Objeto

Este documento establece el procedimiento que sigue el Organismo Boliviano de Acreditación OBA para la ejecución de Auditorias Internas de su Sistema de la Calidad, con el fin de evaluar la adecuación del mismo a las normas de referencia.

Alcance

Este documento se aplica a todas las divisiones del OBA que forman parte de su sistema de la calidad, ya sea como auditores o como auditados.

Responsabilidad

El Encargado de la Calidad del OBA tiene a su cargo la aprobación, aplicación y distribución de este documento a todas las partes involucradas en el proceso de auditoria interna (auditores y auditados).

Referencias documentales

OBA-FOR-016 Plan anual de auditorías internas  

OBA-FOR-036 Plan de ejecución de auditorias internas

NB-ISO 10011 Directrices para la auditoría de sistemas de calidad, Parte 1 Auditoría

1. Plan anual de auditorias internas

El Encargado de la Calidad tiene a su cargo la preparación de un Plan Anual de Auditorias Internas que cumplan con lo estipulado en el punto 5.6 del Manual de la Calidad.

Para cumplir esto, debe tomar en cuenta la carga de trabajo en las distintas secciones del OBA, la disponibilidad de personal capacitado para cumplir el papel de auditor y las necesidades de capacitación. Se debe realizar al menos una auditoría completa del Sistema de la Calidad del OBA durante el año, pero se pueden auditar partes del sistema por separado.

Una vez confeccionado el plan de auditorías (ver formato OBA-FOR-016), éste debe ser aprobado por la dirección ejecutiva del OBA y notificado a todas las secciones, de preferencia al iniciar una gestión.

2. Selección y designación de auditores

El desarrollo de las auditorías internas se inicia con la selección del equipo auditor, para realizar la auditoria de las secciones del OBA, de acuerdo al plan anual de auditorías. Cada equipo se compone de al menos una persona que actúa como auditor. Se puede incluir más personas de ser necesario dependiendo esta decisión de la complejidad de la labor (auditor de apoyo) o de las necesidades de capacitación (observador).

Los auditores pueden ser personal externo al OBA, pero este personal debe ser previamente informado de las condiciones de trabajo y sistema de la calidad del OBA. Las personas designadas como auditores para un área específica no deben, en lo posible, estar involucradas en el desarrollo de labores dentro de esa área.

El Encargado de la Calidad envía una notificación formal al auditor líder dentro de una carpeta, en la que se incluye los siguientes documentos:

• La(s) norma(s) de referencia para realizar la auditoria;
• Copia del Manual de la Calidad en sus capítulos que correspondan;
• Copia de éste procedimiento;
• Lista de la(s) persona(s) designada(s) como apoyo;

3. Elaboración del plan de auditoría

Después de la conformación del equipo de auditoria, el auditor líder procederá a elaborar el plan de auditoria usando el Plan para Ejecución de Auditorias Internas OBA-FOR-036 en el cual se establecen: fechas, objetivo, alcance, equipo de auditoria, participantes, programa, entre otras.

El plan de auditoria podrá ser complementado y modificado según las necesidades, debiendo registrarse todas las modificaciones. Este plan servirá también para registrar la distribución del trabajo y los detalles de la ejecución de la auditoria.

4. Reunión de apertura

La reunión de apertura de la auditoría debe ser programada por el auditor líder con los responsables de la sección a auditar que vayan a estar involucradas de una u otra forma con la auditoría y el equipo auditor.

Las actividades mínimas son:

1. Presentación del equipo;
2. Confirmación del objetivo y cobertura de la auditoria;
3. Confirmación del plan de trabajo de la auditoria;
4. Fecha y hora de la reunión final.

5. Recolección de evidencias y registro de no conformidades

La recolección de evidencias se hará basada en la norma de referencia.

Las actividades mínimas son:

1. Comprobar el cumplimiento de lo establecido en el Manual de la Calidad y en los procedimientos a través de evidencia objetiva y conforme al plan de auditoría;
2. Registrar las no conformidades (OBA-FOR-012);
3. Utilizar lenguaje simple;
4. Informar al auditado sobre las no conformidades para asegurar su entendimiento, así como de los puntos positivos encontrados.

6. Reunión de cierre

Una vez terminada la recolección de evidencias se procederá a la reunión de cierre en la cual se hará la presentación de los resultados de la auditoria (no conformidades, observaciones y oportunidades de mejora). Una copia de los registros de las no conformidades y observaciones debe ser entregada al responsable del área auditada.

El auditor debe levantar un acta en la que se consigne la siguiente información:

• Fecha y hora de la reunión de cierre.
• Comentarios a los resultados de la auditoria.
• Compromiso del auditado de presentar un plan con acciones correctivas a las no conformidades encontradas, en un plazo máximo de 10 días hábiles.
• Participantes de la reunión.

El original de este documento debe ser anexado al informe final de la auditoria.

7. Informe final de la Auditoría Interna

Una vez que el auditor líder recibe el plan de implantación de acciones correctivas, anexa éste al resto de la documentación de la auditoría y prepara el informe final (OBA-FOR-017). Una copia de este informe debe ser enviada al responsable de la sección auditada.

El informe, junto con todos los documentos y registros originales de la auditoria es devuelto en la carpeta original al Encargado de la Calidad para que lo ponga a consideración de la Dirección Ejecutiva del OBA y sea archivado de manera permanente.

8. Seguimiento de Acciones Correctivas

En caso de encontrar no conformidades, las acciones correctivas propuestas en el plan serán evaluadas por el auditor líder para verificar la corrección de las no conformidades. Esta actividad debe quedar registrada. El auditor tiene un plazo de 5 días hábiles para evaluar el plan y responder al responsable del área auditada.

Una vez levantadas las no conformidades a satisfacción del auditor líder, éste solicita al Encargado de la Calidad los documentos de la auditoria y anexa al informe de auditoria la información correspondiente a las acciones correctivas. Luego, el auditor líder devuelve al Encargado de la Calidad los documentos de la auditoria.

El Encargado de la Calidad deberá registrar en el plan de auditoria, la fecha de recepción del informe con el cierre de las no conformidades.

9. Conservación de los Registros

Los registros de las auditorias internas deben ser conservados por el Encargado de la Calidad.

10. Solicitudes

Las solicitudes con respecto a documentos del OBA se las debe referir a la siguiente dirección:

Organismo Boliviano de Acreditación OBA

Viceministerio de Industria y Comercio Interno

Avenida Camacho 1488 Edificio anexo

Casilla 4430        La Paz BOLIVIA

Teléfono +591 2 372046        Fax   +591 2 370936

E-mail:  dire@oba-bolivia.org

URL:   http://www.infobol.com/oba