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Las Pymes y su puesta en operacion

Resumen: La mayoría de las personas que tienen éxito al iniciar un negocio propio han planeado bien cada fase de su éxito. Thomas Edison, el gran inventor norteamericano, dijo una vez, "el ingenio es el uno por ciento de inspiración y noventa y nueve por ciento de esfuerzo". Esa misma filosofía se aplica al éxito en los negocios.
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Autor: GTZ

QUE ES UN NEGOCIO PEQUEÑO O  PYME?

Debemos entrar en cuestiones legales porque es importante que determine si califica como pequeño negocio para obtener préstamos y otros beneficios.

La siguiente información fue extraída de la "LEY DE LA SBA" (en caso de duda refiérase al documento completo). Una aclaración del texto es que el "Administrador" que se menciona varias veces, se refiere al Administrador de la SBA.

"Sec. 3(a) (1) Para los efectos de esta Ley, un negocio pequeño puede ser, pero sin limitarse a empresas que están en el ramo de producción de alimentos y fibras, ranchería y ganadería, acuacultura, y todas las otras industrias relacionadas con las haciendas y la agricultura, el que es propiedad y es operado independientemente y no sea dominante en su campo de operación:

Se contempla que, no obstante cualquier otra provisión de la ley, una empresa agrícola se considerará un negocio pequeño si la misma (incluyendo sus compañías afiliadas) tiene ingresos anuales que no excedan $500,000.

 

1. ESTABLECIMIENTO DE LAS NORMAS DE TAMAÑO

(A) EN GENERAL: Además de los criterios especificados en el párrafo (1), el Administrador puede especificar definiciones o estándares detallados por las cuales se puede determinar si un negocio clasifica como negocio pequeño para los propósitos de esta Ley o de cualquier otra Ley.

(B) CRITERIOS ADICIONALES: Los normas descritas en el párrafo (1) pueden utilizar el número de empleados, el volumen en dólares del negocio, el valor neto, los ingresos netos, una combinación de éstos u otros factores apropiados.

(C) REQUISITOS: A menos que esté específicamente autorizado por un estatuto, ninguna agencia o departamento federal puede prescribir un estándar en el tamaño para clasificar un negocio como pequeño, excepto, si el estándar de tamaño propuesto:

  • (i) es propuesto después de dar una oportunidad para notificación y comentario público:
  • (ii) determina:
    • (I) el tamaño de un negocio de manufactura, medido por el empleo promedio del negocio de manufactura basado en el empleo durante cada uno de los períodos de pago del negocio en los 12 meses anteriores;
    • (II) el tamaño de un negocio que proporciona servicios basado en el promedio anual de ingresos brutos del negocio durante un período de no menos de tres años;
    • (III) el tamaño de otros negocios basados en información de un período de no menos de tres años u
    • otros factores apropiados; y
  • (iii) es aprobado por el Administrador

 

COMO INICIAR UN PEQUEÑO NEGOCIO

¿De manera que está considerando iniciar su propio negocio? Pues bien, no está solo. El año pasado miles de personas en todos los Estados Unidos decidieron ejercer su libertad y crear su propio negocio. El sueño empresarial norteamericano es tomar una idea para un negocio desde sus etapas de concepción, investigación y planificación, al día en que abre las puertas o lanza su página electrónica.

Ya sea que su mercado potencial sea el mundo entero o simplemente su vecindario, la Agencia Federal para el Desarrollo de la Pequeña Empresa [SBA por las siglas en inglés de Small Business Admnistration] tiene información valiosa para ayudarlo a convertir su sueño empresarial en un nuevo y próspero negocio.

Los nuevos empresarios tienen las mismas preocupaciones que los nuevos padres. ¿Tendré éxito? ¿Quién ha hecho esto antes que yo que me pueda aconsejar? ¿Donde voy a conseguir financiamiento? ¿Qué tipo de ayuda hay disponible y cuánto me va a costar? Pareciera que todas esas preocupaciones lo asaltan al mismo tiempo.

La mayoría de las personas que tienen éxito al iniciar un negocio propio han planeado bien cada fase de su éxito. Thomas Edison, el gran inventor norteamericano, dijo una vez, "el ingenio es el uno por ciento de inspiración y noventa y nueve por ciento de esfuerzo". Esa misma filosofía se aplica al éxito en los negocios.

Para mejorar sus posibilidades de éxito, primero tiene que generar un poco de esfuerzo para eliminar los errores más comunes que los nuevos empresarios cometen. Según expertos, la mayoría de los principiantes deberán invertir una gran cantidad de tiempo investigando el potencial de sus negocios y del mercado.

También el desarrollo de un buen plan de negocios puede ayudarlo a superar los obstáculos en el camino hacia el éxito. La SBA puede ayudarlo con recursos gratuitos o de bajo costo que lo ayudarán a planificar, financiar y administrar su pequeño negocio. Esos recursos están a la disposición de cualquiera que tenga una computadora y acceso a la Internet, en la página electrónica de la SBA http://www.sba.gov en inglés y en españolwww.sba.gov/espanol.

Los pequeños empresarios potenciales que revisan la página electrónica de la SBA encuentran cursos gratuitos que los guían a través de todo el proceso de iniciar un negocio, incluyendo la redacción del plan de negocios y el acceso al capital. Otra sección de la página electrónica detalla los programas de préstamo auspiciados por la SBA, proporciona programas de computación sobre finanzas para su negocio que pueden descargarse de la Internet. Otras secciones de la página electrónica abordan servicios especiales de la SBA para veteranos, mujeres y minorías.

La SBA también ofrece asesoría gratuita mediante correo electrónico, a través de la Asociación de Ejecutivos Jubilados [SCORE por sus siglas en inglés de Service Corps of Retired Executives], en su página electrónica http://www.score.org. Otros servicios virtuales (en línea) incluyen secciones sobre agencias federales y estatales y enlaces con otros recursos que van desde instituciones de financiamiento a escuelas de comercio.

Si no tiene computadora puede tener acceso a casi toda la información y a los recursos disponibles en forma electrónica en una oficina de la SBA ubicada cerca de su domicilio. ¿No puede ir a la oficina de la SBA? Entonces puede llamar a la oficina de información de la SBA al 1-800-827-5722.

Utilice esos recursos para redactar un plan de negocios completo. Pero, antes de comenzar a redactar el plan, investigue cuidadosamente y responda las siguientes preguntas básicas:

  • ¿Qué nicho o vacío comercial va a llenar mi negocio?
  • ¿Qué productos y servicios voy a vender?
  • ¿Mi idea es práctica y satisfará una necesidad?
  • ¿Qué ventaja tiene mi negocios sobre otros que ya existen?
  • ¿Puedo ofrecer un servicio de mejor calidad?
  • ¿Puedo crear una demanda para mi negocio?

Una vez que haya determinado que su idea para un negocio es factible, responda las siguientes preguntas:

  • ¿Qué estructura legal le daré a mi negocio?
  • ¿Cómo voy a mantener los archivos de mi compañía?
  • ¿Qué tipo de cobertura de seguro voy a necesitar?
  • ¿Qué equipos y suministros voy a necesitar?
  • ¿Cómo me voy a compensar (pagar)?
  • ¿Con qué recursos cuento?
  • ¿Qué financiamiento voy a necesitar?
  • ¿Dónde voy a ubicar mi negocio?
  • ¿Qué nombre le voy a poner a mi negocio?

Si está iniciando un negocio que va a funcionar desde su casa, deberá además contestar las siguientes preguntas:

 

  • ¿Tengo en mi casa el espacio necesario (preferiblemente separado) para conducir el negocio?
  • ¿Puedo manejar exitosamente el negocio desde mi casa?
  • ¿Puedo manejar bien el aislamiento al que voy estar sometido al trabajar desde mi casa?

 

Sus respuestas a estas preguntas lo ayudarán a crear un plan de negocios bien sustentado y enfocado que le servirá como un mapa o una guía. Dicho plan debe detallar cómo va a operar, administrar y capitalizar el negocio.

Fuentes de Investigación

Algunas de las preguntas las podrá contestar con facilidad. Otras van a necesitar una investigación cuidadosa. Hay muchos recursos disponibles para ayudarlo a encontrar las respuestas y tomar decisiones basadas en buena información. Los centros de información empresarial de la SBA [BICs por sus siglas en inglés de Business Information Centers], ubicados en varias partes del país, le ofrecen lo más reciente y la tecnología más avanzada en materia de equipos, programas para computación y telecomunicaciones para ayudarlo en su investigación. Los BICs ofrecen boletines electrónicos, bancos de datos computarizados, intercambio electrónico de información, periódicos y folletos, asesoría, cintas de vídeo, materiales de referencia, textos, guías para iniciar un negocio, programas de aplicaciones para computadoras, guías computarizadas y otros medios interactivos. También puede obtener sesiones individuales de asesoría a través de miembros de SCORE afiliados a la SBA.

Otros recursos incluyen -

 

  • Estudios hechos por asociaciones profesionales, artículos en revistas especializadas e información sobre exposiciones comerciales;
  • Estudios sobre tendencias de crecimientos hechos por organizaciones de planificación regional;
  • Información de bancos, agentes de bienes raíces y compañías de seguros; y
  • Encuestas a clientes en su área de mercado, que pueda hacer usted mismo o ya existentes.

 

El Plan de Negocios

El plan de negocios debe abarcar los aspectos fundamentales, desde los objetivos hasta su gerencia de mercadeo y de operaciones. El plan de negocios es el mapa que lo guiará hacia el éxito, de modo que no ahorre detalles. Un buen plan de negocios debe abarcar las siguientes áreas:

Resumen Ejecutivo

 

  • Describe en detalle el negocio y sus objetivos.
  • Identifica a los propietarios del negocio y la estructura legal.
  • Discute las habilidades y experiencia que usted y sus socios traen al negocio.
  • Identifica las ventajas que usted y su negocio tienen sobre la competencia.

 

Operaciones

 

  • Explica cómo se va a administrar el negocio diariamente.
  • Detalla los procedimientos para contratar personal.
  • Expliqua las necesidades de seguro, los contratos de arrendamiento o alquiler y los permisos pertinentes al negocio.
  • Enumera los equipos que se necesitan para generar sus productos o servicios.
  • Describe el proceso de producción y entrega de los productos o servicios.

 

Mercadeo

 

 

  • Describe los productos o servicios
  • Identifica la demanda que existe para sus productos o servicios.
  • Identifica su mercado, incluyendo tamaño, ubicación y estadísticas demográficas.
  • Explica cómo va a anunciar y mercadear sus productos o servicios.
  • Explica su estrategia de fijación de precios.

Administración Financiera

 

  • Explica la fuente y cantidad del capital inicial.
  • Calcula los costos iniciales.
  • Proyecta los costos operacionales.
  • Desarrolla un presupuesto mensual de operaciones para el primer año.
  • Desarrolla un estimado mensual de ganancias sobre la inversión y de flujo de efectivo para el primer año.
  • Proporciona proyecciones de ingreso y saldo de cuentas para un período de dos años.
  • Discute el punto de equilibrio entre ganancias y pérdidas.
  • Explica su balance de cuentas personal y su método de compensación (pago).
  • Discute quién llevará la contabilidad y donde se mantendrán los archivos.
  • Proporciona declaraciones tentativas que abordan enfoques alternos a problemas que se puedan presentar.

Requisitos Legales

Los pequeños negocios tienen que cumplir con las leyes y regulaciones federales, estatales y locales. Usted debe conocer los requisitos legales que afectan a su negocio. Asegúrese de confirmar con el departamento estatal de trabajo y el gobierno del condado. También es aconsejable que consulte a un abogado para que lo ayude con cualquier requisito adicional.

Requisitos de Inscripción y Contabilidad

Es muy probable que necesite lo siguiente:

 

  • Certificado de trabajo o licencia emitida por el estado (es probable que necesite también inscribir su nombre con el estado).
  • Número de impuesto sobre las ventas, y
  • Cuenta de banco comercial separada.

Si su negocio tiene empleados, usted es responsable de -

 

  • Retener impuestos sobre el ingreso y para la seguridad social, y
  • Cumplir con las leyes que cubren la salud, la seguridad y el salario mínimo de sus empleados.

El Asesor Sobre Negocios ["U.S. Business Advisor"] es una página electrónica cuya dirección es www.business.gov, y que lo puede ayudar a identificar y cumplir con las regulaciones federales, y lo enlaza con el Servicio de Rentas Internas (IRS), la Administración Para la Seguridad Social, La Agencia Para la Salud y Seguridad Ocupacional y muchas otras agencias federales. También puede obtener información sobre impuestos federales llamando al IRS al 1-800-829-3676. Un negocio operado desde su casa está sujeto a muchas de las mismas leyes y regulaciones que afectan a otros negocios, así como a otras adicionales.

Zonificación: Investigue las regulaciones de su ciudad en materia de zonificación. Si viola alguna de estas regulaciones puede recibir una multa o le pueden cerrar el negocio.

Restricciones sobre ciertos productos: La mayoría de los estados prohíbe la producción casera de fuegos artificiales, medicinas, venenos, explosivos, productos médicos o sanitarios y juguetes. Algunos estados prohíben también la producción de comida, bebidas o ropa en los negocios caseros.

Entendiendo su Mercado

Una evaluación de su mercado es un elemento crítico que le proporciona los datos básicos para determinar si puede vender con éxito su producto o servicio y cuál es el mejor lugar para establecer su negocio. Este proceso incluye definir sus objetivos, estudiar la competencia y su base de clientes, así como entrevistar a proveedores potenciales. Esta información le puede ayudar, si fuera necesario, a adaptar su producto o servicio para satisfacer mejor las necesidades de sus clientes. La investigación del mercado lo puede ayudar a:

 

  • Crear enfoques de venta primarios y alternos para un mercado determinado,
  • Hacer proyecciones de ganancias basadas en un banco de datos más exacto,
  • Organizar las actividades de mercadeo,
  • Desarrollar objetivos críticos de ventas a corto y largo plazo y establecer los límites del mercado en cuanto a ganancias, e
  • Identificar lo que hace que su negocio sea diferente a otros que ofrecen el mismo producto o servicio.

Preguntas qué se Debe Hacer

Su investigación deberá contestar las siguientes preguntas:

 

  • ¿Quiénes son sus clientes?
  • ¿Dónde están ubicados?
  • ¿Cuáles son sus recursos y necesidades?
  • ¿Es el producto o servicio que usted ofrece esencial para las operaciones o actividades de sus clientes?
  • ¿Tienen sus clientes la capacidad financiera para adquirir el producto o servicio que usted ofrece?
  • ¿Dónde puede usted crear una demanda para el producto o servicio que está ofreciendo?
  • ¿Puede usted competir efectivamente en precio, calidad y entrega?
  • ¿Cuantos negocios le hacen la competencia ofreciendo el mismo tipo de producto o servicio?
  • ¿Cuál es la economía general del área en la que usted ofrece su producto o servicio?
  • ¿Qué áreas están declinando o creciendo dentro de su mercado?

Investigar la competencia es extremadamente importante. Visite exposiciones comerciales para enterarse de lo que su competencia está vendiendo y cómo venden sus productos. De igual forma, manténgase informado leyendo revistas y publicaciones que tienen que ver con su industria.

La investigación del mercado no es una actividad que se realice sólo una vez. Cuando ya haya establecido su negocio, debe mantenerse en contacto con sus clientes. Quizá tendrá que adaptar su producto o servicio y alterar su estrategia de mercadeo para mantenerse a nivel con las cambiantes necesidades de sus clientes.

El Precio de sus Productos y Servicio

Hay varias estrategias para determinar el precio de su producto o servicio. Escoja el enfoque que haga a su producto o servicio más competitivo y lo ayude a lograr sus objetivos en materia de ganancias.

Precios de Venta al Menudeo

Una práctica común en el mundo de los pequeños negocios es seguir las recomendaciones de los fabricantes en cuanto al precio al menudeo de sus productos. El precio sugerido de venta al menudeo es fácil de utilizar, pero no toma en cuanta de manera adecuada los elementos de la competencia.

Precios más Bajos que la Competencia

Esta estrategia reduce el margen de ganancia por venta. Requiere que usted reduzca sus costos y:

 

  • Obtenga los mejores precios posibles para las materias primas o el inventario,
  • Ubique su negocio en un área económica (de bajo alquiler),
  • Mantenga un estricto control de su inventario,
  • Limite sus líneas de productos a los que se vendan con rapidez,
  • Diseñe una estrategia de publicidad que se concentre en descuentos de precio, y
  • Limite los servicios no esenciales.

 

Una palabra de advertencia: es difícil mantener los precios por debajo de los de la competencia, porque tiene que vigilar y adaptar constantemente cada componente de los costos. También lo expone a una guerra de precios, y si un rival iguala o mejora sus precios, lo puede arruinar.

Precios más Altos que la Competencia

Esta estrategia es posible cuando la principal preocupación de sus clientes no es el precio. Algunos factores importantes para sus clientes que justifican precios más elevados incluyen -

 

  • Consideraciones de servicio, satisfacción en el manejo de las quejas de los clientes, conocimiento de los productos o servicios, y empleados serviciales y agradables;
  • Una ubicación accesible o exclusiva, y
  • Mercancía exclusiva.

 

Precios en un Rango Específico

Esta estrategia está dirigida a un segmento preciso de los consumidores, al ofrecer productos en un marco o nivel específico de precios. Por ejemplo, una tienda puede estar interesada en atraer solamente a clientes dispuestos a pagar $50 o más por un bolso. Fijar un rango de precios tiene algunas ventajas:

 

  • Facilita la selección a los clientes, y
  • Reduce el inventario y los costos de almacenamiento.

 

Precios Múltiples

Este método implica vender una determinada cantidad de unidades a un precio fijo, por ejemplo, dos unidades por $1.98. Esta estrategia es útil para productos de bajo precio como pasta dental o shampoo. Muchas tiendas encuentran este método atractivo para ventas de fin de año y rebajas especiales.

Estrategia de Precios y Factores de Costo

Cada componente de un producto o servicio tiene un costo específico diferente. Muchos pequeños negocios no analizan cada componente del costo total de su producto o servicio y, por lo tanto, no establecen precios que les den un buen margen de ganancia. Una vez que realice este análisis, establezca los precios para lograr la mayor ganancia y elimine cualquier servicio que no sea rentable.

Los componentes del costo incluyen materiales, mano de obra y costos generales. El de materiales incluye los costos de todos los materiales que forman o integran el producto, tales como madera, pegamentos y superficies en la fabricación de una silla.

Los costos de mano de obra son los del trabajo que se invierte en la fabricación de un producto. Un ejemplo sería los salarios que se les paga a los obreros en la producción de un determinado producto. Los costos directos de mano de obra se obtienen multiplicando el costo por hora por la cantidad de personal / horas que toma completar un trabajo. Recuerde utilizar no sólo los salarios que se pagan por hora sino también el valor monetario de los beneficios adicionales. Estos incluyen la seguridad social, la compensación laboral (cuando un obrero se lesiona, por ejemplo), compensación por desempleo, seguro y beneficios de jubilación.

Los costos generales son los que no se pueden identificar fácilmente con un producto específico. Estos costos incluyen materiales indirectos, tales como suministros, electricidad y calefacción, depreciación, impuestos, alquiler, publicidad, transporte y seguros. Los costos generales también cubren costos indirectos y mano de obra, tales como salarios al personal de oficinas, legales y de limpieza y mantenimiento. Asegúrese de incluir gastos de manipulación y envío, y almacenamiento así como otros componentes del costo. Parte de los costos generales se tienen que cargar a cada servicio que se realiza o producto que se fabrica. La tasa de costo general se puede expresar como un porcentaje o una tasa de pago por hora. También es importante ajustar anualmente los costos generales. Los honorarios tienen que ajustarse para reflejar la inflación y tasas de ganancias más altas. Es mejor ajustar los costos semestralmente e incluir los salarios ejecutivos y otros costos.

Entendiendo el Flujo de Efectivo

Una de las principales causas del fracaso de pequeños negocios es la falta de una adecuada planificación del flujo de efectivo. Entender los conceptos básicos del mismo lo ayudará a administrar mejor el flujo de efectivo.

El suministro monetario de su negocio existe sólo en forma de efectivo o de una cuenta de cheques comercial para pagar las cuentas. Un flujo de efectivo suficiente cubre los gastos del negocio mediante el pago de sus cuentas, y sirve como un amortiguador en caso de emergencia, además de proporcionarle capital de inversión.

El Ciclo Operativo

El ciclo operativo es el sistema por el que fluye el efectivo, desde la compra del inventario hasta el cobro de las deudas. En esencia, mide el flujo del efectivo.

Por ejemplo, el ciclo operativo de su negocio puede comenzar con efectivo e inventario. Normalmente, se compra más inventario para garantizar que haya suficiente productos almacenados y no se acaben a medida que se venden. Sus ventas van a consistir de ventas en efectivo y a crédito (por cobrar), por lo general pagaderas en un término de 30 días a partir de la fecha de compra. Esto se aplica tanto al inventario que usted compra como a los productos que usted vende. Cuando usted paga por el inventario, tanto el efectivo como las cuentas por pagar disminuyen. Treinta días después de la venta de su inventario, usted cobra lo que había vendido a crédito, lo que aumenta su efectivo. Ahora su efectivo ha completado el flujo a través del ciclo operacional y el proceso está listo para repetirse.

Activos Circulantes

Tanto el efectivo como el inventario que se pueden convertir en efectivo dentro de un período de 12 meses, se les llama activo circulante. Los activos corrientes típicos incluyen efectivo, certificados de garantía, cuentas por cobrar y gastos prepagados.

Análisis del Flujo de Efectivo

El análisis de su flujo de efectivo debe mostrarle si las operaciones diarias de su negocio generan suficiente efectivo para satisfacer o pagar sus obligaciones, y también como se relacionan las salidas del efectivo que se usa en los pagos con las entradas de producto de las ventas. El resultado es que usted puede determinar si las salidas y entradas de efectivo en las operaciones de su negocio se combinan de manera que le produzcan un flujo positivo de efectivo o en una salida neta. También se reflejará cualquier cambio importante que se produzca con el tiempo. Una buena comprensión de este análisis le permitirá mantener un mejor control de su flujo de efectivo y le dará márgenes de tiempo adecuados para planificar y preparar el crecimiento de su negocio.

Preferiblemente, es mejor tener suficiente efectivo disponible todos los meses para pagar las obligaciones o cuentas del mes siguiente que requieren pagos en efectivo. Una proyección mensual del flujo de efectivo lo ayudará a eliminar deficiencias o excesos de efectivo y a comparar las cifras actuales con las de meses anteriores. Cuando encuentre deficiencias en el flujo de efectivo, debe alterar o modificar los planes financieros de manera que tenga más efectivo disponible. Cuando el análisis revela exceso de efectivo, puede ser una indicación de que está tomando demasiados préstamos o que tiene a su disposición efectivo ocioso que podría invertir. El objetivo es desarrollar un plan que resulte en un flujo de efectivo bien equilibrado.

Cómo Planificar un Flujo Positivo de Efectivo

Usted puede aumentar la reserva de efectivo de su negocio de varias maneras.

 

  • Cobre las cuentas pendientes: Administre sus cuentas de forma activa y cobre con rapidez las cuentas pendientes. Si su política de cobro no es enérgica, le va a ocasionar pérdidas de ingreso. Mientras más demoren sus clientes en pagarle, más aumenta la posibilidad de que no le paguen de manera completa.
  • Establezca requisitos más rígidos para otorgar crédito: Mientras más rígidos sean sus requisitos de crédito y los plazos de pago, más clientes se verán forzados a pagarle en efectivo. Ello aumentará su cantidad de efectivo disponible y reducirá los gastos relacionados con el cobro de deudas atrasadas. Pero, aunque establecer requisitos de crédito más rígidos puede favorecerle a corto plazo, puede resultarle negativo a largo plazo. Requisitos de crédito menos rígidos permitirá que más clientes compren sus productos o servicios. Sin embargo, debe medir el aumento consecuente de las ventas y contrastarlo con el posible aumento de los gastos de producto de deudas atrasadas o que sus clientes no pagan.
  • Obtenga préstamos a corto plazo: A veces va a tener necesidad de obtener préstamos de varias instituciones financieras para cubrir problemas con el flujo de efectivo a corto plazo. Algunos tipos de crédito que se usan en este tipo de situación son créditos rotatorios y préstamos garantizados con una propiedad.
  • Aumente las ventas: Un aumento en las ventas podría aumentar el flujo de efectivo, pero si gran parte de las ventas se hace a crédito, lo que aumenta entonces son las cuentas por cobrar, no el efectivo. Mientras tanto, su inventario se reduce y tiene que reemplazarlo. Pero como las cuentas pendientes por lo general no se cobran hasta los 30 días después de la venta, un aumento substancial en las ventas puede resultar en una reducción rápida y drástica de sus fondos en efectivo.

En Busca de un Contador

Si contrata a un contador, busque alguien con buen conocimiento, capacidad y que sea discreto. Dado la complejidad y los constantes cambios en las leyes relativas a los impuestos así como el desarrollo de los métodos de contabilidad, es importante que busque un contador que se mantenga al día mediante seminarios educativos, publicaciones profesionales y otras oportunidades que le permitan continuar su educación. Los contadores profesionales aparecen en los directorios telefónicos bajo contadores, contadores públicos, tenedores de libros y preparadores de impuestos. Trate de obtener referencias y recomendaciones de otros empresarios locales, su banco o su abogado.

Cómo Obtener Dinero para un Pequeño Negocio

Uno de los aspectos clave para iniciar o expandir un pequeño negocio exitosamente es la habilidad que usted demuestre en obtener el financiamiento adecuado. Obtener dinero es la actividad fundamental en un negocio.

Hay varias fuentes que debe considerar a la hora de buscar financiamiento. Explore todas las opciones antes de tomar una decisión. Dichas opciones incluyen -

 

  • Ahorros personales
  • Amigos y parientes
  • Bancos, asociaciones de crédito, y
  • Firmas de capital de riesgo.

Préstamos

Para tener éxito en sus gestiones al solicitar un préstamo, es preciso que esté preparado y organizado. Debe saber exactamente cuánto dinero necesita, para qué lo necesita y cómo lo va a pagar. Debe estar familiarizado con las políticas de préstamo de los bancos. Las instituciones prestamistas por lo general requieren que sus préstamos estén completamente garantizados (respaldados por un aval) y que el prestatario comprometa una cantidad razonable de capital propio en la inversión.

Diferentes Tipos de Préstamos Comerciales

Préstamos a corto plazo: Estos préstamos hay que pagarlos en un plazo de un año o menos. Algunos tipos de préstamos a corto plazo incluyen -

 

  • Para capital de trabajo
  • Para cubrir cuentas por cobrar
  • Líneas de crédito revolvente

 

Préstamos a largo plazo: Los préstamos a largo plazo por lo general tienen plazo de pago de más de un año pero menos de siete años. Préstamos para adquirir equipos o propiedad inmueble (bienes raíces) pueden llegar a tener plazos de pago de hasta 25 años. Los préstamos a largo plazo se utilizan para gastos sustanciales como -

 

  • Equipos
  • Muebles y aditamentos fijos
  • Vehículos
  • Arrendamiento comercial y
  • Bienes raíces.

 

Cómo Solicitar un Préstamo

La aprobación de su solicitud de crédito depende en gran medida de la forma en que usted presente su plan de negocio y sus necesidades financieras al prestamista. La mejor forma de incrementar sus posibilidades de obtener un préstamo es preparar una propuesta seria y de apariencia profesional. La propuesta se compone de su plan de negocios con algunos otros elementos importantes:

 

  • En el resumen ejecutivo plantee el propósito del préstamo y la cantidad exacta que necesita. Explique específicamente en que utilizará los fondos del préstamo y por qué lo necesita.
  • En la sección de información financiera incluya declaraciones financieras personales suyas y de los principales dueños del negocio si es una sociedad. También identifique el colateral que está dispuesto a comprometer para garantizar el préstamo.

 

Lo que Piden Los Prestamistas

En muchos casos el prestamista va a solicitar una copia de su informe de crédito a una agencia evaluadora de crédito. Por lo tanto, debe trabajar con esas agencias para ayudarlas a presentar una imagen correcta de usted y su crédito. El prestamista también examinará su historia laboral y si tiene cartas de recomendación. Con el informe acerca de su crédito y la información que usted haya provisto, el prestamista considerará los siguientes factores:

 

  • ¿Tiene una historia sólida de crédito?
  • ¿Tiene suficiente experiencia y entrenamiento para operar el negocio con éxito?
  • ¿Preparó un plan de negocios y una solicitud de crédito que demuestran que usted comprende lo que se necesita para tener éxito y está determinado a hacerlo?

 

Programas de Asistencia Financiera de la Agencia Federal para el Desarrollo de la Pequeña Empresa

La SBA ofrece una variedad de opciones de financiamiento para pequeños negocios. La asistencia de la SBA es por lo general en forma de garantías para los préstamos. La SBA garantiza los préstamos que hacen los bancos privados a pequeños negocios. Por lo general la SBA puede garantizar hasta $750,000 o 75 por ciento del valor total del préstamo; lo que constituya la cifra menor.

Ya sea que esté solicitando un préstamo a largo plazo, un préstamo de capital de trabajo, una línea de crédito revolvente o un micropréstamo, la SBA tiene el programa de financiamiento que se ajusta a la necesidad específica de su negocio.

Para más Información

 

  • La SBA tiene oficinas en los 50 estados, el Distrito de Columbia, Puerto Rico, las Islas Vírgenes de los Estados Unidos y Guam. Para encontrar la oficina más cercana a su domicilio, busque bajo "U.S. Government" en el directorio telefónico o póngase en contacto a través de:
  • Teléfono: 1-800-827-5722
  • Fax: 202-205-7064
  • E-mail: answerdesk@sba.gov
  • TDD: 704-344-6640
  • Sus derechos a equidad en las regulaciones: 1-888-734-3247
  • Internet
    Página electrónica de la SBA: www.sba.gov en español www.sba.gov/espanol
    Gopher: http://www.sba/gov/gopher
    Consejero Empresarial de los Estados Unidos: www.business.gov

Socios de la SBA

Infórmese en su oficina local de la SBA para encontrar la ubicación más cercana a su domicilio de las siguientes entidades (designadas por sus siglas en inglés):

 

  • BICs - Centros de Información Empresarial
  • TBICs - Centros de Información para Negocios Tribales
  • OSCSs - Centros Consolidados de Asesoría Empresarial
  • SCORE - Asociación de Empresarios Jubilados
  • SBDCs - Centros de Desarrollo de Pequeños Negocios
  • USEACs - Centros de Asistencia a Exportadores Norteamericanos
  • WBCs - Centros Empresariales para Mujeres

Publicaciones de la SBA

La SBA tiene una extensa serie de publicaciones gratuitas sobre una gran variedad de temas relacionados con los pequeños negocios.

 

PRIMEROS PASOS PARA EMPEZAR UN NEGOCIO PEQUEÑO

 

Empezar y administrar un negocio requiere motivación, deseo y talento. También requiere investigación y planificación.

Al igual que un juego de ajedrez, el éxito en un pequeño negocio empieza con pasos iniciales decisivos y correctos. Y aunque los errores iniciales no son fatales, se requiere habilidad, disciplina y trabajo arduo para recobrar la ventaja.

Para aumentar su posibilidad de éxito, dedíquele tiempo de antemano a explorar y evaluar sus metas de negocio y personales. Entonces utilice esta información para desarrollar un plan de negocio completo y bien pensado, el cual le ayudará a lograr estas metas.

El proceso de desarrollar un plan de negocio le ayudará a reflexionar sobre algunas cuestiones importantes que tal vez usted no haya considerado hasta ahora. Su plan se convertirá en un instrumento valioso cuando empiece a buscar dinero para su negocio. También le dejará establecer y ver metas intermedias para determinar su éxito.

 

  1. Cómo Empezar

Enumere las razones para establecer un negocio. Algunas de las razones más comunes para empezar un negocio son:

 

    • Desea ser su propio jefe
    • Desea tener independencia económica
    • Desea tener libertad creativa
    • Desea utilizar por completo sus habilidades y conocimientos.

 

  1. Después debe determinar qué negocio es apropiado para usted. Para esto, hágase estas preguntas:

 

    • ¿Qué es lo que me gusta hacer con mi tiempo?
    • ¿Qué habilidades técnicas he aprendido o desarrollado?
    • ¿Qué dicen otras personas acerca de lo que hago bien?
    • ¿Tendré el apoyo de mi familia?
    • ¿Cuánto tiempo tengo para administrar un negocio exitoso?
    • ¿Tengo pasatiempos favoritos o intereses que son comerciables?

 

  1. A continuación usted debe identificar el nicho que su negocio llenará. Realice la investigación necesaria para responder estas preguntas:

 

    • ¿Qué negocio me interesa empezar?
    • ¿Qué servicios o productos venderé?
    • ¿Mi idea es práctica y satisfará una necesidad?
    • ¿Quién es mi competencia?
    • ¿Cuál es la ventaja de mi negocio sobre empresas existentes?
    • ¿Puedo proporcionar un servicio de mejor calidad?
    • ¿Puedo crear demanda para mi negocio?

 

  1. El paso final antes de desarrollar su plan es la lista preliminar de las especificaciones de su negocio. Para esto usted debe responder estas preguntas:

 

    • ¿Qué habilidades y experiencia traigo al negocio?
    • ¿Cuál será mi estructura legal?
    • ¿Cómo se mantendrán los archivos comerciales de mi negocio?
    • ¿Qué cobertura de seguro se necesitará?
    • ¿Qué equipos o suministros necesitaré?
    • ¿Cómo me compensaré (pagaré) a mi mismo?
    • ¿Cuáles son mis recursos?
    • ¿Qué financiamiento necesitaré?
    • ¿Dónde se ubicará mi negocio?
    • ¿Qué nombre daré a mi negocio?

Sus respuestas le ayudarán a crear un plan de negocio enfocado y bien desarrollado que servirá como guía. El plan deberá detallar cómo se operará, administrará y capitalizará el negocio.

Una de las piedras angulares más importantes para empezar un negocio es el plan de negocio. La SBA le ofrece tutoría sobre cómo preparar un plan sólido con todos los ingredientes esenciales. No deje de repasar y examinar esta sección.

Una vez que haya completado su plan de negocio, repáselo con un amigo o con un socio de negocio. Cuando usted se sienta cómodo con su contenido y estructura, haga una cita para repasar y discutir el plan con su prestamista. El plan de negocio es un documento flexible que deberá cambiar al crecer su negocio.

 

LISTA DE COTEJO ¿QUE DEBO HACER PARA COMENZAR MI NEGOCIO?

  1. Tome una decisión con respecto al tipo de negocio que le interesa establecer. Aprenda todo lo que pueda sobre dicho negocio.
  2. Evalúe sus fortalezas y debilidades personales y empresariales. Sea objetivo.
  3. Investigue su mercado potencial, incluyendo a los clientes, su industria y la competencia. Averigüe los requisitos legales relacionados con licencias y permisos, las contribuciones sobre ingresos y sobre propiedad mueble e inmueble, la localización del negocio y el uso del nombre comercial.
  4. Determine la estructura legal que tendrá su negocio. (Negocio individual, sociedad o corporación).
  5. Evalúe los locales comerciales disponibles. Coteje la condición física del edificio, el tránsito, espacio de estacionamiento, costos del alquiler y la disponibilidad de agua, luz y teléfono.
  6. Prepare un plan de negocios detallado. No deje de fijar fechas límites para la toma de decisiones clave.
  7. Fije el horario o jornada de su negocio.
  8. Reúna el capital necesario para llevar a cabo su plan. (Solicite un préstamo comercial y haga un presupuesto que le permita ahorrar).
  9. Obtenga el equipo, muebles, materiales, inventario y letreros necesarios.
  10. Reclute su personal. Empiece con la elaboración de descripciones de tareas. No olvide establecer un programa de adiestramiento para nuevos empleados.
  11. Imprima sus tarjetas de presentación, papel membretado, formularios, recibos, etc.
  12. Matricule o registre su nombre comercial. Si tiene una corporación debe someter los artículos de incorporación con el Departamento de Estado. Publique las notificaciones en los periódicos si se requieren.
  13. Consiga todos los permisos de uso incluyendo licencias de negocios requeridos en el ámbito local y estatal.
  14. Matricule o registre su negocio con el estado y obtenga un permiso, si aplica.
  15. Solicite un número patronal federal (Formulario SS-4) y oriéntese con respecto a sus responsabilidades de retención de contribuciones en la agencia federal IRS.
  16. Abra una cuenta comercial bancaria. Debe mantener una cuenta ya preparada para sus finanzas personales. Compare las ofertas de varios bancos antes de tomar una decisión.
  17. Si tiene planificado tener empleados, oriéntese con el Departamento del Trabajo o de Seguridad Económica de su estado.
  18. Solicite el paquete de información contributiva llamada "Small Business Tax Kit" del Servicio de Rentas Internas Federales (IRS) al teléfono 1-800-829-3676.
  19. Oriéntese con respecto a los seguros comerciales pertinentes a su negocio.
  20. Emita comunicados de prensa. Haga pulicidad a su nuevo negocio.

 

EVALUE SUS COSTOS INICIALES

 

Al comenzar un negocio, mudarnos a un nuevo local, una nueva sucursal o ampliar nuestro campo de acción van a existir costos iniciales que no son recurrentes. Al llenar los siguientes espacios tendremos una idea de estos costos en dólares.

 

Partida Costo

($)

Bienes raíces, muebles, accesorios, maquinarias y equipos:

 

a) Precio de compra – si fue pagado en efectivo

$__________

b) Pronto pago en efectivo si se compró a plazos

$__________

c) Costos de instalación y transportación

$__________

Inventario Inicial

 

Costos de mejoras, remodelación y decoración

 

Depósitos requeridos:

 

a) Utilidades

$__________

b) Renta

$__________

c) Otros (identifique)

$__________

Honorarios requeridos:

 

a) Legales, contables, otros

$__________

b) Licencias y permisos

$__________

c) Otros (identifique)

$__________

Gastos iniciales de mercadeo y promoción
(ejemplos: hojas sueltas, llamadas y cartas de ventas, letreros, étc.)

 

Cuentas por Cobrar (____ días de ventas)

$__________

Salarios y retiros de capital o hasta que comience el negocio o hasta que el flujo de efectivo sea positivo.

$__________

Otros Gastos Misceláneos:

 

Cuotas de asociaciones comerciales, alquiler de equipo, efectos de oficina, servicios de limpieza, letreros, otros efectos, etc.

$__________

Pagos de otras obligaciones fijas

$__________

Total de Gastos

 

 

PREPARACION DE SU PLAN DE NEGOCIOS

Si usted se encuentra escribiendo su plan comercial por primera vez o lo está haciendo por vigésima vez, hay ciertos pasos que puede seguir para hacer más fácil el proceso.

  • Paso 1 - Identifique sus objetivos. El primer paso para preparar su plan comercial es determinar quién será su audiencia, qué esperarán de su compañía. Luego, debe establecer lo que usted desea que su audiencia sepa acerca de usted. ¿Cuáles son las áreas que desea acentuar? ¿Cuáles son las que usted desea minimizar o eliminar? Una vez que haya resuelto cualquier conflicto entre estos dos puntos de vista, estará lista para el paso 2.
  • Paso 2 - Haga un perfil de su plan de negocios. Ahora que usted ha identificado sus objetivos, ya puede comenzar a preparar un perfil de su plan de negocios basado en esos requisitos. Un perfil puede ser tan general o tan específico como usted lo desee. Sin embargo, cuanto más específico sea, más fácil será el proceso de la redacción en sí.
  • Paso 3 – Repase su perfil. El paso siguiente es repasar su perfil. De acuerdo con sus lectores y sus objetivos, identifique las áreas que deben presentarse detalladamente o en forma resumida en su plan comercial. Recuerde que debe mantener presente el foco del gran esquema. Cualquier información detallada se puede incluir en la sección del apéndice o en base a una solicitud especial.
  • Paso 4 - Escriba su plan. Dependiendo de la antigüedad de su empresa y de su experiencia en escribir planes de negocio, el orden en el que usted ha de convertir los elementos específicos de su plan de negocios variará.
    • Recopile información. La mayoría de la gente comenzará primero recopilando información financiera histórica de los datos y del estudio de mercado. Usted utilizará esta información para realizar muchas de las suposiciones y estrategias básicas para su plan.
    • Prepare los bosquejos. El paso siguiente al escribir su plan comercial es preparar los bosquejos iniciales de su proyección de estados financieros. Estos le servirán para determinar las estrategias "viables" desde una perspectiva financiera antes de invertir tiempo y energía escribiendo descripciones detalladas sobre cada área.
    • Escriba el resumen. El último paso al escribir su plan de negocios es preparar un resumen ejecutivo. Aunque este documento viene al principio de su plan de negocios, se escribe al final debido a que incluye un resumen de todas las otras secciones.
  • Paso 5 - Haga revisar su plan. Puesto que puede ser difícil criticar su propia creación, es buena idea tener a alguien que conozca el proceso de planificación y administración del negocio para efectuar la revisión de su plan de negocios y asegurarse de que está completo, tiene lógica y de que es eficaz como herramienta de comunicación y presentación. Una vez que esto suceda, haga las revisiones necesarias en base a los comentarios de dicha persona.

Recuerde que es importante actualizar en forma periódica su plan de negocios, ya que si no lo hace, éste llegará a perder su utilidad.

 

Autor:
GTZ
http://www.cajapymes.com

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