1. Introducción

El término base de datos fue acuñado por primera vez en1963, en un simposio celebrado en California.

De forma sencilla podemos indicar que una base de datos no esmás que un conjunto de información relacionada que se encuentra agrupada oestructurada.

El archivo por sí mismo, no constituye una base de datos,sino más bien la forma en que está organizada la información es la que daorigen a la base de datos. Las bases de datos manuales, pueden ser difíciles degestionar y modificar. Por ejemplo, en una guía de teléfonos no es posibleencontrar el número de un individuo si no sabemos su apellido, aunqueconozcamos su domicilio.

Del mismo modo, en un archivo de pacientes en el que lainformación esté desordenada por el nombre de los mismos, será una tareabastante engorrosa encontrar todos los pacientes que viven en una zonadeterminada. Los problemas expuestos anteriormente se pueden resolver creandouna base de datos informatizada.

Desde el punto de vista informático, una base de datos es unsistema formado por un conjunto de datos almacenados en discos que permiten elacceso directo a ellos y un conjunto de programas que manipulan ese conjunto dedatos.

Desde el punto de vista más formal, podríamos definir unabase de datos como un conjunto de datos estructurados, fiables y homogéneos,organizados independientemente en máquina, accesibles a tiempo real,compartibles por usuarios concurrentes que tienen necesidades de informacióndiferente y no predecibles en el tiempo.

La idea general es que estamos tratando con una colección dedatos que cumplen las siguientes propiedades:

 

• Están estructurados independientemente de las aplicaciones y del soporte de almacenamiento que los contiene.

   

   

• Presentan la menor redundancia posible.

   

   

• Son compartidos por varios usuarios y/o aplicaciones.

   

En una computadora existen diferentes formas de almacenarinformación. Esto da lugar a distintos modelos de organización de la base dedatos: jerárquico, red, relacional y orientada a objeto.

Los sistemas relacionales son importantes porque ofrecenmuchos tipos de procesos de datos, como: simplicidad y generalidad, facilidad deuso para el usuario final, períodos cortos de aprendizaje y las consultas deinformación se especifican de forma sencilla.

Las tablas son un medio de representar la información de unaforma más compacta y es posible acceder a la información contenida en dos o mástablas. Más adelante explicaremos que son las tablas.

Las bases de datos relacionales están constituidas por una omás tablas que contienen la información ordenada de una forma organizada.Cumplen las siguientes leyes básicas:

 

• Generalmente, contendrán muchas tablas.

   

   

• Una tabla sólo contiene un número fijo de campos.

   

   

• El nombre de los campos de una tabla es distinto.

   

   

• Cada registro de la tabla es único.

   

   

• El orden de los registros y de los campos no está determinados.

   

   

• Para cada campo existe un conjunto de valores posible.

   

El primer paso para crear una base de datos, es planificar eltipo de información que se quiere almacenar en la misma, teniendo en cuenta dosaspectos: la información disponible y la información que necesitamos.

La planificación de la estructura de la base de datos, enparticular de las tablas, es vital para la gestión efectiva de la misma. Eldiseño de la estructura de una tabla consiste en una descripción de cada unode los campos que componen el registro y los valores o datos que contendrá cadauno de esos campos.

Los campos son los distintos tipos de datos que componen latabla, por ejemplo: nombre, apellido, domicilio. La definición de un camporequiere: el nombre del campo, el tipo de campo, el ancho del campo, etc.

Los registros constituyen la información que va contenida enlos campos de la tabla, por ejemplo: el nombre del paciente, el apellido delpaciente y la dirección de este. Generalmente los diferente tispos de camposque su pueden almacenar son los siguientes: Texto (caracteres), Numérico (números),Fecha / Hora, Lógico (informaciones lógicas si/no, verdadero/falso, etc., imágenes.

En resumen, el principal aspecto a tener en cuenta durante eldiseño de una tabla es determinar claramente los campos necesarios, definirlosen forma adecuada con un nombre especificando su tipo y su longitud.

Posiblemente, la aplicación más compleja de la suiteOffice, sea Access, una base de datos visual. Como todas las modernas bases dedatos que trabajan en el entorno Windows, puede manejarse ejecutando unoscuantos clic de mouse sobre la pantalla. Access contiene herramientas de diseñoy programación reservadas a los usuarios con mayor experiencia, aunque incluyebases de datos listas para ser usadas; están preparadas para tareas muycomunes, que cualquiera puede realizar en un momento determinado –ordenarlibros, archivar documentación, etc.-.

Tablas: unidad donde crearemos el conjunto de datosde nuestra base de datos. Estos datos estarán ordenados en columnas verticales.Aquí definiremos los campos y sus características. Másadelante veremos qué es un campo.

Consultas: aquí definiremos las preguntasque formularemos a la base de datos con el fin de extraer y presentar lainformación resultante de diferentes formas (pantalla, impresora...)

Formulario: elemento en forma de ficha que permitela gestión de los datos de una forma más cómoda y visiblemente másatractiva.

Informe: permite preparar los registros de labase de datos de forma personalizada para imprimirlos.

Macro: conjunto de instrucciones que sepueden almacenar para automatizar tareas repetitivas.

Módulo: programa o conjunto de instruccionesen lenguaje Visual Basic

Campo: unidad básica de una base de datos.Un campo puede ser, por ejemplo, el nombre de una persona. Los nombres de loscampos, no pueden empezar con espacios en blanco y caracteres especiales. Nopueden llevar puntos, ni signos de exclamación o corchetes. Si pueden tenerespacios en blanco en el medio. La descripción de un campo, permite aclararinformación referida a los nombres del campo. El tipo de campo, permiteespecificar el tipo de información que cargaramos en dicho campo, esta puedeser:

 

• Texto: para introducir cadenas de caracteres hasta un máximo de 255

   

   

• Memo: para introducir un texto extenso. Hasta 65.535 caracteres

   

   

• Numérico: para introducir números

   

   

• Fecha/Hora: para introducir datos en formato fecha u hora

   

   

• Moneda: para introducir datos en formato número y con el signo monetario

   

   

• Autonumérico: en este tipo de campo, Access numera automáticamente el contenido

   

   

• Sí/No: campo lógico. Este tipo de campo es sólo si queremos un contenido del tipo Sí/No, Verdadero/Falso, etc.

   

   

• Objeto OLE: para introducir una foto, gráfico, hoja de cálculo, sonido, etc.

   

   

• Hipervínculo: podemos definir un enlace a una página Web

   

   

• Asistente para búsquedas: crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado.

   

Registro: es el conjunto de información referida auna misma persona u objeto. Un registro vendría a ser algo así como una ficha.

Campo clave: campo que permite identificar y localizar unregistro de manera ágil y organizada.

Propiedades generales de los campos

Las propiedades de un campo, se establecen seleccionando el campo y haciendoclic en la propiedad deseada del cuadro PROPIEDADES DEL CAMPO situado en laparte inferior de la ventana DISEÑO DE TABLA.

Access tiene una configuración predeterminada para laspropiedades de cada uno de los tipos de campo. Sin duda la más importante es eltamaño del campo, ya que este nos permitirá hacer una estimación del espacioocupado por nuestra base de datos en el disco fijo.

Trabajo enviado por:
Pablo
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