Índice
1. Introducción
2. Descripción de la situación
3. Reseña historica de la empresa.
4. Marco metodólogico
5. Propuesta.
6. Conclusiones
7. Bibliografía
1.
Introducción
El
presente informe trata sobre la implementación de estrategias factibles para
realizar una correcta planificación de evento. Dicho evento se realizó en la
empresa B.F.G.P. Ingenieros y trató de información de las nuevas tendencias
del área de tecnología en Venezuela en cuanto al software de J.D. Edwards y el
hardware de IBM. La locación estuvo situada en la Universidad Metropolitana, en
el Aula Virtual, el día 01 de Julio de 2003.
También
comentaremos sobre la determinación de las actividades y las tareas asociadas
que se utilizan en la elaboración de los eventos, específicamente en estilo
conferencia. Estableceremos cómo determinar una audiencia para la asistencia de
eventos y mediremos el porcentaje de asistencia, la satisfacción y beneficios
de las charlas y construiremos una matriz con los datos finales.
Es
importante acotar que este informe se realizó para la presentación del informe
de Pasantías IV, en la Universidad Alejandro de Humboltd, para la carrera de
Publicidad.
2.
Descripción de la situación
En
B.F.G.P Ingenieros se han realizado distintos tipos de eventos , pero este se
quiere realizó justamente para determinar una metodología a la hora de montar
un evento; se dará a conocer una propuesta para la correcta implementación de
estrategias y para la correcta planificación de eventos con sus pasos
correspondientes: pre-evento, evento y post-evento.
El
evento se desarrolló en el Aula Virtual de la Universidad Metropolitana y se
denomina como conferencia de información para garantizar la participación de
los clientes y prospectos dentro de la información que se desea dar a conocer
(Nuevas soluciones del Software de J.D. Edwards) por lo tanto, se desarrolló en
un lugar accesible, confortable y bajo un ambiente de negocio inigualable. Esta
labor la realizó la pasante; ella es la encargada de todas las actividades de
logísticas y operativas del evento, bajo la supervisión del tutor empresarial.
Esta actividad se desarrolló bajo un concepto preelaborado de IBM, llamado Co
Marketing, que define que los esfuerzos son compartidos por las dos empresas (
B.F.G.P e IBM). B.F.G.P posee una alianza con IBM desde el año 1990; esta
alianza ha sido productiva ya que hoy en día B.F.G.P es el primer socio de
negocio de IBM. La tercera empresa involucrada en el evento es J.D. Edwards, la
cual comercializa la marca del software de igual nombre. Esta alianza se produjo
en 1980 y esta sólo aporta para el evento sus conocimientos y nociones, por ser
una iniciativa de IBM.
Justificación
del informe.
El informe se realizó con la finalidad de dar a conocer en detalle cómo se
desarrolla la logística de un evento para compañías relacionadas al mundo
I.T. También sirvió de guía para introducir al pasante en la construcción de
eventos estilo conferencias. La actividad está desarrollada para comprometer
las bondades y beneficios que posee el software y ratificar el compromiso que
dicha casa posee con cada uno de los clientes y prospectos en Venezuela. Es de
relevancia acotar que en el presente informe se conocerá, paso a paso, cada una
de las actividades desarrolladas por la pasante y estuvo justificada la intención
de la actividad, que no es más que el mantenimiento de la base instalada y el
enganche de los posibles prospectos para que formen parte de la cartera de
cliente.
Objetivos
del informe.
General.
- Planificar
paso a paso las actividades y tareas asociadas en el montaje de eventos
estilo conferencia.
Especificos.
- Obtener
información acerca de los costos que implica elaborar un evento estilo
conferencia (presupuesto).
- Determinar
la base de datos de la audiencia a invitar.
- Implementar
el evento.
- Medir
en porcentajes y por tabulaciones la asistencia al evento.
- Medir
el grado de satisfacción de la audiencia invitada.
- Determinar
resultados finales.
Alcance
El alcance de la actividad está dirigida a las base instalada de clientes y
prospectos del software de J.D. Edwards; esta involucrada la participación de
la empresa B.F.G.P. Ingenieros como socios (partner) en cuanto a la elaboración
del evento, tomado como responsables al departamento de mercadeo. Dicha
actividad se realizará en Caracas, participarán clientes y prospectos de la
ciudad de Valencia, sucursal de B.F.G.P Ingenieros.
Limitaciones
Con respecto a la limitaciones podemos citar las siguientes:
- De
Aspecto Económico: Para realizar un evento hoy en día se necesita de un
presupuesto estable y un flujo de caja accesible ya que los proveedores
colocan la fechas de pago con un 50% adelantado. A veces, la empresa no
puede cancelar en los tiempos estimados y realiza otras sub-fechas de pago
mas allá de las fechas originales.
- De
Aspecto Tiempo: Las invitaciones debe elaborarse y distribuirse en el tiempo
preciso ya que puede ser una causal para cancelar el evento.
- Otros
aspectos: Que los invitados internacionales que viene a dar las ponencias
pierdan el avión o alguna conexión.
3.
Reseña historica de la empresa.
B.F.G.P
Ingenieros. (2003a) Una empresa venezolana cuyo liderazgo en la industria tecnológica
se ha consolidado a lo largo de más de 20 años de servicios de alta calidad.
Con más de 150 clientes, 150 empleados y más de $20 millones en ingresos en el
año 2002, B.F.G.P Ingenieros es el líder proveedor de soluciones colaborativas
en la Nueva Economía de Internet; habilitando la Libertad de Elegir y
maximizando el Poder de Compartir en un entorno económico cada vez más
competido.
Reconocidos
desde nuestros inicios por nuestra alianza estratégica con IBM y la firma
multinacional J.D. Edwards, hemos sido testigos de la evolución de la industria
tecnológica habilitada por el avance de la Globalización, los adelantos en las
Telecomunicaciones y la apertura de nuevos mercados globales.
Conscientes
de esta realidad, B.F.G.P Ingenieros entrega valor agregado a sus clientes a
través de la innovación y flexibilidad incorporadas en todas sus soluciones
tecnológicas, las cuales han resultado esenciales para el desempeño exitoso de
las empresas en el complejo y rápido mundo de los negocios modernos.
Nuestras
Habilidades:
- Administración
de Proyectos.
- Revisión
de procesos, procedimientos y normas.
- Capacitación
funcional y técnica.
- Consultoría
Integral.
- Línea
800 para apoyo técnico.
- Soporte
de Conversiones y Migraciones.
- Adaptaciones
del Software según requerimientos venezolanos.
- Soporte
a clientes en sitio.
- Soporte
técnico en diferentes plataformas, I-series, P-series, X-Series.
- Manejos
de Centros de Computación.
- Especialistas
en Implantaciones J.D. Edwards.
Líder
en Aplicaciones ERPII para las Pequeñas y Medianas Empresas de Manufactura.
La prestigiosa consultora internacional de la Industria Tecnológica, Gartner
Group, ubica a J.D. Edwards como el Líder Global para mayo del 2001 en el
segmento de las Pequeñas y Medianas Empresas de Manufactura, por encima de las
otras empresas del sector tecnológico y B.F.G.P Ingenieros es el único
proveedor autorizado en Venezuela para comercializar la marca.
Entre otras razones, Gartner Group consideró en su análisis la flexibilidad al
cambio de las soluciones ERP actuales, así como la facilidad de admitir en
estos sistemas el siguiente paso en la Economía de Internet: el Comercio
Colaborativo o el C-Commerce.
Actividad
economica.
B.F.G.P Ingenieros entrega a través de la tecnología las Mejores Prácticas de
Negocios de las Empresas de Clase Mundial, habilitando el Comercio Colaborativo
en el mundo de la Economía Digital, con las ventas del software de JDEdwards,
ventas de hardware y servicio IBM, consultoría y servicios de soporte técnico.
Misión.
BFGP Ingenieros es una empresa privada cuya misión es prestar servicios
profesionales de asesoría, consultoría y de servicio integral en soluciones
tecnológicas de Clase Mundial. BFGP Ingenieros entrega a sus clientes servicios
de alta calidad, en forma ética y responsable tanto en Venezuela como en el
exterior. Para el logro de esta misión, BFGP Ingenieros cuenta con un personal
altamente calificado que se identifica con las necesidades de sus clientes de
manera eficaz y eficiente, logrando niveles de alta rentabilidad y
competitividad.
7Visión.
- Exceder
las expectativas de nuestros Clientes.
- Alta
Rentabilidad.
- Reconocimiento
en el mercado a través de los productos y servicios que ofrecemos en el área
de la Tecnología de Información.
- Trabajar
en Equipo.
- Lograr
un ambiente exigente de trabajo para nuestros empleados, haciéndolos sentir
orgullosos de pertenecer a la Empresa, con la posibilidad de realizar sus
metas.
Políticas
de calidad.
Estructura
organizativa.
La estructura de B.F.G.P se divide en dos partes, el área administrativa y el
área operativa. Por ser del ramo de ventas y servicios tecnológicos de informática
a las áreas se les denomina unidades.
Personal
Administrativo:
Se contempla 3 unidades administrativas:
- Gerencia
de Recursos Humanos: Tiene las funciones propias de la actividad más las
relaciones públicas internas relacionadas con el personal y nómina. Esta
área posee el siguiente personal:
o
1 Gerente
o
2 Recepcionistas
o
3 Mensajeros
o
1 Asistente
- Gerencia
de Administración: Se encarga de la facturación y pagos a proveedores.
Esta área posee el siguiente personal:
o
1 Gerente
o
1 Supervisor
o
2 Analistas
- Gerencia
de Tesorería: Se encarga de la coordinación en el flujo de caja de la
empresa. Esta área posee el siguiente personal:
o
1 Gerente
o
2 Asistentes.
Personal
Operativo:
Se contempla 5 unidades de negocios:
- Gerencia
de Mercadeo: La cual posee las funciones propias de la actividad más el área
de publicidad y relaciones publicas externas. Esta área tiene el siguiente
personal:
o
1 Gerente
o
1 Asesor
o
1 Analista
o
1 Telemercadeo
- Gerencia
de Ventas J.D. Edwards (Software): Se encarga de la realización de demos a
posibles prospectos y mantenimientos de bases instaladas de clientes. Esta
área posee el siguiente personal:
o
1 Vicepresidente
o
1 Gerente
o
2 Ejecutivos
o
1 Secretaria
- Gerencia
de Ventas IBM (Hardware): Se encarga de las ventas corporativas de maquinas
IBM, servidores, PC y otras especificaciones técnicas a los prospectos y
base instalada. Esta área posee el siguiente personal:
o
1 Vicepresidente
o
2 Gerentes
o
3 Ejecutivos
o
1 Secretaria
- Gerencia
de Consultoría: Se encarga de la consultoría del software. Esta área
posee el siguiente personal:
o
1 Vicepresidente
o
5 Gerentes
o
30 Consultores
o
1 Secretaria
- Gerencia
de Tecnología: Se encarga de los servicios de soporte técnico de las
maquinas y productos IBM. Esta área posee el siguiente personal:
o
1 Gerente
o
1 Supervisor
o
3 Programadores
o
3 Analistas
Programa
de actividades.
Con respecto al área de Mercadeo, área a la cual nos abocaremos para realizar
la pasantía, podemos describir las actividades relacionadas a este departamento
de la siguiente manera:
BFGP Ingenieros es una empresa que combina los más avanzados procesos tecnológicos
y de consultoría con un recurso humano altamente capacitado, profesional y técnico.
Esta combinación de recursos continuamente monitoreada, asegura la permanencia
y mejora continua de los procesos y habilidades personales a todo lo largo y
ancho de la organización. De esta manera, BFGP Ingenieros ofrece las mejores
soluciones integrales a los clientes con el mayor grado de excelencia y calidad.
Creemos en el esfuerzo, la dedicación y la lealtad como vehículos para el
logro de la superación; deseamos la excelencia para ver satisfechos a nuestros
clientes.
|
No.
|
Actividad
|
Descripción
|
|
1
|
Distribución
de Reseñas 2678 contactos.
|
Es
todo el proceso de Recopilación, Elaboración,
Envío,
Seguimiento, Recepción, Coordinación,
Etiquetado,
Ensobrado y Distribución del periódico trimestral.
|
|
2
|
Distribución
de BFGP al Día 800 contactos.
|
Es
todo el proceso de Recopilación,
Envío,
Seguimiento, Recepción, Coordinación,
Etiquetado,
Ensobrado y Distribución del periódico Bimensual
|
|
3
|
Visitantes
a la Web BFGP 21040
|
Se
debe estar al pendiente del numero de visitas
de
la página para elaborar un informe a final de año.
|
|
4
|
Armar
portafolio de referencias y testimoniales de clientes JDE.
|
Se
debe armar un portafolio con las referencias de los clientes de JDE, para
ser utilizado a visitas con posibles clientes.
|
|
5
|
Arreglo
del Address Book.
|
Es
la actividad de depurar y mantener actualizado los listados de clientes,
prospectos, socios y allegados
|
|
6
|
Relaciones
Públicas
|
Coordinar
las notas sean enviadas a El Nacional.
Colocar
la nota en un formato de BFGP o ASPerian y enviar a los medios vía fax y
correo. Trabajamos con 100 medios (TV, Radio, Electrónico, Prensa y
Revistas Especializadas)
|
|
7
|
Relaciones
Públicas (atención)
|
Atender
a los ejecutivos de venta de todos los medios nombrados anterior mente con
previa cita, para conversar de precios y propuestas para pautas
publicitarias, eventos, salutaciones, patrocinios, etc...
|
|
8
|
Material
Promocional
|
Luego
de la elaboración de los brochures, carpetas, trípticos, se debe hacer
seguimiento a la impresión, chequeo de impresión, seguimiento de
facturas y pago
|
|
9
|
Compra
Regalos JDE e IBM
|
Se
trata de buscar un objeto que sea bueno, representativo y que el precio no
sea perceptible; también se forran, se imprimen las etiquetas de los
clientes y verificar la distribución. Previo a esta tarea se debe
organizar la lista de Clientes IBM con todos los vendedores.
|
|
10
|
Reuniones
de Mercadeo
|
Todos
los Jueves, donde se discuten los puntos
pendientes
y actividades de la semana
|
|
11
|
Intranet
|
Colocar
información actualizada y nueva en la Intranet todas las semanas
|
|
12
|
Partner
Rewards
|
Manejo
de la herramienta de mercadeo, introducir actividades y verificar su
estado, reuniones parciales con personas involucradas en el programa,
reembolsos.
|
|
13
|
Satisfacción
de Clientes IBM
|
Envío
de lista de clientes IBM para la realización anual de la encuesta
satisfacción al Cliente 2001, contactos, pagos seguimiento.
|
|
14
|
Logística
en los eventos
|
Toda
la producción del evento, creación de las invitaciones, contrato de
proveedores, creación de banners, invitaciones, confirmaciones,
encuestas, estudios, promoción, distribución de material, Logística en
general.
|
|
15
|
Banners
de la entrada -Logos
|
Mantener
los logos actualizados, contactar al proveedor, cotización, aprobación,
facturas y pago.
|
|
16
|
Informaciones
de Nuevos Lead
|
Envío
al área de ventas los posibles leads (preprospectos) que llegan por vía
e-mail, teléfono, fax.
|
|
17
|
Conferencia
de Usuarios JDE
|
Logística
del evento por completo
|
|
18
|
E-business Center
|
Coordinación
de las charlas de ASPerian los días Jueves Presencia los días que
hacemos algún evento. Seguimiento del pago de los contratos, facturas y
depósitos.
|
|
19
|
BFGP
De Colombia
|
Ayudas
eventuales en algunos aspectos requeridos en ocasiones determinadas.
|
|
20
|
Carpetas
y Brochures
|
Atención
al área de ventas JDEdwards para el envío y entrega de todas las
carpetas con los brochures que ellos requieran para la presentación. -
según prospecto.
Presupuesto
- Impresión – Proveedores.
|
MATRIZ
DOFA B.F.G.P. INGENIEROS.
Matriz
de crecimiento.
La matriz de crecimiento parte del principio que está de la experiencia y la
participación de mercado, por lo tanto se muestra que B.F.G.P Ingenieros no
esta en los rubros de interrogación, vacas lecheras ni perros, a pesar de la
grave situación del país. Con el esfuerzo de los empleados, aunado al de la
junta directiva, mantenemos el liderazgo como mejor business partner de IBM y el
único socio autorizado en Venezuela para comercializar el software de J.D.
Edwards.
Entorno
de la empresa.
Líder en Aplicaciones ERPII para las Pequeñas y Medianas Empresas de
Manufactura.
La prestigiosa consultora internacional de la Industria Tecnológica, Gartner
Group, ubica a J.D. Edwards como el Líder Global para mayo del 2001 en el
segmento de las Pequeñas y Medianas Empresas de Manufactura, por encima de las
otras empresas del sector tecnológico.
Entre
otras razones, Gartner Group consideró en su análisis la flexibilidad al
cambio de las soluciones ERP actuales, así como la facilidad de admitir en
estos sistemas el siguiente paso en la Economía de Internet: el Comercio
Colaborativo o el C-Commerce.
Líder
en Bajos Costos Operacionales de Implantación
Otra importante consultora internacional, Meta Group Consulting, nos ubica como
los Líderes Globales en Bajos Costos
Operacionales de Implantación.
Ciertamente, la flexibilidad para el cambio y la fácil adaptación de la solución
J.D. Edwards a las nuevas políticas del negocio y al complejo entorno
competitivo de hoy, han permitido a nuestros clientes disminuir el más
importante de los costos de los sistemas ERP: el Costo Total de Propiedad (costo
durante la vida útil de la solución ERP).
Cobertura.
Macro ambiente.
B.F.G.P es la respuesta a los cambios que trae la Nueva Economía, los cuales
indican que cualquier empresa, no importa su tamaño, debe ser altamente
competitiva, abierta a las nuevas oportunidades de mercado que plantea la
Globalización, con altos niveles de productividad, elevados márgenes de
rentabilidad y beneficios a la altura de las Empresas de Clase Mundial. Mantener
la competitividad en un mundo global y sin fronteras se ha vuelto el objetivo
central de la planificación estratégica. Es así como los sistemas ERP -
Enterprise Resource Planning (Planificación de Recursos Empresariales), CRM -
Customer Resource Management (Administración de Recursos de Clientes), así
como las VP - Aplicaciones Verticales para industrias específicas, se han
convertido en conjunto en Las Mejores Prácticas de Negocios de las empresas
exitosas que tienen como norma la excelencia y que les han permitido
posicionarse como las Empresas de Clase Mundial; logrando con esto destacarse en
sus industrias y mantener sus ventajas competitivas.
Las pequeñas y medianas empresas no cuentan con la infraestructura necesaria ni
con los recursos económicos suficientes para adquirir, manejar y mucho menos
sostener algún tipo de ERP, CRM o VP; dejándolas al margen del proceso
globalizador y lejos de las Mejores Prácticas de Negocios de las Empresas de
Clase Mundial. Ciertamente, los altos costos tecnológicos y de adquisición de
estos sistemas así como los elevados desembolsos por mantenimiento, constituyen
una barrera de entrada a la eficiencia y a la competitividad, limitando de esta
manera el desempeño eficaz en un entorno altamente competitivo, B.F.G.P ofrece
la solución con su versión de software ASPerian a través de un modelo de
Outsourcing por Internet. (B.F.G.P Ingenieros, 2003b)
Con respecto al ambiente de B.F.G.P Ingenieros es valedero mencionar las
sucursales que se han derivado después de la excelente labor que se realizo
desde los inicios de la misma.
1)
BFGP Centro C.A. filial de BFGP Ingenieros C.A., inicia sus actividades en la
ciudad de Valencia en el mes de Octubre de 1996, para dar respuesta al
crecimiento económico de la región central (Carabobo, Aragua y Lara), con los
objetivos de ofrecer de una manera directa y efectiva todos nuestros servicios,
atender a los clientes de la zona eficazmente y aumentar su base instalada IBM y
J.D. Edwards.
La constante innovación en el mundo de la informática, nos exige adaptarnos
activamente a los requerimientos del mercado, indicando estrategias puntuales y
creando la estructura organizacional de mejor soporte. Gracias a este ágil
pensamiento, nuestros planteamientos han alcanzado el nivel deseado.
Crecimiento.
Matriz
de Ponderación.
A partir de la apertura de BFGP Centro, C.A., la base
instalada de J.D. Edwards en la zona ha experimentado un gran crecimiento, entre
sus clientes hoy en día podemos encontrar empresas tales como: General Mills,
Negroven, Owens Illinois de Venezuela, Envases Venezolanos, Goodyear de
Venezuela, Industrias Químicas Venoco, Productos de Acero Lamigal, Corporación
de Cemento Andino y Fanalpade.
2) BFGP Colombia será también distribuidores de los productos y servicios de
esta firma. Implantación de proyectos ERP. Supply Chain, Management, Telcos,
Applicatión Solutión Provider (ASP), solución para las PYMES
(preparametrizado), consultoría y capacitación, son algunas de las soluciones
y servicios que comercializa BFGP de Colombia. Desde ahora, las empresas
Colombianas de todos los tamaños contarán con una nueva alternativa de
consultoría e implantación de proyecto de software. BFGP de Colombia ofrece un
portafolio especializado de productos y servicios que se suma al talento humano
de su equipo. Elementos clave para brindar a las empresas colombianas soluciones
inmediatas y efectivas, de alta calidad y con una asesoría personalizada, ayudándoles
así aprovechar mejor sus recursos y buscando la rentabilidad de sus negocios.
BFGP cuenta en Colombia con profesionales idóneos, conocedores del mercado
local, que cuentan con el apoyo directo de la firma en Venezuela, como también
con el respaldo de J.D. Edwards una firma de gran trayectoria y liderazgo en
sector.
3) ASPerian C.A. es una empresa venezolana del Grupo BFGP, la cual cuenta con más
de veinte años prestando servicios de implantaciones exitosas y de consultoría
en la industria de la tecnología de la información. Asociado de negocios de la
firma J.D. Edwards desde 1990 y Canal Premier de IBM desde 1985, el Grupo BFGP
ofrece a través de ASPerian las mejores soluciones tecnológicas a través de
la modalidad ASP para las Pymes venezolanas. ASPerian C.A.
Nace como respuesta a los cambios que trae la Nueva Economía, los cuales
indican que cualquier empresa, no importa su tamaño, debe ser altamente
competitiva, abierta a las nuevas oportunidades de mercado que plantea la
Globalización, con altos niveles de productividad, elevados márgenes de
rentabilidad y beneficios a la altura de las Empresas de Clase Mundial.
También ASPerian posee sucursales en Colombia y México. (B.F.G.P Ingenieros,
2003b)
|
Indicadores
de Gestión
|
|
Temas
|
Factores
|
Ponderación
|
Porcentajes
|
|
Internos
|
Poco
material Institucional para entregas de Carpetas Corporativas.
|
-0.25
|
3.5%
|
|
|
Despidos
del personal.
|
-0.50
|
7.1%
|
|
|
Poco
rentabilidad en el primer trimestre del año.
|
-0.50
|
7.1%
|
|
|
Poco
presupuesto para generar eventos.
|
-0.25
|
3.5%
|
|
|
Pocas
ofertas para generar ventas
|
-0.50
|
7.1%
|
|
|
Base
significativa de Clientes JDEdwards e IBM
|
0.75
|
10.7%
|
|
|
Experiencia
en Informática y Tecnología
|
0.60
|
8.6%
|
|
|
Profesionales
Capacitados
|
0.50
|
7.1%
|
|
|
Más
de 23 años en el Mercado
|
0.50
|
7.1%
|
|
Externas
|
Competidores
más económicos
|
-0.25
|
3.5%
|
|
|
Situación
Económica-Político-Social del país
|
-0.75
|
10.7%
|
|
|
Alto
costo del Software
|
-0.50
|
7.1%
|
|
|
Apoyo
de IBM en las gestiones de mercadeo y ventas
|
0.60
|
8.6%
|
|
|
Nuevos
negocios en sucursales de México y Colombia
|
0.25
|
3.5%
|
|
|
Dar
a conocer los productos y servicio a través de campañas institucionales
|
0.25
|
3.5%
|
|
Totales
|
|
-0.05
|
98.7
|
Bases
Teóricas. Planificación de Eventos.
En siglo XX ha sido el período de las reuniones científicas, empresariales,
culturales, políticas y religiosas, que se han institucionalizado y se celebran
con regularidad y en distintos lugares eventos.
Estas reuniones son productivas y estimulan el progreso en cada área. Cabe
mencionar que como actividad globales han producido dos avances significativos
como consecuencia de dichos eventos, que han ayudado a concretar y estimular el
desarrollo de estas actividades: son específicamente al transporte y la
comunicación.
El transporte aéreo acorta significativamente las distancias, contribuyendo a
que todas las naciones del mundo estén vinculadas y relacionadas. (Mac Lujan,
1986). Esto atrae al turismo y hace que las personas conozcan otras culturas.
Por
otra parte, los avances en la telefonía y de otras formas de comunicación como
Internet, que así como aportan su propia contribución al acortamiento de
distancias, también han procurado hechos que registran actualidad, pues
cualquiera que sea el lugar donde estos ocurra, estamos en capacidad de
conocerlos en forma simultanea (Gherardi, 2002).
Por
otro lado, podemos decir que las telecomunicaciones son importantes por dos
razones: una, como ventaja para los organizadores ya que hace efectivo y rápido
la localización de proveedores, ponentes, participantes, etc... La otra es de
carácter más especifico donde podemos oír en directo a las personas con una
maquina ya que se encuentran a distancia y verlas a través del internet; por
ejemplo las teleconferencias y las videoconferencias.
La
popularidad de la que disfrutan los eventos no es arbitraria, han demostrado
claramente su utilidad práctica como un medio de gran eficacia para transmitir
nuevas informaciones, intercambio de ideas y experiencias. Por esto, son un
instrumentos efectivo para fortalecer a la organización, alcance de los
negocios, para impulsar desarrollo de la vida y para divulgar el avance del
conocimiento científico y técnico.
Se
ha determinado mediante estudios, que la audiencia que asiste a un evento, lo
hace por tres cosa:
- Para
obtener Información.
- Para
intercambiar puntos de vistas con colegas.
- Por
recreación y cambiar de rutina.
Por
tal sentido, el termino eventos engloba una amplia serie de actividades que
adoptan formas muy variadas, las cuales podemos clarificar según sus objetivos
(Gherardi, 2002).:
o
Educativo =
Congresos, Simposios.
o
Social = Fiestas
en General.
o
Turismos = Tours,
Campamentos.
o
Deportivo =
Campeonatos, Olimpiadas.
o
Cultural =
Festival, Exposición.
o
Informativo =
Convención, Asamblea.
o
Motivacional =
Viajes, Reunión.
o
Religioso =
Peregrinaciones.
o
Político =
Asambleas, Mítines.
El
común denominador de los eventos mencionados, es el de actuar como escenarios
privilegiados en los cuales se vinculan personas e instituciones para producir
un cambio de información y conocimiento. Los eventos ponen en contacto a
personas que residen dentro de un mismo país, pero se puede realizar la
diferenciación de eventos según el ámbito geográfico, que abarca locales,
regionales, nacionales, mundiales e internacionales.
Terminología
. Tipos de Eventos.
Según Eliana Gherardi, en su libro, Como hacer Eventos Exitosos de la Editora
El Nacional, nos comenta que los tipos de eventos son los siguientes:
Congresos:
Reúnen miles de personas pertenecientes a un grupo científico, cultural,
religioso, etc... Suele durar de tres a siete días, según la amplitud de
programa. Los congresos mundiales o internacionales suelen realizarse cada uno o
dos años.
- Jornada:
Reunión de menor envergadura. Trata de desarrollar en uno o más días un
tema monográfico.
- Seminario:
Tiene por objeto la investigación o estudio intensivo de un tema en
reuniones de trabajo debidamente planificadas, los miembros son grupos
reducidos con intereses comunes en cuanto al tema y similar nivel de
conocimientos. La duración puede ser de varios días.
- Simposio:
Es una reunión donde un grupo reducidos de expertos explica a la audiencia
aspectos de un tema por quince a veinte minutos cada uno.
- Mesa
Redonda: Un grupo de expertos expone de forma sucesiva sus puntos de vistas
divergente o contradictorios sobre un mismo tema, la confrontación de los
puntos de vista permitirá al auditorio obtener una información amplia.
- Panel:
Varios expertos discuten un tema en forma de diálogo o conversación ante
una audiencia de tamaño variado; es una técnica informal y flexible.
- Foro:
Es una reunión pública informal, que se acomete sin tener establecido un
orden del día, no hay límites en cuanto a la participación. El objetivo
es ofrecer una tribuna libre sobre temas de interés común.
- Coloquio:
Es una reunión semiformal constituida por un grupo de especialistas de
reconocida trayectoria y que tiene por fin analizar e intercambiar ideas
sobre un tema de mutuo interés.
- Taller:
Son reuniones formativas de trabajo práctico manual, posee técnicas didácticas
que propician el conocimiento a través de la acción. Es puntual y limitado
en el tiempo.
- Curso:
Es una actividad netamente didáctica, tiene un programa que debe
desarrollarse por completo en el tiempo estimado. Es dirigido por un
instructor.
- Reunión:
Término general que se da cuando se junta un número de personas, a fin de
tratar aspectos de interés de un grupo de trabajo.
- Teleconferencia
y videoconferencia: Son reuniones a larga distancia y gracias a los avances
tecnológicos permiten que expertos situados en diferentes lugares y sin
desplazarse pueden a través de la línea telefónica ofrecer sus puntos de
vista. La videoconferencia va acompañada de imágenes. Ahorra tiempo y
dinero.
- Charlas:
Reunión informal de varias personas, en donde un experto conversa sobre un
tema en particular.
- Conferencia:
Es una técnica expositiva centrada en el instructor y orientada a
proporcionar de una manera sistemática información o contenidos teóricos;
es especializado.
- Asamblea:
Reunión general y formal de una asociación, un club, organización o compañía,
cuya finalidad es decidir sobre políticas a elegir, comités, balances y
presupuestos.
- Briefing:
Reunión muy corta con la finalidad de impartir nuevos lineamiento a seguir
o dar a conocer alguna información a un grupo de trabajo.
- Exposición:
Es una actividad en la cual se muestran productos y servicios, va de lo
formal a lo informal. Hay tres tipos: Permanentes, temporales y abundantes.
- Feria:
Son exposiciones de productos y servicios de una actividad seleccionada con
el fin de promocionarla y comercializarla.
- Festival:
Se utiliza con el fin de promover ciertas actividades, como: festivales de
la canción, gastronómico, de cine, de teatro, etc...
- Concurso:
Se trata de una actividad para estimular la participación de un público
específico.
- Fiestas:
Son actos sociales cuya finalidad esencial es celebrar algo.
Aunado
a los tipos de eventos ya nombrados anteriormente, también encontramos algunas
técnicas que se pueden aplicar dentro de una actividad en la agenda de un
evento, esto es como complemento, pero no siempre se suelen aplicar. (Rodríguez,
1991)
- Tormenta
de Ideas: Consiste en la interacción de un grupo pequeño de personas, en
el cual se presentan ideas si restricciones, ni limitaciones.
- Los
Corrillos: Consiste en la división de un grupo grande en otros más pequeños,
para que intercambien puntos de vistas sobre un tema dado.
- Philips
66: Esta técnica consiste en la división de un grupo grande en equipo de
seis personas con objeto de que se expresen todos y cada un o sobre un tema
dado durante seis minutos.
- Demostración
o Ejecución: Es una demostración práctica por parte del instructor de una
actividad.
- Preguntas
Exploratorias: Son cuestionamientos que el instructor hace a un grupo en
forma oral.
Terminología
IT.
Mejores Prácticas de Negocio: Se refiere a las mejores técnicas de consultoría
en cuanto a implantación del software de J.D. Edwards y el mejor soporte técnico
en cuanto a respaldo en hardware.
- Empresas
de Clase Mundial: Definen a las empresas que no solo están en la localidad
venezolana, sino que poseen sucursales y casas matrices en otros países y
que obviamente poseen el software corporativamente.
- Comercio
Colaborativo (e- Commerce): Este concepto nace con la apertura del mundo
internet, ya que para que los proveedores tengan un trabajo eficiente,
necesitan de la colaboración de sus clientes. Es como crear una relación
ganar – ganar en una nueva economía guiada por un mundo tecnológico
cambiante.
- Economía
Digital: También es un término relacionado a el mundo internet, que
proporciona realizar transacciones sin efectivo y en la comodidad de la
oficina del cliente o su hogar.
- Libertad
de Elegir, Poder de Compartir: Este slogan es una ideología de la cual
dispone la compañía J.D. Edwards para el año de 2002, es cambiante y el
mensaje anual va con la dirección que la compañía quiere dar a conocer.
Este año es Clientes Fortalecidos > Clientes. (en el capitulo IV podrán
observar en la propuesta este slogan en el modelo de invitación al evento).
- Lead:
B.F.G.P. define a un lead, como: una compañía que funciona como un pre
prospecto de cliente, la cual se guiará, conducirá a la mejor solución y
en este caso al software de J.D. Edwards. No se califica como un prospecto
porque solo se ha tenido poco contacto con este, pero se conoce su interés
por la herramienta ofrecida.
- ASPerian:
Compañía asociada a B.F.G.P Ingenieros, que se encarga del mercado pequeño
y mediano en Venezuela, Colombia y México.
- CEO:
Chief Executive Officer, su traducción al español es: Presidente y Gerente
General de una empresa.
Consistencia
de estas técnicas.
Según,
Mauro Rodríguez en su libro Formación de Instructores-1991. "Estas técnicas
didácticas consisten en actividades organizadas para que faciliten el proceso y
la consecución de los objetivos en toda planeación"
4.
Marco metodólogico.
Nivel
de la Propuesta.
En el informe se propuso un estudio de Proyecto Factible: "El cual consiste
en la investigación, elaboración y desarrollo de una propuesta de un modelo
operativo viable para solucionar problemas, requerimientos o necesidades de
organizaciones o grupos sociales, puede referirse a la formulación de políticas,
programas, tecnologías, métodos o procesos" (Fedupel, 1998)
El
proyecto factible comprende varias etapas, entre ellas: El diagnóstico,
planteamiento y la fundamentación teórica de la propuesta, procedimiento
metodológico actividades y recursos para la ejecución, análisis, conclusiones
y realización; en este informe de pasantías se describen, paso a paso, cada
una de ellas refriéndose específicamente al caso que se aplicará: La
planificación de eventos.
Este
estudio de proyecto factible en el cual, el propósito del investigador es
crear, proyectar y desarrollar una propuesta de evento, se realizó justamente
para informar a la base instalada de clientes actuales sobre las nuevas
tendencias tecnológicas y también para proporcionar nuevos prospectos a la
compañía, que se unan a la cartera de clientes ya existentes.
Diseño
de la Propuesta.
En el diseño de la investigación debemos definir la estrategia empleada para
responder al problema determinado en la exploración. (Sabino, 1997).
El estudio planteado es de campo, ya que este tipo de investigación consiste en
la recolección de datos directamente de la realidad donde ocurren los hechos,
sin manipular, ni controlar las variables que se puedan presentar. (Sabino,
1997).
Para recolectar dichos datos hemos utilizado la técnica del instrumento
cuestionario.
Población
y Muestra.
La población que se escogió para la realización del proyecto factible fue
totalmente planificada; se tomaron 300 personas de nuestra base de datos
(Address Book) y éstas se dividieron de la siguiente manera:
- 140
Clientes
- 140
Posibles Prospectos
- 20
Alianzas o Allegados.
Por
cada empresa invitamos un aproximado de 4 contactos para poder llegar a los 300
invitados, ya que contamos aproximadamente con 54 empresas clientes y 15
empresas de posibles prospectos, más las restantes que se cuentan entre los
aliados y allegados.
De
esta población siempre se estima un 10% de asistencia, por lo que deberían
haber asistido 30 personas. En este proyecto se sobrepaso la expectativa y el índice
de asistencia alcanzado fue del 15%, con un total de 44 personas.
La
muestra de la investigación es de tipo No Probabilística, al azar e
intencional u opinático, ya que todos los individuos tienen la mismas
probabilidad de ser escogidos para ser invitados al evento y no podemos medir
cual será en su proporción exacta quien asistirá y esta muestra es a juicio
del investigador, en este caso de la empresa.
Los
estrato de selección, como ya lo dijimos es a juicio de la empresa que elabora
el evento, estos se clasificaron de la siguiente manera y estarán nombrados en
orden de importancia para el propósito a seguir:
- Gerente
de Sistemas.
- Gerente
de Informática.
- Gerente
de Operaciones.
- Presidente.
- Vicepresidente.
- Gerente
de Mercadeo.
- Encargados
de Alianzas Corporativas.
Técnicas
e Instrumentos de Recolección de Datos.
Se eligió una técnica cuantitativa, como lo es la encuesta. Esta técnica es
una guía de preguntas orientadas a cubrir objetivos de la investigación. Es un
cuestionario con preguntas cerradas que responden los requerimientos básicos
que se desean conocer. (Sabino, 1997).
Técnicas
de Procesamientos y Análisis de Datos.
Por frecuencia simple de medición y cálculos de los respectivos porcentajes.
Se utilizara el programa estadístico de J.D. Edwards, el cual elabora tablas
estadísticas automáticamente, obteniendo así los rubros de registros,
tabulación y codificación.
También
en lo referente al análisis utilizaremos las técnicas de deducción, análisis
y síntesis para comparar y estudiar los datos arrojados en el instrumento de
recolección.
Igualmente
la revisión de las técnicas bibliográficas, como: Diagnóstico, Plan Estratégico
planteado, etc. (Sabino, 1997).
5.
Propuesta.
En
este capitulo presentaremos la propuesta a realizar en el evento con sus
respectivos resultados.
Portada
de la presentación de la propuesta para Pasantías IV del Evento Nuevas
Soluciones J.D. Edwards
Luego
de la portada nos dirigimos y definimos la planificación cómo tal del evento
con el plan estratégico. Definimos los objetivos para saber como lograremos la
meta propuesta. Los objetivos van en pro del desarrollo del evento y también
enriquecen algunas áreas de la empresa, como: el Address Book (Módulo donde se
cargan los clientes, prospectos y allegados) a manera de actualización y
ventas.
En
esta parte encontraremos el diagnóstico, plan estratégico y plan operativo.
Para
determinar en corto lapso la visión y misión que se tiene del evento, se
enfatizo en la presentaciones de los productos a presentar, las nuevas
soluciones J.D. Edwards y la visión e-Business On Demand de IBM.
La
siguiente lámina nos muestra todas la señas importantes del evento, nombre,
locación, hora y una pequeña descripción de lo que fue el evento.
La
agenda a presentar fue armada y discutida en el departamento de mercadeo
conjuntamente con la junta directiva y el encargado de la parte de canales de
IBM. Se tomaron en cuenta intérvalos de tiempo cortos y cómodos para llamar en
todo momento la atención de la audiencia.
La
invitación fue un diseño de la pasante; los mensajes fueron escogidos de la
nueva ideología que presenta J.D. Edwards para este año. La imagen visual fue
construida por la pasante a criterio propio, tomando en cuenta los lineamientos
de logos y slogan corporativo. La forma de envío de la invitación fue por
correos electrónicos y entregadas personalmente por los ejecutivos de cuentas y
el personal de mercadeo, se aplicó el mercadeo directo.
Estas
lámina nos presenta los resultados de la asistencia al evento. Se totaliza el número
de contactos 27 (personas) y el número de empresas14, en el área de Caracas.
Este fue el total de asistencia al evento, del 100% (300) personas invitadas,
fue el 15% (44) personas, lo cual indica más de lo que generalmente se estima
en los eventos que es una asistencia de 10% sobre la base invitada.
Esta
lámina nos presenta los resultados de la asistencia al evento, por empresas
cliente, empresas prospectos y empresas aliadas.
Estas
láminas nos presenta los resultados por temas de interés. Se refiere a las
soluciones del software de J.D. Edwards que la audiencia prefiere para la gestión
de trabajo que realiza en su empresa, del área de Caracas y Valencia. En
porcentajes, el interés se centró en la solución Business Intelligence 22%
(10 personas) de la audiencia invitada, seguido de la solución de ERP en un 20%
(9 personas).
Podemos
notar en la siguiente lámina qué percibió la audiencia en cuanto a la
organización del evento. El gráfico ilustra los resultados en porcentajes. Dio
un 58% de la audiencia que calificó la organización del evento como Excelente
y un 24% como Bueno.
Podemos
notar en la siguiente lámina qué percibió la audiencia en cuanto a las
charlas del evento. El gráfico ilustra los resultados en porcentajes, donde
dice que a un 55% de la audiencia les pareció excelente y a un 24% Buenas las
presentaciones.
Esta
lámina nos presenta los resultados por temas de interés. Se refiere a que
solución del software de J.D. Edwards la audiencia prefiere en porcentajes el
interés se centró en la solución Business Intelligence 22% (10 personas) de
la audiencia invitada, seguido de la solución de ERP en un 20% (9 personas).
Fotografías
del Evento:
No.1
Pascual Ciampi Vicepresidente BFGP, Vicente Behrens Director BFGP, Fortunato
Adrian Gte. De Ventas J.D. Edwards, Luis Sabater Ejecutivo de Soluciones e
Integraciones IBM América Latina, Jairo Porras Consultor J.D. Edwards, Matías
Salaberri Gte. De Mercadeo América Latina J.D. Edwards.
No.2
Ganadores de los certificados en dólares de América Express, junto a Fortunato
Adrian. Estos fueron unos cupones que se rifaron al final del evento cortesía
de J.D. Edwards por la cantidad de $ 25. Fueron 6 cupones.
Fotografías
del Evento:
No.3
Carlos Perkinson presidente de BFGP en la apertura del evento.
No.4
Fortunato Adrian gerente de ventas de J.D. Edwards en su ponencia.
Fotografías
del Evento:
No.5
La audiencia invitada.
No.6
Grupo de Mercadeo y Ventas BFGP: Mayrene De Sousa Telemarketing ASPerian, Rosa
Dos Santos Directora de Ventas y Mercadeo BFGP, José Andrés Fuenmayor Gerente
de Ventas Caracas y Susana Sciarra Analista de Mercadeo y Pasante.
6.
Conclusiones
En
este informe podemos concluir que los objetivos planteados se cumplieron a
cabalidad, ya que el evento se dio en su perfecta normalidad; la audiencia se
cumplió en un 15% cuando lo que se estima y espera es un 10% de la audiencia
como estadística.
Aunado a esto, B.F.G.P Ingenieros consiguió generar leads, por las personas
interesada en las soluciones del software y en la solución presentada por IBM.
El Mercadeo Directo funcionó bien para los requerimientos que se necesitaron en
la entrega de las invitaciones y llamadas telefónicas (person to person).
La tabulación de las encuestas se realizó antes del tiempo estimado y estos
informes fueron presentados a los directivos de las marcas que comercializa
B.F.G.P Ingenieros en el país (J.D. Edwards e IBM) y estos lo calificaron de
excelente.
7.
Bibliografía
Autor:
Susana Sciarra Salas
susanas@bfgp.com
