Introducción

En nuestro presente trabajo realizamos un análisis general del manual de organización de la Secretaría de contraloría y desarrollo administrativo, basándonos en los siguientes apartados: Identificación, Indice o Contenido, Prólogo y/o Introducción, Directorio, Antecedentes Históricos, Base Legal, Atribuciones, Objetivos, Políticas, Estructura Orgánica, Organigrama, Funciones y Glosario. Estos apartados para muchos autores son indispensables en la elaboración de un Manual de Organización de una empresa, ya que forman parte de una clara identificación y entendimiento de la empresa respecto de los trabajadores y/o visitantes.

Este manual expone con detalle la estructura de la Secretaría de contraloría y desarrollo administrativo y señala los puestos y la relación que existe entre ellos para fortalecer los sistemas de gestión y control, hace respetar los derechos del ciudadano e inducir y promover el desarrollo administrativo en la administración pública.

A su vez explica la jerarquía, los grados de autoridad y responsabilidad; las funciones, actividades y los objetivos específicos así como las descripciones de trabajo de los órganos o áreas funcionales de dicha secretaría.

Identificación

Este manual contiene una portada que no incluía todos los datos necesarios, para la identificación de la organización. Los aspectos que contiene son los siguientes:

•  
• Nombre Oficial del Organismo:

"Secretaría de Control y Desarrollo Administrativo"

•  
• Título y Extensión:

Manual de Organización General de la Secretaría de Control y Desarrollo Administrativo.

Por otro lado los datos que no se proporcionan de esta portada son:

•  
• Niveles Jerárquicos que comprende la institución:

Esta información es imprescindible para la identificación de las autoridades por parte del personal de la organización para el conocimiento de los mismos, y el mejoramiento de las relaciones y comunicaciones en la empresa.

•  
• Número de revisión

En cuanto a este aspecto no se indica el número de revisión del manual, solamente se señala el nombre y cargo de quien lo revisó de la siguiente manera:

Revisó

C. Oficial Mayor

C.P. Alejandro Peniche Alvarez

•  
• Cantidad de ejemplares impresos:

En este caso no se menciona el número de ejemplares que se han impreso.

El lugar y fecha de publicación, así como la unidad orgánica responsable de su elaboración y autorización se encuentra especificados al final del manual, en la última página del mismo; lo anterior crea cierta confusión para el lector puesto que se sobreentiende que no se contiene, señalándose de la siguiente forma:

Lugar y Fecha de Publicación

México, D.F. Abril, 1998.

Unidad Orgánica Responsable de su elaboración

Dirección General de Programación, organización y presupuesto.

Indice o Contenido

El índice es la relación de los capítulos o apartados que constituyen el documento.

El índice proporcionado en el manual de la Secretaría incluye:

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• Temas de cada sección, así como sus encabezados para ofrecer al lector un mayor detalle del contenido.
•  
• Referencia numérica apropiada para cada concepto, la cual es importante para facilitar el manejo del manual.
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• Sangrías, espacios en blanco y mayúsculas, éstas son de utilidad en un manual para indicar las relaciones entre los conceptos y el contenido.
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• Números a la izquierda, lo anterior hace más sencillo a los usuarios enlazar los conceptos con sus números, sin necesidad de largas líneas punteadas que impidan la claridad para conectar los temas con los números.

Prólogo y/o Introducción

El manual contiene una explicación breve que permite al usuario conocer a que se refiere el documento, así como los objetivos que persigue el manual de acuerdo a su ámbito de aplicación.

Se deduce también los beneficios que se esperan obtener con la utilización y difusión de la información que contiene el manual.

Por otro lado se incluyen también los propósitos o motivos básicos que dan lugar a su elaboración.

Se señalan claramente las unidades administrativas de la Secretaría, además de sus funciones generales.

En cuanto a las revisiones y actualizaciones del manual no se señalan como se efectuaron las mismas, sin embargo en la última página se indica la fecha en que se realizaron las últimas modificaciones al día 29 de septiembre de 1997.

Haciendo referencia a los puntos no incluidos dentro de la introducción se encuentran los siguientes:

No se menciona a quien va dirigido, por lo tanto se deduce que es para el personal que labora en la Secretaría, puesto que sólo el mismo tiene un conocimiento general de los temas a que se hace referencia; pues para una persona ajena a la Institución no es totalmente comprensible el contenido del manual.

Del mismo modo tampoco se indica la manera o procedimiento para hacer uso del manual; lo anterior es una diferencia importante en la introducción ya que puede manejarse inadecuadamente sin obtenerse los beneficios esperados por la Institución.

El mensaje y autorización de la más alta autoridad de la organización no está contenida en la introducción por lo tanto no existe un vínculo de comunicación o personalización entre el director y el personal que elabora en esta institución.

Por último no se incluyen las diferentes observaciones y aclaraciones que despejen las diversas dudas e inquietudes que puedan surgir en el transcurso de la lectura del manual.

Directorio

El manual no presenta un directorio con la relación de los funcionarios principales comprendidos en el área descrita en el manual, así como los respectivos cargos que ocupan cuando se trata de un manual general, como en este caso. Como sugerencia puede incluirse los miembros que integran la Secretaría.

Antecedentes Históricos

Se incluye una descripción de la génesis del organismo en la que se indica además la ley por la que se creó la misma, y una mención de la información sobresaliente acerca de su desarrollo histórico a partir del año de su creación hasta la actualidad.

Esta información carece, en cierto aspecto de validez puesto que no se incluye copia de la documentación consultada o la indicación de la fuente.

Base Legal

El orden jerárquico de las disposiciones legales no siguió el orden establecido en el libro de manuales administrativos escrito por Benjamín Franklin.

Él recomienda las disposiciones legales de la siguiente manera: Constitución, tratados, leyes, convenios, reglamentos, decretos, acuerdos y circulares.

Por otra parte, pudimos observar que las disposiciones legales de este manual, a pesar de no estar ordenadas jerárquicamente, si siguen una secuencia cronológica de su expedición así como sus reformas publicadas en el Diario Oficial de la Federación.

Atribuciones

En este apartado pudimos observar que señala él titulo completo del ordenamiento, capitulo, articulo o inciso, es decir, lleva un orden claro y preciso.

Algo a resaltar es que los artículos no se pueden tomar como citas, porque esta organización depende de la misma que elaboró las leyes de donde se tomaron los artículos; en este caso sería el gobierno mexicano.

1.  
2. Ley Orgánica de la Administración Pública
3.  
4. Ley de Planeación
5.  
6. Ley de Instituciones de Crédito
7.  
8. Ley de la Comisión Nacional Bancaria y de Valores
9.  
10. Ley de presupuesto, Contabilidad y Gasto Público y Federal
11.  
12. Ley Federal de las entidades Paraestatales
13.  
14. Ley General de Bienes Materiales
15.  
16. Ley de Adquisiciones y obras Públicas

Estructura Orgánica

La estructura orgánica de la Secretaria de Contraloría y Desarrollo Administrativo describe perfectamente las unidades administrativas, así como sus relaciones jerárquicas que la constituyen.

Así mismo, la representación gráfica u organigrama si corresponde con la descripción de los puestos.

Organigrama

El organigrama es de tipo vertical, se encuentran en él perfectamente definidos los niveles jerárquicos, las áreas funcionales, así como las líneas de comunicación en las cuales se pueden observar la unidad de mando.

Se nota una uniformidad en el tamaño de los rectángulos con los cuales fue hecho, así como las líneas de comunicación que ninguna es mas gruesa que la otra. El órgano descentralizado que contribuye a la organización está perfectamente delimitado al notarse su separación respecto a ésta con una línea discontinua.

Una deficiencia es la carencia visual dentro de la estructura física, tanto para los empleados, como para visitantes. Otra que pudimos observar es la falta del nombre del funcionario que está a cargo del puesto respectivamente.

Objetivo

El objetivo está claramente definido, ya que establece los fines que debe alcanzar la unidad de mando administrativa (La Secretaria de Contraloría y Desarrollo Administrativo). También podemos observar que éste se presenta en forma cualitativa y no cuantitativa. Debido a que es un organismo perteneciente al sector Público que realiza funciones periódicamente similares.

A su vez hay objetivos específicos, que están bien definidos, de acuerdo con las áreas en la que se encuentra segregada la Secretaria de Contraloría y Desarrollo Administrativo estableciendo los fines y funciones a los que está dirigido como área.

Funciones

Dentro de la Secretaria hay funciones específicas que llevan a cabo las diversas áreas funcionales, que en su conjunto todas ellas cumplen con la misión establecida por dicha entidad, así como de sus respectivas atribuciones.

A su vez, las funciones están establecidas de acuerdo a los títulos de las unidades correspondientes a la estructura orgánica. También están establecidas dichas funciones de acuerdo al orden señalado en la estructura.

Finalmente la redacción de cada función administrativa de la Secretaria antes mencionada, se inicia con un verbo en forma infinitiva, Cabe señalar que todas las funciones específicas están descritas bajo su objetivo de cada área funcional respectivamente, Lo cual produce mayor entendimiento para todo aquel que desee consultar.

Deficiencias Generales

En este manual de organización no se encuentra algún apartado dedicado a las políticas que deben de seguir para su correcto funcionamiento.

Pensamos que las políticas deben de estar previamente señaladas dentro de cualquier institución, ya que son las normas que siguen como base; orientan, limitan e interpretan las acciones de una unidad administrativa para coadyuvar el logro de los objetivos establecidos.

Nota: Los apartados de acuerdo a los distintos autores consultados deben de estar ordenados de la siguiente manera.

Principios de Organización

Una sugerencia o recomendación para tener una buena organización es incluir en el manual los principios importantes de organización que se usan en la Institución.

• A cada jefe se le deben asignar responsabilidades precisas y claras.
• La responsabilidad debe llevar siempre aparejada la autoridad correspondiente
•  No se debe efectuar ningún cambio en la esfera o responsabilidad de un puesto sin que todas las personas a quienes conciernen lo entiendan perfectamente.
•  Ningún jefe o empleado que desempeñe un solo puesto en la organización debe estar sujeto a recibir ordenes definitivas de más de una fuente.
•  Nunca se deben dar ordenes a los subalternos salvando en conducto del jefe responsable.
•  Las críticas a los subalternos deben hacerse siempre que sea posible, en privado, y en ningún caso se les debe criticar en presencia de jefes o empleados de menor categoría.
•  Ninguna disputa o diferencia entre jefes o empleados en lo tocante a autoridad o responsabilidades se debe considerar demasiado trivial para no juzgarla con prontitud y atención.
•  Los ascensos, cambios de sueldo y medidas disciplinarias requerirán siempre la aprobación del jefe inmediato superior al responsable directo.
•  A ningún jefe o empleado se le debe exigir más o esperar de él que sea al mismo tiempo ayudante y crítico de otro.
•  A todo funcionario cuyo trabajo esta sujeto a inspección regular se le debe dar, siempre que sea posible la ayuda y facilidades necesarias para que pueda mantener una comprobación independiente de la calidad de su trabajo.

Glosario

No se incluye una lista de términos técnicos o definiciones administrativas que orienten a la comprensión del texto. Por lo tanto se puede presentar dificultades en la lectura ya que existirán palabras que no sean del todo entendibles.

 Bibliografía

GOMEZ Ceja, Guillermo "Planeación y Organización de Empresas"

Editorial. Mc Graw Hill; México 1994, Pag.377-430