carmen Narváez Nieto
carmen.Narváez@uia.mx
35 años
Cursando la maestría en Ingeniería de Sistemas empresariales UIA campus Ciudad de México.
5 julio 2003

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