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Ajustes

Resumen: Al finalizar el periodo contable, las cuentas deben presentar su saldo real, por cuanto estos valores servirán de base para preparar estados financieros. Cuando los saldos de las cuentas no son reales es necesario aumentarlos, disminuirlos o corregirlos mediante un asiento contable llamado asiento de ajuste. Ajuste es el asiento contable necesario para llevar el saldo de una cuenta a su valor real.(V)
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Autor: Lina Isabel Florez Perez

Indice
1. Concepto de Ajustes
2. Clases De Ajustes

1. Concepto de Ajustes

Al finalizar el periodo contable, las cuentas deben presentar su saldo real, por cuanto estos valores servirán de base para preparar estados financieros. Cuando los saldos de las cuentas no son reales es necesario aumentarlos, disminuirlos o corregirlos mediante un asiento contable llamado asiento de ajuste.
Ajuste es el asiento contable necesario para llevar el saldo de una cuenta a su valor real.

2. Clases De Ajustes

Ajustes ordinarios
Son los asientos que se realizan con frecuencia, en la empresa en cada periodo contable. Este tipo de ajustes afectan las siguientes cuentas:

  • Caja
  • Bancos
  • Provisiones y deudas de difícil cobro
  • Inventario de mercancías
  • Depreciación acumulada
  • Gastos pagados por anticipado y cargos diferidos
  • Ingresos recibidos por anticipado
  • Ingresos por cobrar
  • Costos y gastos por pagar
  • Provisiones para obligaciones laborales

1. Ajustes ala cuenta Caja, ocasionados por arqueo: Al verificar la existencia de valores en caja, esto es al realizar un arqueo, se debe comparar su valor con el saldo en libros. Al efectuar esta comparación se pueden presentar los siguientes casos:
El valor total del arqueo de caja puede ser menor que el saldo en libros: En este caso se presenta un faltante por la diferencia, valor por el cual se debe realizar un ajuste.
En el asiento de ajuste para llevar el saldo de Caja a su valor real, es necesario disminuir el saldo en el momento del faltante, acreditando Caja y debitando la cuenta que corresponda, según el concepto que ocasiono el faltante así:

  • Faltante ocasionado por dineros entregados por el cajero y no registrados en libros.

Ejemplo: El cajero pagó servicios de cafetería por $4.000 y no los registró, hay un faltante por ese valor.

Asiento de ajuste:

CUENTAS

DEBE

HABER

GASTOS DIVERSOS

4000

 

Elementos de Aseo y Cafetería

 

 

Caja

 

4000

Caja General

 

 

Ejemplo 2: El cajero consignó %50.000 y no los registró. Se presenta un faltante por ese valor.

Asiento de ajuste:

CUENTA

DEBE

HABER

BANCOS

50000

 

CAJA

 

50000

Faltante Por Dineros Dispuestos por el Cajero o pagados de mas
El cajero es la persona encargada de responder por el dinero que ingresa y sale de Caja. Si no hay razón que justifique el faltante, este valor se convierte en deuda para el cajero; por ello se debita cuentas por cobrar a trabajadores
Ejemplo: En el arqueo se presenta un faltante injustificado de $9.000

Asiento de Ajuste:

CUENTA

DEBE

HABER

CUENTAS POR COBRAR A TRABAJADORES

9000

 

Otros- Cajero

 

 

CAJA

 

9000

Caja General

 

 

El valor total del arqueo de caja puede ser mayor que el saldo de libros: En este caso la diferencia constituye un sobrante y se debe realizar un ajuste por este valor.
Para llevar a el saldo de la cuenta Caja a su valor real es necesario aumentarlo, debitando Caja y acreditando la cuenta que corresponda, según la razón del sobrante, así:

Ingresos Recibidos Por El Cajero y No Registrados.
Ejemplo: El cliente HUGO CASTILLO abona $17.000, valor no registrado por el cajero, ocasionando un sobrante en Caja.

Asiento de Ajuste:

CUENTA

DEBE

HABER

CAJA

17000

 

Caja General (Sobrante)

 

 

CLIENTES

 

17000

Hugo Castillo

 

 

2. Ajustes a la cuenta Bancos, ocasionados por conciliación bancaria: Para realizar este ajuste es necesario realizar una conciliación, o sea, comparar el saldo del libro de Bancos de la empresa con el saldo del extracto bancario.
Extracto bancario es el documento que elaboran mensualmente los bancos para sus clientes por cuenta corriente o de ahorros, relacionando en forma parcial y total el movimiento de la cuenta por consignaciones, depósitos, giros de cheques, retiros, notas debito o crédito y los saldos.
Al conciliar cada cuenta bancaria se identifica los ajustes que es necesario realizar por cada diferencia encontrada. Las diferencias mas frecuentes puede ser:

  • Transacciones contabilizadas por la empresa comercial y no registradas por la entidad bancaria.
  • Por valores que aparecen en el extracto que aun no se han registrado en la empresa.

En estos casos en la empresa realizamos ajustes así:
Por nota debito: el banco nos envía notas debito por conceptos de: cheques devueltos, chequeras, comisión de remesas, intereses por sobregiros, intereses por prestamos y otros servicios bancarios. Estos disminuyen el salde de la cuenta de Bancos , por lo tanto la acreditamos, y se debita la cuenta que corresponda según el caso. Cuando la empresa no ha recibido las notas débito por cualquier concepto, al recibir el extracto debe realizar el ajuste.
Ejemplo: En el extracto del CONAVI aparece nota debito por $12.500 correspondiente a la compra de una chequera, no contabilizada.

Asiento de ajuste:

CUENTA

DEBE

HABER

GASTOS DIVERSOS

12500

 

Útiles, papelería y fotocopias

 

 

BANCOS

 

12500

CONAVI

 

 

Por notas crédito: El banco envía notas crédito por concepto de prestamos abonados en cuenta corriente, consignaciones de clientes, rendimientos financieros producidos por los saldos en cuentas de ahorro. Si la empresa no las ha contabilizado, al recibir el extracto, debe elaborar ajustes que aumentan el saldo de Bancos, por lo cual se debita; y se acredita la cuenta que corresponda, según el caso.
Ejemplo: En el extracto de CONAVI aparece nota crédito por valor de $35.000, correspondiente a la consignación del cliente DIEGO PEREZ, no contabilizada por la empresa.

Asiento de ajuste:

CUENTA

DEBE

HEBER

BANCOS

35000

 

CONAVI

 

 

CLIENTES

 

35000

DIEGO PEREZ

 

 

3. Ajuste por provisión cartera o estimado para deudas de difícil cobro: El valor de cartera esta constituido por los saldos que adeudan los clientes por venta de mercancías a crédito. Estos saldos deben aparecer en el balance por su valor real, teniendo en cuenta que algunas deudas no se pueden recaudar por fallecimiento de clientes, insolvencia, cambios de domicilio, incendios y otros casos fortuitos. Por lo contrario, es necesario estimar como incobrable una parte del saldo de cartera y en el Balance General, en la sección de Activos, presentar el valor bruto de Clientes.

CLENTES

 

487300

 

PROVICIONES

 

-9566

 

Saldo Real de Clientes

 

 

468734

 

4. Ajuate Por Inventario de Mercancías en Las Empresas con Sistema de Inventario Permanente:
Al comparar el valor total del inventario físico de mercancías con el saldo en libros, pueden presentarse los siguientes casos:
Inventario Físico Mayor que El valor en Libros de la cuenta de Mercancías: en este caso se presenta un sobrante y debe realizarse un ajuste por la diferencia, debitando la cuenta mercancías no fabricadas por la empresa y acreditando la cuenta costo de ventas; por que esto ocurre, generalmente por malos registros en los libros.
Ejemplo : al comparar el inventario físico con el valor en libros de la cuenta de mercancías se presenta un sobrante de $250.000

Asiento de Ajuste:

CUENTA

DEBE

HABER

MERCANCIAS NO FABRICADAS POR LA EMPRESA

 

 

(sobrante de mercancías en inventario)

250000

 

COMERCIO AL POR MAYOR Y A L POR MENOR

 

 

(Sobrante de mercancías en inventario)

 

250000

Inventario Físico Menor Que el Valor en Libros de la Cuenta de Mercancías: en este caso se presenta un faltante y es necesario realizar el ajuste por la diferencia, acreditando la cuenta mercancías no fabricadas y debitando la cuenta según la razón que haya ocasionado el faltante, así:
Ejemplo: al realizar el inventario físico de mercancías se presenta un faltante de $245.000 ocasionado por deshidratación de los artículos .

Asiento de Ajuste:

CUENTA

DEBITO

CREDITO

COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR

245000

 

MERCANCIAS NO FABRICADAS POR LA EMPRESA

 

245000

Perdida de Mercancías Por Irresponsabilidad del Almacenista: En este caso el valor del faltante se carga a la cuenta del empleado.
Ejemplo: el inventario físico se presenta un faltante de $500.000, ocasionado por descuido del almacenista.

Asiento del Ajuste.

CUENTA

DEBER

HABER

CUENTAS POR COBRAR A TRABAJADORES

 

 

Otros (almacenista)

50000

 

MERCANCIAS NO FABRICADAS POR LA EMPRESA

 

 

(faltante en inventario físico)

 

50000

5. Ajuste por Depreciación de propiedades , Planta y Equipo (Activos Fijos)
La depreciación es el gasto en que incurre una empresa a medida que sus activos fijos tangibles se desgastan durante la vida útil. Pueden estimarse que el activo se consume totalmente durante su vida útil o puede considerarse su valor residual, cuota de rescate o salvamento teniendo en cuenta el valor que tendrá el activo al final de su vida útil.
Vida útil es el lapso durante el cual se espera que la propiedad, planta y equipo contribuirán a la generación de ingresos. Para su determinación es necesario considerar la vida útil legal reglamentada por el estatuto tributario o una vida útil técnica fijada teniendo en cuenta las especificaciones de fabrica, la obsolescencia por avances tecnológicos, el deterioro por el uso y el tiempo.
De Acuerdo con la legislación colombiana, el tiempo de vida útil y porcentaje de desgaste establecido para efectos de la depreciación anual, son los siguientes:

ACTIVO DEPRECIABLE

 

VIDA UTIL

% DEPRECIACION ANUAL

construcciones y edificaciones

 

2O años

5%

maquinaria y equipo

 

10 años

10%

equipo de oficina

 

10 años

10%

equipo de computación

 

5 años

20%

flota y equipo de transporte

 

5 años

20%

Ejemplo 1: el primero de marzo de 2002 se compra un edificio por 120.000.000 de los cuales 24.000.000 corresponden al valor del terreno. La depreciación acumulada el 31 d de diciembre del mismo año será
Valor que se registra en Edificios $120.000.000-24.000.000=96.000.000
96.000.000* 10 meses

Depreciación del edificio en 10 meses: ----------------------------------- = 4.000.000
20*12 meses

Ejemplo 3: el 16 de abril de 2002 se compra un vehículo por $60.000.000 se calcula la depreciación anual, mensual y al 30 de abril del mismo año, así
$60.000.000
Depreciación anual =--------------------- = $12.000.000
5 años
$60.000.000
Depreciación mensual = ------------------------= 1.000.000
5 años * 12 meses
60.000.000*15 días
Depreciación al 30 de abril------------------------= 500.000
5 años *360dias

 6. Ajuste por amortización Activos Diferido
Los gastos diferidos representan aquellos materiales que la empresa ha comprado para consumirlo en un periodo futuro y los servicios pagados en la forma anticipada , contabilizados en la cuenta gastos pagados por anticipado. Ejemplos: papelería, arrendamientos, impuestos, intereses, publicidad, seguros y otros. En este grupo se incluyen cargos diferidos, que representan los costos y gastos en que incurre la empresa en las etapas de organización, instalación, montaje y puesta en marcha, además de los gastos de inversión y estudio de proyectos.
Ejemplo: del 16 de junio de 2002 CONAVI concede un préstamo a la empresa y descuenta $300.000, por intereses anticipados de un trimestre. El ajuste de amortización a 30 de junio será:
Interés del trimestre $300.000, interés mensual $100.000

Tiempo de amortización:
Lapso entre el 16 y el 30 de junio : 15 días
Valor de la amortización en 15 días : $50.000

Asiento de ajuste

CUENTAS

DEBE

HABER

FINANCIEROS

 

 

Intereses

50000

 

GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO

 

50000

Intereses

 

 

7. Ajuste por amortización de pasivos diferidos
Los pasivos diferidos representan los ingresos recibidos por adelantado. Así como un empresa puede pagar por anticipado, también puede recibir dinero cobrado anticipadamente por servicios, arrendamientos, comisiones y otros.
Ejemplo: el 1 de julio de 2002 reciben $1.500.000 por concepto del arrendamiento por los meses de julio, agosto y septiembre., se realiza ajuste a 31 de diciembre de 2002
Valor de ingresos recibidos: $1.500.000 correspondientes a tres meses de arrendamiento de una oficina.
Arrendamiento mensual: $500.000 = valor del ajuste

Asiento de Ajuste

CUENTA

DEBE

HABER

INGRESOS RECIBIDOS POR ANTICIPÁDO

 

 

Arrendamiento

500000

 

ARRENDAMIENTOS

 

 

Construcciones y Edificios

 

500000

8. Ajuste por ingresos por cobrar
Cuando la empresa he devengado una renta y no se ha cobrado, debe realizar un ajuste por el valor correspondiente. El valor de ingreso ya causado se convierte en un derecho de la empresa; por ello debita una cuenta de Activos denominada Ingresos Por Cobrar y acredita la cuenta respectiva de ingresos.
Ejemplo: Al finalizar el periodo contable, el señor Oswaldo noruega no ha cancelado a la empresa el valor de un mes de arrendamiento por $900.000 de una fotocopiadora.

Asiento de Ajuste:

CUENTA

DEBE

HABER

INGRESOS POR COBRAR

 

 

Arrendamientos

900000

 

Oswaldo Noruega

 

 

ARRENDAMIENTOS

 

 

Equipo de Oficina

 

900000

9. Ajuste por Costos y Gastos por Pagar
Cuando una empresa se ha incurrido en un gasto y no se ha contabilizado , debe realizarse un ajuste por el valor correspondiente. El valor del gasto ya causado se concierte en un pasivo para la empresa. Por ello al contabilizar debita la cuenta de gastos y acredita la cuenta de costos y gastos por pagar
Ejemplo: Al finalizar el periodo contable se encuentran pendientes de pago a EEPP y registra los siguientes servicios: energía por $287.200, acueducto por $125.000 y teléfono por $489.300

Asiento de ajuste

CUENTA

PARCIAL

DEBE

HABER

SERVICIOS

 

901500

 

Acueducto y alcantarillado

125000

 

 

Energiza eléctrica

287200

 

 

Teléfono

489300

 

 

COSTOS Y GASTOS POR PAGAR

 

 

901500

Servicios públicos

901500

 

 

 

10. Ajuste para obligaciones laborales
Con el fin de cuantificar el valor real de las prestaciones sociales a cargo de la empresa, al finalizar el periodo contable deben hacerse los cálculos y asientos de ajustes por este concepto.

  1. Se liquidan las prestaciones causadas por cada trabajador, se compara con el valor total de la liquidación de las prestaciones sociales con el valor registrado en libros
  2. Se elabora el ajuste por el valor de la diferencia, acreditando o debitando la cuenta para obligaciones laborales, según aumente o disminuya la provisión, utilizando como partida la cuenta de gastos .

Ejemplo: el 31 de diciembre se realiza la liquidación de prestaciones sociales del personal de la empresa y se compara con el saldo en libros para elaborar los ajustes correspondientes as:

Prestaciones Sociales

 

Valor Liquidación

Valor Libros

Valor Ajuste

a. Cesantías

 

1384720

1118470

266250

b. Intereses Sobre cesantías

 

166166

112890

53276

c. Vacaciones

 

120840

130700

-9860

Contabilizar ajustes

CUENTA

DEBE

HABER

a)

 

 

GASTOS DE PERSONAL

 

 

Cesantías

266250

 

PARA OBLIGACIONES LABORALES

 

 

Cesantías

 

266250

para obligaciones laborales

 

 

Cesantías

1384720

 

CESANTIAS CONSOLIDADAS

 

1384720

CUENTA

DEBE

HABER

b)

 

 

GASTOS DE PERSONAL

 

 

intereses sobre cesantías

53276

 

PARA OBLIGACIONES LABORALES

 

 

intereses sobre cesantías

 

53726

PARA OBLIGACIONES LABORALES

 

 

intereses sobre cesantías

166166

 

 

 

 

INTERESES SOBRE LAS CESANTIAS

 

166166

CUENTA

DEBE

HABER

PARA OBLIGACIONES LABORALES

 

 

Vacaciones

9860

 

GASTOS DE PERSONAL

 

 

Vacaciones

 

9860

PARA OBLIGACIONES LABORALES

 

 

Vacaciones

120840

 

VACACIONES CONSOLIDADAS

 

120840

 

Trabajo enviado por:
Lina Isabel Florez Perez
lifope84@hotmail.com

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