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Sistemas de Información y Recursos Humanos

Resumen: Sistemas de Recursos Humanos en América Latina. Sistemas incompletos. Sistemas no integrados, poco flexibles. Características deseables. Consejos para adquirir un buen sistema de RRHH.
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Autor: Marvin Mora
I CONGRESO REGIONAL DE GESTION DE RECURSOS HUMANOS

CONFERENCIA

SISTEMAS DE INFORMACION Y RECURSOS HUMANOS

por

LIC. MARVIN MORA DIAZ

San José, Costa Rica

1 de abril de 1998.



SISTEMAS DE INFORMACION Y RECURSOS HUMANOS

Es para mí y para la empresa que represento, un privilegio compartir con todos ustedes algunos aspectos relacionados con la experiencia que hemos adquirido en el desarrollo e implementación de sistemas de recursos humanos.

Para los que hemos laborado en el desarrollo de sistemas de información, y hemos tenido la oportunidad de desarrollar sistemas de R.H. , sabemos que estos son los que mejor transforman el lenguaje impersonal de ceros y unos de las máquinas en el lenguaje personal de los humanos. Es difícil encontrar una pantalla de un sistema de R.H. que no contenga un nombre propio, tal como Juan o María, el cual puede ser de alguno de nuestros compañeros de oficina. Es por esta razón, que para nosotros es especialmente grato trabajar con estas aplicaciones.

Esta exposición estará dividida en dos partes, en la primera desarrollamos el tema Sistemas de Información y Recursos Humanos, y en la segunda tendremos una breve exposición del sistema SOINRH.

Para acercarnos mejor al tema, se ha dividido en tres apartados: en el primero describimos, de acuerdo con la experiencia de cerca de diez años en el desarrollo y consultoría de R.H., lo que las aplicaciones son hoy en América Latina. En el segundo, exponemos algunas ideas sobre lo que los sistemas de R.H. deberían ser; y por último compartimos algunos consejos sobre cómo seleccionar un buen sistema de R.H.



I. SISTEMAS DE R.H. EN AMÉRICA LATINA.

El diagnóstico del estado actual de las aplicaciones de R.H. en general en A.L. no es muy alagador. Posiblemente muchos de ustedes se van a identificar con lo que voy a mencionar adelante. Antes, debo señalar que, como lo indicamos anteriormente, nuestra percepción se basa en la experiencia de casi una década, por lo que nuestra pretensión es que se tome esta exposición como un testimonio de una experiencia valiosa, y no como un ejercicio académico.

Volviendo al tema, el estado actual de las aplicaciones de R.H se puede resumir en las siguientes tres oraciones:


Los sistemas de Recursos Humanos están incompletos.


Los sistemas de Recursos Humanos no están integrados.


Los sistemas de Recursos Humanos son poco flexibles.

1. Sistemas Incompletos.

Antes debemos decir qué entendemos por un sistema completo. Completo quiere decir que cubre las necesidades en materia de R.H. de todos los niveles de la organización: operativos, mando medios y alta gerencia. Cada uno de ellos tiene requerimientos diferentes. En los niveles operativos lo importante es cumplir la tarea, ser eficientes, minimizar los problemas. Para los mandos medio lo importante es la planeación y el control, y para los niveles gerenciales la definición de estrategias y políticas. Esto implica que un buen sistema de R.H. debe permitir realizar las labores operativas, como el pago de la nómina, de una forma ágil y sencilla. Nos debe brindar además los datos oportunos para el control y la planeación como por ejemplo un control estricto del presupuesto de capacitación, un buen sistema de evaluación del desempeño, o un módulo para elaborar un plan de sucesión oportuno. Por último, el sistema debe brindar algunos datos importantes para la definición de políticas tales como el índice de rotación o en cual percentil salarial del mercado de acuerdo con tal empresa nos encontramos.

Nuestra experiencia nos ha mostrado que en la mayoría de los casos, los sistemas sólo cumplen de forma parcial con estas necesidades. Cuentan con una aplicación para administrar la planilla (el pago y administración de la nómina es en algunos casos todo lo que se espera de un departamento de personal) y lo relacionado con la misma. Y aún estos módulos no llenan las necesidades de los mandos medios, pues los datos históricos que se almacenan, se almacenan sólo con fines operacionales. Por ejemplo, se graba lo relacionado con los pagos realizados, pero sólo para efectos de alimentar otros cálculos posteriores, como el aguinaldo o prima (como es conocido en otros países), pero no con el fin de obtener datos estadísticos. En otras palabras el diseño de los sistemas es totalmente operacional.

Además, existen áreas completas, como los encargados de la salud ocupacional o laboral, o los que realizan los estudios salariales que están totalmente desprotegidos, no cuentan con algún sistema para realizar sus labores, sin embargo las tareas que realizan son vitales para la empresa.

No deseamos entrar a profundizar en las razones por las cuales los departamentos de recursos humanos cuentan con sistemas tan deficitarios. Posiblemente se deba a múltiples causas de orden económico o estratégico, lo que si es cierto, es que el factor humano se torna en un elemento crítico para mantenernos en un mercado cada vez más globalizado, en el cual las mejores empresas cuentan con el mejor personal, y están totalmente concientes que sus trabajadores son la clave del éxito. Si no dotamos a los gerentes de R.H. con las mejores sistemas, y los limitamos solamente a labores operativas, es posible que tengamos a nuestros mejores compañeros laborando en la acera del frente, y estaremos debilitando seriamente la empresa.

2. Sistemas no integrados.

Otro de los aspectos que saltan más fácil a la vista, es el de la desintegración de los sistemas existentes. En muchos de los casos no sólo el sistema. no se comunica con los otros sistemas de la empresa, sino que no se comunica entre sí. Por ejemplo existen empresas que tienen el sistema de reclutamiento y selección de personal desarrollado en un lenguaje x, y en una red y , que no tiene comunicación con la planilla, que reside en un equipo z. La comunicación se da vía documentos, lo cual tiene muchas implicaciones:


Posibilidad creciente de errores.


Duplicidad de la información.


Imposibilidad de establecer controles automáticos.


Inversión innecesaria de tiempo.


Gasto innecesario de papel.

Esta situación también se repite con otros módulos, tal como capacitación y desarrollo, evulación del desempeño, relaciones laborales, estudios salariales, control de presupuesto, etc.

Quizás el problema principal de tener los sistemas automatizados o manuales no integrados, es la imposibilidad técnica de poder realizar estudios en los cuales se necesite la información de varios sistemas. No porque no dispongamos de la información, sino porque para reunirla, toma una cantidad de esfuerzo y de tiempo que hace prácticamente imposible realizar tales estudios y cuando logramos tener la información, ésta ya no es oportuna.

Además de la integración del sistema consigo mismo, es necesario que exista comunicación con otros sistemas, tal como contabilidad o presupuesto; o por qué no con hojas electrónicas, editores de texto o cualquier otra herramienta popular del mercado. Qué decir de poder accesar o ingresar información a la base de datos desde cualquier parte del mundo vía internet. Como ya lo están pensando: no encontramos en las empresas tal integración.

3. Sistemas poco flexibles.

Conversemos ahora sobre el tema de la flexibilidad de los sistemas de R.H.

Existen pocos sistemas que deban ser tan flexibles como los de R.H. En cualquier momento puede cambiar cualquier aspecto. Se puede crear un nuevo rubro salarial, cambiar el cálculo de alguno existente, cambiar una política relacionada con algún beneficio. Como es materia relacionada con personas, y como siempre hacemos excepciones con algunas personas, lógicamente, el sistema está lleno de excepciones. Es difícil pensar en algo que no pueda cambiar, los sistemas de R.H. nos recuerdan la canción de Mercedes Sosa, "cambia, todo cambia…".

Por otro lado, flexibilidad también quiere decir, poder obtener información no estructurada con anterioridad en cualquier momento. Por ejemplo, es común que el gerente general solicite el currículum de los empleados que viven en la zona este, con edades entre 25 y 35 años, con más de cinco años en la empresa, que tengan un segundo idioma, cuyas calificaciones sean sobresalientes en las últimas tres evaluaciones ordinarias y que conozcan tal o cual software.

Por supuesto una de las quejas más frecuentes de los gerentes de R.H. es que el sistema actual no les permite realizar tales consultas, y que dependen mucho del departamento de informática para realizar las modificaciones. A la vez los informáticos se quejan de la "mala" documentación técnica y de lo rígido del sistema para realizar las mejoras o adaptaciones de la aplicación.

Casi la totalidad de los sistemas de R.H. de las empresas no cuentan con herramientas de usuario final que les permita accesar los datos clasificados y ordenados de la manera que ellos deseen en el momento que ellos quieran.

II. CARACTERÍSTICAS DESEABLES DE UN SISTEMA DE RECURSOS HUMANOS.




Un buen sistema de Recursos Humanos debe cubrir todas las necesidades del administrador del recurso humano.

Deberá cubrir todas las áreas y todos los niveles de cada área. Todas las áreas significa: el área de presupuesto, el área de estudios salariales y valoración de puestos, reclutamiento y selección, trámites de personal, planillas, salud ocupacional, servicios médicos y capacitación y desarrollo. Y para cada una de éstas áreas, un buen sistema de R.H. deberá contemplar las necesidades de todos los niveles de la organización. No sólo debe permitir formular el presupuesto, debe permitir comparar los diferentes presupuestos, realizar simulaciones salariales con diferentes escenarios, tales como un aumento porcentual del 5 del 10 o del 15%, y además brindar los índices de incremento de los presupuestos ordinarios de cada año.


Un buen sistema de Recursos Humanos debe ser totalmente integrado.

Esto quiere decir que todos los módulos deberán estar perfectamente interfasados entre sí. La información que se ingresa en un módulo deberá afectar de forma inmediata a todos los demás módulos del sistema, contrariamente: no se debe permitir modificar, agregar o eliminar información que afecte negativamente cualquier otro módulo. Por ejemplo, la selección de un oferente en el módulo de Reclutamiento y Selección deberá tener como efecto la generación de una acción de inclusión de forma automática en el módulo de Trámites de Personal, y de un nuevo candidato a la prematrícula del curso de inducción en el módulo de Capacitación y Desarrollo. O un despido con justa causa deberá ser tomado en cuenta por el módulo de Reclutamiento y Selección para no recontratarlo.

Además, los datos relevantes de todos los módulos deberán estar disponibles para los demás. Una verdadera integración evita la duplicidad de los datos, disminuye y simplifica los trámites, disminuye la posibilidad de errores, evita el gasto de papel y potencia la actividad de la administración del recurso humano.


Un buen sistema de Recursos Humanos debe ser flexible.

Como vimos anteriormente, la flexibilidad es uno de los principales problemas de los sistemas de R.H. actuales. Es por esto que los sistemas del siglo XXI deberán ser lo más paramétricos posibles: el sistema debe permitir que sean los usuarios finales los que modifiquen todo aquello que es sujeto de cambio sin necesidad del personal especializado. Por ejemplo, de acuerdo con una negociación salarial, se define un plus salarial nuevo que afecta a los funcionarios que ocupen puestos informáticos, el plus consiste en un porcentaje de la sumatoria del rubro de salario básico y antigüedad. El sistema debería permitir que sean los funcionarios de la oficina de Estudios Salariales quienes incluyan este nuevo rubro en el sistema y que los compañeros de presupuesto no tengan problema para calcular y presupuestar el mismo, todo esto sin la participación de funcionarios expertos en informática que modifiquen el sistema. También es importante que el sistema permita la realización de múltiples consultas no planificadas, para lo cual debe contar con herramientas adecuadas para tal efecto.


Un buen sistema de Recursos Humanos debe ser modular.

Es muy importante que cada uno de los módulos esté integrado, pero esto no debe significar que sean totalmente depedientes uno del otro. En otras palabras, el usuario debe poder definir cuáles módulos quiere adquirir y en qué orden y cada módulo deberá estar diseñado de tal forma que pueda operar con o sin tal módulo.


Un buen sistema de Recursos Humanos debe ser seguro.

Hablamos de seguridad en términos de usuarios, de integridad de los datos y de acceso a la base de datos. Debe permitir definir claramente a qué módulos, a qué opciones del sistema y a realizar qué operaciones, tiene derecho cada usuario. Además debe contener internamente los controles necesarios sobre los datos y brindar las pistas de auditoría suficientes para monitorear el sistema. La base de datos deberá brindar herramientas de recuperación de los datos en casos de contingencia, además de la seguridad propia de la misma.

Este punto es especialmente importante si tomamos en cuenta que los nuevos sistemas tienden a estar en manos de cada vez más usuarios. Antes todo era filtrado por el departamento de Procesamiento de Datos, al cual llegaban toda la información, la cual era debidamente filtrada por múltiples procesos de validación. Hoy la información puede ser ingresada desde muchas oficinas, inclusive desde una casa de habitación vía internet, por eso es tan importante el aspecto de la seguridad.

Existen otras características importantes que un sistema de R.H. debe contener, como por ejemplo que esté construido con técnología de punta o que cuente con la documentación técnica y operacional apropiada, aspectos igualmente importantes pero que sólo mencionaremos en esta charla, por motivos de tiempo.

III. CONSEJOS PARA ADQUIRIR UN BUEN SISTEMA DE RECURSOS HUMANOS.

Para concluir, queremos resaltar algunos aspectos importantes a la hora de prepararnos para adquirir un sistema de R.H. Una buena licitación puede, en gran medida, garantizar que se se obtenga la mejor oferta, pero no necesariamente garantiza el éxito del proyecto. Este dependerá de otros aspectos como los que señalamos a continuación:


Defina con claridad cuáles son sus necesidades y prioridades.

Invierta tiempo y esfuerzo en diagnosticar el estado actual de su sistema. Conocer bien sus necesidades le puede evitar una compra innecesaria.


Cree un ambiente adecuado.

Identifique los posibles focos de resistencia y esfuércese por ganar su apoyo. No cree falsas expectativas, muchas personas tiene la idea de que los sistemas administrativos funcionan con sólo comprar e instalar, no saben que hay que invertir tiempo cargando datos, revisando, probando y capacitándose. Sus colobaradores deben saber que es un proceso que toma cierto tiempo. Además, es importante obtener el apoyo de las personas estratégicas de la organización.


Establezca criterios claros para la evaluación y selección del software.

Salir bién en una evaluación es, algunas veces, difícil, pero más difícil es establecer una evaluación que determine si el sistema que están ofreciendo es lo que se necesita realmente. Si es necesario, solicite la ayuda de un experto que le ayude en esta labor.


Si es posible, pruebe el sistema con sus propios datos.

Este tipo de prueba es difícil de realizar, pero, si está dentro de las posibilidades, es recomendable realizarla. Le puede dar una idea más cercana de qué tan apropiado es el sistema para su organización.


Infórmese qué otras empresas han adquirido el sistema.

Si es posible visite empresas que han adquirido el mismo sistema y averigue cómo funciona, y qué servicio recibió del proveedor.


Prepárese para realizar cambios administrativos.

Es muy importante que preparemos a nuestros coloboradores para que asuman no sólo el nuevo sistema, sino que se preparen para que cambien, no sólo los procedimientos o trámites, sino, y éste es quizás el cambio más importante, de mentalidad, para que asuman una actitud diferente ante sus labores, que ya no sean solamente "procesadores" de información, sino que, por medio de la valoración de la misma, se conviertan en transformadores de la institución.



Trabajo enviado por:

Marvin Mora
marvin_mora@premierway.com
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