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El Programa Excel

Resumen: ¿Qué es Excel?. Barra de Menú. Uso de una planilla de cálculos. Los libros de cuentas de Excel. Trabajo con la ventana de Excel 2000. Barra de herramientas estándar. Barra de herramientas de formato. Barra de fórmulas. Imprimir. Insertar celdas, filas, columnas. Introducción de datos. Vistas de diseño.
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Autor: Lizette Luzcando

El programa Excel

 

 

INTRODUCCION

Trabajar con hojas de cálculo resulta a menudo desalentador. Los usuariosprincipiantes suelen tener dificultades para encontrar las características quenecesitan para llevar a cabo una tarea. Los avanzados verán a menudo quealgunas funciones adicionales que les gustaría poder utilizar no existenactualmente. Uno de los principales objetivos de diseño de es ofrecer a ambostipos de usuarios (y a los que se encuentran entre un grupo y otro) lasherramientas necesarias para lograr una mayor productividad.

Excel le ofrece ahora a los usuarios principiantes e intermedios másconfianza para trabajar con hojas de cálculo, ya que facilita el conocimientode las funciones existentes a la vez que proporciona una mayor inteligencia paragarantizar a los usuarios que no están cometiendo errores. En el caso deusuarios avanzados, Excel se centra en hacer que la ejecución de las tareashabituales resulte más sencilla e intuitiva.

Trabaje de manera más inteligente con Excel, el programa de cálculo y análisisde Office. Proporciona a los profesionales las herramientas que necesitan paraadministrar información de negocios y para los usuarios en general les ayuda aaprovechar al máximo la información

¿Que Es Excel?

Excel es un programa que permite la manipulación de libros y hojas de cálculo.En Excel, un libro es el archivo en que se trabaja y donde se almacenan losdatos. Como cada libro puede contener varias hojas, pueden organizarse variostipos de información relacionada en un único archivo.

Utilice hojas de cálculo para mostrar y analizar datos. Pueden introducirsey modificarse los datos simultáneamente en varias hojas de cálculo y puedenejecutarse los cálculos basándose en los datos de varias hojas de cálculo. Sise crea un gráfico, éste puede colocarse en la hoja de cálculo con sus datoscorrespondientes o en una hoja de gráfico.

 

Conociendo Excel

Excel es el más popular de los programas que manejan libros y hojas decalculo, se estima que esta presente en casi todas las PC del mundo. Por ello lacompañía que lo desarrolla (Microsoft) ha venido mejorando las característicasy el desempeño de este conocido programa. Pero veamos como es la pantallainicial de Excel.

 

 

Barra De Menú

En esta barra se encuentran los comandos disponibles para las diferentestareas que podemos llevar a cabo:

Menú Archivo: en este menú encontramos comandos que nos van permitir lamanipulación de los archivos que vamos a utilizar. El comando Nuevo permite lacreación de un nuevo documento y podemos seleccionar de una serie de plantillaso documentos existentes para su creación. Cuando se quiere recuperar undocumento que ha sido guardado con anterioridad, debemos utilizar el comandoAbrir, allí de despliega un cuadro de dialogo, en el cual debemos seleccionarel archivo que se desea abrir. El comando Guardar, permite grabar los cambios alos documentos que estamos modificando. Configurar Página, sirve paraespecificar las características de las Páginas del documento (tamaño,orientación, etc.). Vista Preliminar le da al usuario una visualización previade cómo el documento va a salir impreso. Imprimir envía el documento a laimpresora, dependiendo de la manera que se defina en ese cuadro de dialogo.

Menú Edición: Funciones de manipulación directa de los elementosintegrantes del documento, son las encontraremos en este menú. Los dos primeroscomandos al comienzo de este menú permiten deshacer o rehacer acciones que sehan realizado al texto. Los comandos Cortar, Copiar, y Pegar tienen un carácterde utilidad bastante notable, ya que permiten con suma facilidad el traslado deelementos de una región del documento a otra. Borrar como podrá suponerseelimina el texto que se ha escrito previamente. Seleccionar todo, realiza unaselección de todo el documento de principio a fin, esto puede ahorrar tiempo enel caso de que se desee aplicar un formato o cambiar el tipo de letra a todo eldocumento. Los comandos Buscar y Reemplazar permiten la localización de unacadena de texto especifica y si se desea ubicarla para reemplazar por algunaotra. Ir a le indica a Excel que debe desplazarse de acuerdo al criterio delelemento que hemos escogido para que realice el desplazamiento.

Menú Ver: Aquí definimos el aspecto de Excel, para el área de trabajo ylas Barras de Herramientas. En este menú existen las opciones de vista, lascuales permiten definir como se ve el documento en el área de trabajo de Excel.Adicionalmente podemos definir cuales Barras de Herramientas, queremos utilizaren Excel. En la opción Barra de Herramientas existe un submenú, en el cualaparecen las Barras de Herramientas activas, las cuales aparecen con una marcade verificación. En caso de querer activar alguna otra, solo es necesario hacerclic y activar la marca de verificación. Podemos, además, visualizar losencabezados o pies de páginas previamente definidos. También existe un comandode pantalla completa, el cual permite ver el documento sin Barras deHerramientas, sin reglas ni cualquier otro elemento adicional al cuerpo deltexto. Finalmente podemos ajustar el Zoom o acercamiento del documento, deacuerdo a porcentajes de acercamiento o de acuerdo a las Páginas que se deseemostrar.

Menú Insertar: El menú insertar permite la inserción en el documento, de múltiplesy variados elementos como: Celdas, Filas, Columnas, Hojas de Cálculo, Gráficos,Imágenes, etc. A través de este menú también podemos, definir comentarios,hipervínculos, etc.

Menú Formato: Mediante este menú tenemos acceso a los comandos quenos van a permitir afinar el formato de los elementos componentes del documento,como son: las Celdas, Filas, Columnas, Hojas, etc. Podemos, además, dejar queExcel le proporcione un formato automático al documento o escoger entre unestilo entre una galería de estilos de documentos.

Menú Herramientas: Aquí encontraremos herramientas adicionales de Ortografíay Gramática, Corrección Automática, Compartición de Libros, etc. Puedeencontrar también herramientas de protección de documentos, Generadores deMacros, Personalización del Entorno y Asistentes para Búsquedas y otrasactividades Además del las opciones de configuración y de personalización delExcel,

Menú Datos: Permite la manipulación de los datos ingresados a la hoja decalculo. Organiza la información de las filas o listas seleccionadas por ordenalfabético, numérico o por fechas. Permite Filtrar o seleccionar sólo loselementos que desea mostrar de una lista. Puede también mostrar un formulariode datos en un cuadro de diálogo. Puede utilizarlo para ver, cambiar, agregar,eliminar y buscar los registros de una lista o una base de datos. Además,permite validar, es decir, define qué datos son válidos para celdasindividuales o rangos de celdas; restringe la entrada de datos a un tipoparticular como números enteros, números decimales o texto y establece límitespara las entradas válidas.

 

Uso de una planilla de cálculos

Su principal función es realizar operaciones matemáticas –de la mismamanera que trabaja la más potente calculadora-, pero también la de computarcomplejas interrelaciones y ordenar y presentar en forma de gráfico losresultados obtenidos. Además, Excel 2000 como todas las versiones avanzadas deplanillas de cálculos, permiten colocar, ordenar y buscar datos, así comoinsertar bloques de texto e imágenes. Los principales elementos de trabajo son:

Fila: Es un conjunto de varias celdas dispuestas en sentido horizontal.

Título de fila: Está siempre a la izquierda y nombra a las filas mediante números.

Columna: Es un conjunto de varias celdas dispuestas en sentido vertical.

Título de columna: Está siempre arriba y nombra a las columnas medianteletras, que en el caso de Excel 2000 van desde la A hasta la IV. Luego de lacolumna Z viene la AA, AB, AC, etc.; luego de la AZ viene la BA, la BB, la BC,etc.; y así sucesivamente.

Celda: Es la intersección de una fila y una columna y en ella se introducenlos gráficos, ya se trate de texto, números, fecha u otros datos. Una celda senombra mediante el nombre de la columna, seguido del nombre de la fila. Porejemplo, la celda que es la intersección de la fila 29 con la columna F, sedenomina F29.

Rango: Los rangos son una referencia a un conjunto de celdas de una planillade cálculos. Se definen mediante letras y números. Se denomina mediante lacelda de una esquina del rango (generalmente la superior izquierda), luego dospuntos y la esquina opuesta. Por ejemplo, al rango que comprende las celdas C4,C5, C6, C7, D4, D5, D6, D7, E4, E5, E6 y E7 se lo denomina C4:E7. En la figura 2vemos la representación del rango de ejemplo.

 

Los libros de cuentas de Excel

Los archivos de Microsoft Word se denominan documentos, los archivos deMicrosoft Access se denominan bases de datos, los archivos de MicrosoftPowerPoint se denominan presentaciones. Al igual que éstos, los archivos deMicrosoft Excel se denominan libros.

Cada uno de estos libros se compone de una serie de planillas donde seencuentra albergada la información; de esta forma es posible relacionar lasplanillas y compartir la información que se guarda en ellas. Cada una de estasplanillas se denomina hojas.

 

Para seleccionar una hoja, o sea, mostrar su contenido en la pantalla, sedebe hacer simplemente un click sobre la lengüeta de la misma; ésta seencuentra en el sector inferior de la pantalla.

 

Mucho más que una planilla de cálculos

Excel 2000 además de funcionar como una típica planilla de cálculos nosdeja insertar otros objetos, como gráficos, mapas, comentarios, imágenes,sonidos, documentos, presentaciones, páginas Web y todo tipo de información.Al poder insertar todos estos tipos de objetos la planilla de cálculos se hacemucho más vistosa y elegante.

Excel 2000 es muy relacionable con Access 2000, o sea, con las bases de datoscreadas con éste programa. Al igual que ocurre con el mismo, en las planillasde cálculos existen dos conceptos importantes: campo y registro. En un campo seguardan todos los valores de un tipo de información –por ejemplo, los nombresde todas las ciudades americanas-, y en un registro se guarda un valor concretode cada campo.

Cómo enviar un libro por correo electrónico y otras opciones: Para haceresto vamos al menú Archivo, y desplegamos el submenú Enviar a.

Cómo ver las propiedades del libro actual: Simplemente vamos a la opciónPropiedades que se encuentra en el menú Archivo. Esta caja de diálogo que seabre se divide en 5 fichas: General, Resumen, Estadísticas, Contenido yPersonalizar.

 

Trabajo con la ventana de Excel 2000

Para trabajar con el tamaño y posición de la ventana de Excel 2000(obviamente teniendo Windows 95 o Windows 98), debemos trabajar con el menú decontrol.

Maximizar la ventana de Excel 2000: Para hacerlo presionamos el botónMaximizar de la barra de título del Excel o bien, en el menú de controlclickeamos la opción Maximizar.

Minimizar la ventana de Excel 2000: Para hacerlo presionamos el botónMinimizar de la barra de título del Excel o bien, en el menú de controlclickeamos la opción Minimizar.

Restaurar el tamaño de la ventana de Excel 2000: Para hacerlo presionamos elbotón Restaurar de la barra de título (éste aparece sólo si la ventana estámaximizada) o bien, en el menú de control, elegimos la opción Restaurar.

Mover la ventana de Excel 2000: Esta operación la podemos realizar sólo sila ventana está en un tamaño medio, o sea, restaurada. Para hacerlosimplemente hacemos un drag and drop (este método ya fue explicado) sobre labarra de título del Excel, o bien, elegimos la opción Mover del menú decontrol, y lo podemos hacer utilizando el teclado.

Cambiar el tamaño de la ventana de Excel 2000: Para hacerlo hacemos un dragand drop sobre cualquiera de los bordes de la ventana de Excel, o bien vamos almenú de control y clickeamos la opción Tamaño. Esto también sólo lo podemoshacer cuando la ventana de Excel está en el tamaño Restaurado.

Cambiar entre las distintas aplicaciones: Para hacerlo sólo debemospresionar su botón en la barra de tareas, o bien, vamos con Ctrl+Tab y cuandollegamos a la misma soltamos las teclas.

Cerrar el Excel 2000: Para hacerlo podemos optar por cuatro formas: 1-En el menú de control, clickeamos la opción Cerrar. 2- Presionamos lacombinación de teclas Alt+F4. 3- Vamos al menú Archivo y seleccionamos la opciónSalir. 4- Clickeamos el botón Cerrar que está en la barra de título del Excel2000. De cualquier manera, si los libros abiertos no están guardados, apareceránsus respectivos cuadros de información.

 

Sobre gustos no hay nada escrito

Para cambiar el formato de la celda o rango seleccionado, hay queseleccionarlo y luego ir al menú Formato y elegir la opción Celdas. Apareceráun cuadro de diálogo llamado Formato de celdas, el cual posee seis fichas:

 

 

Número: La vemos en la figura. Se utiliza generalmente para especificar eltipo de dato que se va a ingresar. Estos tipos de datos pueden ser: General, Número,Moneda, Contabilidad, Fecha, Hora, Porcentaje, Fracción, Científica, Texto,Especial o Personalizada.

Alineación: Obviamente posee opciones referentes a la alineación de losdatos ingresados en la celda o rango, medida generalmente en grados.

Fuente: En esta ficha podemos especificar opciones acerca de la fuente en quese van a visualizar los datos seleccionados, ya sea el estilo, la fuentepropiamente dicha, el tamaño, el tipo de subrayado, el color y varios efectos más.También podemos ver como en todas las demás fichas la muestra de lo queestamos haciendo. Casi todos los comandos que están en esta ficha, los podemosencontrar en la barra de herramientas Formato.

 

Bordes: Se utiliza para definir el tipo de línea y el color de todos losbordes (internos y externos) que posee el rango seleccionado.

Tramas: Se utiliza para definir el fondo de la celda o rango seleccionado(generalmente un color).

Proteger: Posee unas opciones con respecto a la protección del rangoo celda seleccionados, o sea, que se puedan o no ingresar datos.

Otras Opciones Acerca Del Libro Actual

Cómo especificar opciones acerca de la página: Para hacerlo, vamosal menú Archivo y clickeamos la opción Configurar página. Aparecerá uncuadro de diálogo con cuatro fichas: Página, Márgenes, Encabezado y pie de página,y Hoja.

Pagina

Puede controlar la apariencia, o diseño, de las hojas de cálculo impresassi cambia opciones del cuadro de diálogo Configurar página. Las hojas de cálculopueden imprimirse en orientación vertical u horizontal; también pueden usarsediferentes tamaños de papel. Los datos de la hoja pueden centrarse entre los márgenesizquierdo y derecho o superior e inferior. Además, puede cambiar el orden delas páginas impresas, así como el número de página inicial.

Márgenes

Para establecer los márgenes de un documento, haga clic en el menú Archivo,posteriormente haga clic en el comando Configurar Página y haga clic en laFicha Márgenes. Establezca los valores los márgenes Superior, Inferior,Derecho e Izquierdo.

Encabezados y Pies de Página.

Para basar un encabezado o un pie de página personalizados en otro existenteintegrado, haga clic en el encabezado o el pie de página en las casillasEncabezado o Pie de página, respectivamente. Haga clic en Personalizarencabezado o Personalizar pie de página. Haga clic en las casillas Secciónizquierda, Sección central o Sección derecha y en los botones para insertar lainformación de encabezado o pie de página, como el número de página, quedesea incluir en la sección. Para introducir texto adicional en e l encabezadoo el pie de página, escríbalo en las casillas Sección izquierda, Seccióncentral o Sección derecha. Para iniciar una línea en una de las casillas desección, presione ENTRAR. Para eliminar una sección en un encabezado o pie depágina, selecciónela en la casilla de sección y presione RETROCESO.

Hoja

Para seleccionar el rango de la hoja de cálculo que desee imprimir, hagaclic en el cuadro Área de impresión y arrastre hacia las áreas de las hojasde cálculo que desee imprimir. El botón Contraer diálogo, situado en elextremo derecho de este cuadro de diálogo, desplazará de forma temporal elcuadro de diálogo para que pueda introducir el rango, seleccionando las celdasde la hoja de cálculo. Cuando haya finalizado, puede hacer clic en el botónotra vez para presentar todo el cuadro de diálogo.

Seleccione una opción en Imprimir títulos para imprimir las mismas columnaso filas como títulos en cada página de una hoja de cálculo impresa. Si deseaespecificar alguna fila como el título horizontal de cada página, seleccioneRepetir filas en extremo superior. Si desea títulos verticales en cada página,seleccione Repetir columnas a la izquierda. A continuación, en la hoja de cálculo,seleccione una celda o celdas en las columnas de título que desee. El botónContraer diálogo, situado en el extremo derecho de este cuadro de diálogo,desplazará de forma temporal el cuadro de diálogo para que pueda introducir elrango, seleccionando las celdas de la hoja de cálculo. Cuando haya finalizado,puede hacer clic en el botón otra vez para presentar todo el cuadro de diálogo.

Barra de herramientas estándar

La barra de Herramientas Estándar, permite llevar a cabo alguno de loscomandos que existen en la barra de menú, pero solamente con un solo clic enuno de los iconos. Para mostrarla u ocultarla, haga clic en el menú Ver, luegoubique la opción Barra de herramientas y haga clic sobre la opción Estándar.Está compuesta por los siguientes botones:

Botón Función

Nuevo: Este botón permite la creación de un nuevo documento de Excel. Hagaclic sobre él y de inmediato se creara un nuevo documento en blanco.

Abrir: Para recuperar un documento que ha sido guardado previamente, hagaclic sobre este botón y ubique la posición del documento que quiere recuperar.

Guardar: Proporciona un nombre a un documento nuevo y posteriormente lo grabaen la ubicación que usted especifique. Si el documento ya había sido grabadopreviamente, entonces graba los cambios realizados al documento.

Imprimir: Envía el documento activo a la impresora con las configuracionesrealizadas en la opción Imprimir del menú Archivo.

Vista Preliminar: Muestra el documento tal cual como saldrá impreso. Hagaclic para activar la Vista Preliminar, para terminar presione el Botón Cerrar.

Ortografía y Gramática: Revisa los errores ortográficos y gramaticales deldocumento activo.

Cortar: Permite realizar la acción de cortado en un elemento seleccionado.La misma función del comando Cortar del menú Edición.

Copiar: Permite realizar la acción de copiado en un elemento seleccionado.La misma función del comando Copiar del menú Edición.

Pegar: Permite realizar la acción de Pegado en un elemento seleccionado. Lamisma función del comando Pegar del menú Edición.

Copiar Formato: Copia el formato de un objeto o texto seleccionados y loaplica al objeto u hoja en el que haga clic. Para copiar el formato a más de unelemento, haga doble clic y luego haga clic en todos los elementos a los quedesee dar formato.

Deshacer: Invierte el último comando o elimina la última entrada que hayaescrito. Para invertir varias acciones al mismo tiempo, haga clic en la flechaubicada al lado y a continuación, haga clic en las acciones que desee deshacer.

Rehacer: Invierte la acción del comando Deshacer. Para rehacer variasacciones al mismo tiempo, haga clic en la flecha ubicada al lado y a continuaciónhaga clic en las acciones que desee rehacer.

Insertar hipervínculo: Inserta o modifica el hipervínculo que seespecifique.

Autosuma: Agrega números automáticamente con la función SUMA. Excelsugiere el rango de celdas que se va a agregar. Si el rango sugerido no es elcorrecto, arrastre el rango que desee y, a continuación, presione la teclaENTRAR.

Pegar función: Muestra una lista de funciones y sus formatos y permitedefinir valores para argumentos.

Orden ascendente: Ordena los elementos seleccionados comenzando por laprimera letra del alfabeto, el número menor o la fecha más antigua, mediantela utilización de la columna que contenga el punto de inserción. Sianteriormente se establecieron otras opciones de ordenación, éstas permaneceránvigentes.

Orden descendente: Ordena los elementos seleccionados comenzando por la últimaletra del alfabeto, el número mayor o la fecha más reciente, utilizando lacolumna que contenga el punto de inserción. Si anteriormente se establecieronotras opciones de ordenación, éstas permanecerán vigentes.

Asistente para gráficos: Inicia el Asistente para Gráficos, que le indicarálos pasos necesarios para crear un gráfico incrustado en una hoja de cálculo omodificar un gráfico existente.

Mapa: Crea un mapa basado en los datos seleccionados. Los datos debencontener referencias geográficas, como abreviaturas de países o estados. Paraconfigurar la ubicación y el tamaño del mapa en la hoja de cálculo, arrastreel puntero en forma de cruz.

Dibujo: Muestra u oculta la barra de herramientas Dibujo.

Zoom: Escriba una variación entre el 10 y el 200 por ciento para reducir oaumentar la presentación del documento activo.

Ayudante de Office El Ayudante de Office proporciona temas de ayuda ysugerencias para ayudarle a realizar sus tareas.

8. Barra de herramientas de formato

Provee de las herramientas que permiten aplicar el formato preferido a loselementos integrantes del documento. Está compuesta por los siguientes botones:

 

 

Botón Función

Fuente: Cambia la fuente del texto y de los números seleccionados. En elcuadro Fuente, seleccione un nombre de fuente

Tamaño de fuente: Cambia el tamaño del texto y de los númerosseleccionados. En el cuadro Tamaño de fuente, escriba un tamaño. Los tamañosdel cuadro Tamaño de fuente dependen de la fuente seleccionada y de laimpresora activa.

Negrita: Pone el texto y los números seleccionados en formato negrita. Si laselección ya está en negrita, haga clic para quitar este formato.

Cursiva: Pone el texto y los números seleccionados en formato cursiva. Si laselección ya está en cursiva, haga clic en para quitar este formato.

Subrayado: Subraya el texto y los números seleccionados. Si la selección yaestá subrayada, haga clic en para quitar este formato.

Alinear a la izquierda: Alinea el texto, números u objetos entre líneasseleccionados a la izquierda con el borde derecho discontinuo.

Centrar: Centra el texto, números u objetos entre líneas seleccionados.

Alinear a la derecha: Alinea el texto, números u objetos entre líneasseleccionados a la derecha con el borde izquierdo discontinuo.

Combinar y centrar: Combina dos o más celdas contiguas seleccionadas paracrear una única celda. La celda resultante contiene sólo los datos situados enla parte superior izquierda de la selección, centrados en la celda. Lareferencia de celda de una celda combinada es la celda situada en la partesuperior izquierda del rango original seleccionado.

Moneda internacional: Aplica el estilo Moneda internacional a las celdasseleccionadas. Dependiendo del país seleccionado en el cuadro de diálogoConfiguración regional de Windows, puede aparecer el botón Estilo de monedainternacional en lugar del botón Estilo de moneda.

Estilo porcentual: Aplica el Estilo porcentual a las celdas seleccionadas.Para cambiar dicho estilo, utilice el comando Estilo del menú Formato.

Aumentar decimales: Aumenta el número de dígitos que se muestran tras lacoma decimal en las celdas seleccionadas.

Disminuir decimales: Disminuye el número de dígitos que se muestran tras lacoma decimal en las celdas seleccionadas.

Disminuir Sangría: Disminuye la sangría izquierda

Aumentar Sangría: Aumenta la sangría izquierda

Aplicar contornos y Borde exterior: Agrega o quita el borde que rodea altexto, párrafos, celdas, imágenes u otros objetos seleccionados.

Color de relleno: Agrega, modifica o quita el color o efecto de relleno delobjeto seleccionado. Los efectos de relleno incluyen degradado, textura, trama eimágenes.

Color de fuente: Aplica al texto seleccionado el formato de color en el quehaya hecho clic.

 

Barra de fórmulas

Barra situada en la parte superior de la ventana que muestra el valorconstante o fórmula utilizada en la celda activa. Para escribir o modificarvalores o fórmulas, seleccione una celda o un gráfico, escriba los datos y, acontinuación, presione ENTRAR. También puede hacer doble clic en una celdapara modificar directamente los datos en ella.

 

Botón Función

Cuadro de nombres: Identifica la celda seleccionada, el elemento de gráficoo el objeto de dibujo. Escriba el nombre en el cuadro Nombre y, a continuación,presione ENTRAR para asignar rápidamente un nombre a una celda o a un rangoseleccionado. Para desplazarse a una celda cuyo nombre se asignó previamente yseleccionarla, haga clic en su nombre en el cuadro Nombre.

Modificar Fórmula: Ayuda a crear una fórmula con funciones de hoja de cálculo.

Guardar: Proporciona un nombre a un documento nuevo y posteriormente lo grabaen la ubicación que usted especifique. Si el documento ya había sido grabadopreviamente, entonces graba los cambios realizados al documento.

Barra de estado

Barra situada en la parte inferior de la ventana del documento que muestrainformación acerca de un comando o un botón de una barra de herramientas, unaoperación en curso o la posición del punto de inserción.

En Excel puede crearse una amplia diversidad de fórmulas, desde fórmulasque ejecuten una simple operación aritmética hasta fórmulas que analicen unmodelo complejo de fórmulas. Una fórmula puede contener funciones, que son fórmulaspredefinidas que ejecutan operaciones simples o complejas. Para ejecutar simultáneamentevarias operaciones y que se genere uno o varios resultados, utilice una fórmulamatricial.

Sintaxis

La sintaxis de una fórmula es la estructura o el orden de los elementos deuna fórmula. Las fórmulas en Excel siguen una sintaxis específica que incluyeun signo igual (=) seguido de los elementos que van a calcularse (los operandos)y los operadores del cálculo. Cada operando puede ser un valor que no cambie(un valor constante), una referencia de celda o de rango, un rótulo, un nombreo una función de la hoja de cálculo.

Como valor predeterminado, Microsoft Excel calcula una fórmula de izquierdaa derecha, comenzando por el signo igual (=). Puede controlar el orden en que seejecutará el cálculo cambiando la sintaxis de la fórmula. Por ejemplo, lasiguiente fórmula da un resultado de 11 porque Microsoft Excel calcula lamultiplicación antes que la suma. La fórmula multiplica 2 por 3 (resultando 6)y, a continuación, suma 5.

=5+2*3

Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar la sintaxis, puedensumarse en primer lugar 5 y 2 y, a continuación, multiplicarse el resultado por3, resultando 21.

=(5+2)*3

Orden de Ejecución

Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará lasoperaciones en el orden que se indica en la tabla que se muestra a continuación.Si una fórmula contiene operadores con el mismo precedente (por ejemplo, si unafórmula contiene un operador de multiplicación y otro de división) Excelevaluará los operadores de izquierda a derecha. Para cambiar el orden deevaluación, escriba entre paréntesis la parte de la fórmula que se calcularáen primer lugar.

Operador Descripción

: (dos puntos), (coma) (un espacio) Operadores de referencia

– Negación (como en –1)

% Porcentaje

^ Exponente

* y / Multiplicación y división

+ y – Suma y resta

& Conecta dos cadenas de texto (concatenación)

= < > <= >= <> Comparación

Referencias de celda

Una fórmula puede hacer referencia a una celda. Si desea que una celdacontenga el mismo valor que otra, introduzca un signo igual seguido de lareferencia a la celda. La celda que contiene la fórmula se denomina celdadependiente ya que su valor depende del valor en la otra celda. Siempre que secambie la celda a la que hace referencia la fórmula, cambiará también lacelda que contiene la fórmula. La siguiente fórmula multiplica el valor en lacelda B15 por 5. Cada vez que se cambie el valor en la celda B15 se volverá acalcular la fórmula.

=B15*5

Las fórmulas pueden hacer referencia a celdas, o rangos de celdas, o anombres o rótulos que representan a las celdas o rangos.

Funciones

Excel contiene muchas fórmulas predefinidas o integradas, denominadasfunciones. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples ocomplejas. La función más común en las hojas de cálculo es la función SUMA,que se utiliza para sumar rangos de celdas. Aunque puede crearse una fórmulapara calcular el valor total de unas pocas celdas que contengan valores, lafunción de la hoja de cálculo SUMA calcula varios rangos de celdas.

Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO oFALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias de celda. El argumentoque se designe deberá generar un valor válido para el mismo. Los argumentospueden ser también constantes, fórmulas u otras funciones. La sintaxis de unafunción comienza por el nombre de la función, seguido de un paréntesis deapertura, los argumentos de la función separados por comas y un paréntesis decierre. Si la función inicia una fórmula, escriba un signo igual (=) delantedel nombre de la función. A medida que se cree una fórmula que contenga unafunción, la paleta de fórmulas facilitará ayuda.

Para introducir una fórmula que contenga una función, haga clic en la celdaen que desee introducir la fórmula. Para iniciar la fórmula con la función,haga clic en Modificar fórmula en la barra de fórmulas. Haga clic en la flechahacia abajo que aparece junto al cuadro Funciones. Haga clic en la función quedesee agregar a la fórmula. Si la función no aparece en la lista, haga clic enMás funciones para obtener una lista de las funciones adicionales. Introduzcalos argumentos. Una vez completa la fórmula, presione ENTRAR.

Gráficos

Puede presentar los datos de Excel en un gráfico. Los gráficos se vinculana los datos a partir de los que se crean y se actualizan cuando se cambian éstos.Puede crear gráficos a partir de celdas o rangos no contiguos. También puedecrear gráficos a partir de tablas dinámicas. Para crear un grafico, seleccionelas celdas que contienen los datos que desea presentar en el gráfico. Si deseaque los rótulos de fila o columna aparezcan en el gráfico, incluya en laselección las celdas que los contienen. Haga clic en Asistente para gráficos.Siga sus instrucciones.

Si la hoja de cálculo incluye varios niveles de rótulos de fila y columna,el gráfico también puede presentarlos. Cuando cree el gráfico, incluya en laselección los rótulos de cada nivel. Para conservar la jerarquía cuandoagrega datos al gráfico, cambie el rango de celda usado para crear éste.

 

Imprimir

Para imprimir un documento es necesario tener conectada y configurada unaimpresora. Haga clic en el menú Archivo en comando Imprimir, seleccione laimpresora en el campo Nombre y establezca la configuración en el botónPropiedades. En este botón puede especificar el tamaño de las Página y suorientación, además de la resolución de la impresora y calidad de Impresión.Proporcione el intervalo de las páginas que desee imprimir, si selecciona Todo,será impreso todo el documento, si solamente desea imprimir la página actual,haga clic en el botón Página actual, o si ha seleccionado un área deldocumento haga clic en Selección. Si desea también puede especificar unintervalo de páginas específico en la opción Páginas. Puede colocar lacantidad de copias que quiera imprimir de un documento. Puede especificarimprimir solo una parte del documento. Para imprimir rápidamente luego de haberestablecido estos parámetros haga clic en el botón Imprimir de la barra deherramientas Estándar.

 

Insertar celdas, filas, columnas

Pueden insertarse celdas, filas y columnas vacías e introducir datos en lasmismas. Si se mueven y se copian celdas, pueden insertarse entre las celdasactuales para evitar que se peguen encima de los datos.

Para insertar celdas vacías seleccione el rango de las celdas existentes enel que desea insertar las nuevas celdas vacías. Seleccione el mismo número deceldas que desea insertar. En el menú Insertar, haga clic en Celdas. Haga clicen Desplazar las celdas hacia la derecha o Desplazar las celdas hacia abajo.

Para insertar una única fila, haga clic en una celda de la fila situadainmediatamente debajo de la posición en la que desea insertar la nueva fila.Por ejemplo, para insertar una nueva fila por encima de la Fila 5, haga clic enla Fila 5. Para insertar varias filas, seleccione las filas situadasinmediatamente debajo de la posición en que desea insertar las nuevas.Seleccione el mismo número de filas que desea insertar. En el menú Insertar,haga clic en Filas

Para insertar una única columna, haga clic en la columna situadainmediatamente a la derecha de la posición en que desea insertar la nueva. Porejemplo, para insertar una nueva columna a la izquierda de la Columna B, hagaclic en una celda de la columna B.

Para insertar varias columnas, seleccione las columnas situadasinmediatamente a la derecha de la posición en que desea insertar las nuevascolumnas. Seleccione el mismo número de columnas que desea insertar. En el menúInsertar, haga clic en Columnas.

 

Introducción de datos

Una hoja de cálculo es el documento principal que se utiliza para elalmacenamiento y manipulación de datos. Cada una es una cuadricula rectangularconformada por filas y columnas. La intersección entre cada columna y cada filaes una celda, que es la unidad básica de la hoja de cálculo en la cual sealmacenan los datos. Si desea crear una hoja de cálculo nueva haga clic en laopción Nuevo del menú Archivo o presione el botón Nuevo en la barra deherramientas estándar. Para grabar los cambios haga clic en la opción Guardardel menú Archivo o presione el botón Guardar en la barra de herramientas estándar

Para introducir datos en una celda, haga clic en la celda en la que deseeintroducir los datos. Escriba los datos y presione INTRO o TAB. Utilice unabarra o un guión para separar las partes de la fecha; escriba, por ejemplo9/5/96 o Jun-96. Para introducir una hora según el horario de 12 horas, escribaun espacio y, a continuación, a o p detrás de la hora, como por ejemplo, 9:00p. De lo contrario, Microsoft Excel introducirá la hora como a.m.

Para introducir formulas, haga clic en la celda en que desee introducir la fórmula.Escriba un signo igual (=). Si hace clic en Modificar fórmula o Pegar función,Microsoft Excel insertará un signo igual. Introduzca la fórmula. PresioneENTRAR.

 

Vistas de diseño

Son las diferentes formas en que podemos visualizar en el área de trabajo,el documento que estamos editando, estas son:

Normal muestra el formato del texto y una presentación simplificada del diseñode página. La vista Normal resulta práctica para la mayoría de las tareas deaplicar y modificar formatos. Para pasar a la vista Normal, haga clic en Normalen el menú Ver. Como la que se muestra a continuación.

 

 

Vista previa de salto de página pasa la hoja de cálculo activa a vistaprevia de salto de página, que es una vista de modificación que muestra lahoja de cálculo tal y como se va a imprimir. En esta vista, pueden moverse lossaltos de página arrastrándolos a la izquierda, a la derecha o hacia abajo.Microsoft Excel cambia automáticamente la escala de la hoja de cálculo paraajustar las columnas y las filas a la página.

 

Conclusión

Excel es una hoja de cálculo bajo ambiente Windows que permite trabajar contablas de datos, gráficos, bases de datos, macros, y otras aplicacionesavanzadas para expertos de Excel, con las cuales se pueden realizar trabajos enel área administrativa, de Ingeniería, análisis de líneas de producción,etc. , aprovechando todas las ventajas que le ofrece al usuario manejar paquetesbajo ambiente Windows, como son la amigabilidad del editor de trabajos, lasayudas que ofrece Excel, la utilización teclas rápidas o combinadas para laejecución de acciones y/o comandos del paquete, el uso del ratón para mayormovilización dentro del área del editor de Excel.

 

 

 

Lizette Luzcando

lluzcando@hotmail.com

Panamá, Rep de Panamá

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