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Lineamientos para la elaboración de manuales de la calidad

Resumen: Objeto. Proceso de elaboración de un manual de calidad. Esquema del contenido de un manual de la calidad. La familia de las normas COVENIN-ISO 9000 incluye requisitos para los sistemas de calidad que se puedan utilizar para lograr la interpretación común, el desarrollo, la implementación y la aplicación de la gestión y el aseguramiento de la calidad; además exigen el desarrollo y la implementación de un sistema de la calidad documentado, que incluya la elaboración de manuales de la calidad. La norma venezolana COVENIN – ISO 8402: 1995, Gestión de la Calidad y Aseguramientos de la Calidad. Vocabulario define un manual de calidad como un documento que enuncia la política de la calidad y que describe el sistema de calidad de una organización. Este manual puede estar relacionado con las actividades totales de una organización o con una parte seleccionada de éstas.(V)
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Autor: Quero Castro, Ana Yesenia

Lineamientos para la elaboración de manuales de la calidad

Indice
1. Introducción
2. Objeto
3. Proceso de elaboración de unmanual de calidad
4. Esquema del contenido de unmanual de la calidad
5. Conclusión
6. Bibliografia

1. Introducción

La familia de las normas COVENIN-ISO 9000 incluye requisitospara los sistemas de calidad que se puedan utilizar para lograr la interpretacióncomún, el desarrollo, la implementación y la aplicación de la gestión y elaseguramiento de la calidad; además exigen el desarrollo y la implementaciónde un sistema de la calidad documentado, que incluya la elaboración de manualesde la calidad.

La norma venezolana COVENIN – ISO 8402: 1995, Gestión dela Calidad y Aseguramientos de la Calidad. Vocabulario define un manual decalidad como un documento que enuncia la política de la calidad y que describeel sistema de calidad de una organización. Este manual puede estar relacionadocon las actividades totales de una organización o con una parte seleccionada deestas.

Es importante que los requisitos y el contenido del sistemade la calidad y del manual de la calidad se estructuren de acuerdo con la normaque se intenta satisfacer. Esta norma suministra los lineamientos paradesarrollar dichos manuales de calidad.

2. Objeto

El objeto de esta norma es suministrar los lineamientos parala elaboración, la preparación y el control de manuales de la calidadajustados a las necesidades específicas del usuario. estos manuales reflejaránlos procedimientos documentados del sistema de la calidad requeridos por lafamilia de las normas COVENIN ISO 9000.

Referencias normativas

Como toda norma esta sujeta a revisión es recomendableanalizar la convivencia de usar las ediciones más recientes de la norma citadaa continuación:

Covenin-iso 8402:1995. Gestión de la calidad y aseguramientode la calidad. Vocabulario

Definiciones

Para los propósitos de esta norma se aplican lasdefiniciones dadas en la norma venezolana covenin-iso 8402:1995

Documentación de sistema de la calidad

Esta norma describe una jerarquía típica de la documentacióndel sistema de la calidad en su anexo A. El orden de desarrollo de esta jerarquíaen una organización individual depende de las circunstancias de esa organización,pero usualmente comienza con el desarrollo de la política y objetivos de lacalidad de la organización.

Procedimientos documentados del sistema de la calidad:

Los procedimientos documentados del sistema de la calidaddeben formar la documentación básica utilizada para la planificación generaly la gestión de las actividades que tienen impacto sobre la calidad, tambiéndeben cubrir todos los elementos aplicables de la norma del sistema de lacalidad. Dichos procedimientos deben describir las responsabilidades,autoridades e interrelaciones del personal que gerencia, efectúa y verifica eltrabajo que afecta a la calidad, como se deben efectuar las diferentesactividades, la documentación que se debe utilizar y los controles que se debenaplicar.

Cada procedimiento documentado debe abarcar una parte delsistema de calidad, tal como un elemento completo del sistema de calidad o unaparte de este, o una secuencia de actividades interrelacionadas ligadas con másde un elemento del sistema de la calidad.

El usuario es quien determinará la cantidad deprocedimientos documentados, el volumen de cada uno y la naturaleza de suformato, dependiendo de la complejidad de las instalaciones, la organización yla naturaleza de la empresa.

Si los procedimientos son organizados en la misma estructuray formato, los usuarios podrán familiarizarse con el enfoque consistenteaplicado a cada requisito y así habrá más posibilidad de lograr elcumplimiento sistemático de la norma.

Manuales de la Calidad:

El manual de calidad debe referirse a procedimientos documentados del sistemade la calidad destinados a planificar y gerenciar el conjunto de actividades queafectan la calidad dentro de una organización. Este manual debe igualmentecubrir todos los elementos aplicables de la norma del sistema de calidadrequerida para una organización. También deben ser agregados o referenciadosal manual de calidad aquellos procedimientos documentados relativos al sistemade la calidad que no son tratados en la norma seleccionada para el sistema de lacalidad pero que son necesarios para el control adecuado de las actividades.

Los manuales de la calidad son elaborados y utilizados por una organizaciónpara:
Comunicar la política de la calidad, los procedimientos y los requisitos de laorganización.
Describir e implementar un sistema de la calidad eficaz.
Suministrar control adecuado de las prácticas y facilitar las actividades deaseguramiento.
Suministrar las bases documentales para las auditorias.
Adiestrar al personal en los requisitos del sistema de la calidad.
Presentar el sistema de la calidad para propósitos externos: por ejemplo,demostrar la conformidad con las normas COVENIN-ISO 9001, 9002 o 9003.

Demostrar que el sistema de la calidad cumple con losrequisitos de la calidad exigidos en situaciones contractuales.

Aunque no hay estructura ni formato requerido para los manuales de lacalidad, existen métodos para asegurar que el tema este orientado y ubicadoadecuadamente; uno de éstos sería fundamentar las secciones del manual de lacalidad con los elementos de la norma que rige el sistema. Otro enfoqueaceptable sería la estructuración del manual para reflejar la naturaleza de laorganización.

Un manual de calidad puede:
Ser una compilación de los procedimientos documentados.
Ser una serie de procedimientos documentados para aplicaciones específicas.
Ser más de un documento o nivel.
Tener un núcleo común con apéndices apropiados.
Tener horas numerosas derivaciones posibles basadas en las necesidadesorganizacionales.

La aplicación más común de un manual de calidad esempleado para propósitos tanto de gestión de la calidad como de aseguramientode la calidad. Sin embargo cuando la organización considere que es necesariauna distinción en su contenido o uso, es esencial que los manuales quedescriban el mismo sistema de la calidad no sean contradictorios.

3. Proceso de elaboración de un manual decalidad

Responsable en cuanto a la Elaboración:

El proceso en cuanto a la elaboración con la asignación dela tarea de coordinación a un organismo delegado competente. Las actividadesreales de redacción y trascripción deben ser ejecutadas y controladas pordicho organismo o por varias unidades funcionales individuales, según seaapropiado. El uso de referencias y documentos existentes puede acotarsignificativamente el tiempo de elaboración del manual de la calidad, así comotambién ayudar a identificar aquellas áreas en las cuales existan deficienciasen el sistema de la calidad que deba ser contemplados y corregidas.

Uso de Referencias:

Siempre que sea apropiado se debe incorporar la referencia anormas o documentos que existen y estén disponibles para el usuario del manualde la calidad.

Exactitud y Adecuación:

El organismo competente delegado debe asegurar que el esquemadel manual de la calidad sea exacto y completo, y que la continuidad y elcontenido del mismo sean adecuados.

Proceso de aprobación, emisión y control del manual de lacalidad

Revisión y Aprobación Final:

Antes de que el manual sea emitido, el documento debe serrevisado por individuos responsables para asegurar la claridad, la exactitud, laadecuación y la estructura apropiada. La emisión de este manual debe seraprobado por la gerencia responsable de su implementación y cada copia de estedebe llevar una evidencia de su autorización.

Distribución del Manual:

El método de distribución del manual debe proporcionar laseguridad de que todos los usuarios tengan acceso apropiado al documento. Ladistribución puede ser facilitada mediante la codificación de copias.

Incorporación de Cambios:

Se debe diseñar un método para proveer la propuesta,elaboración, revisión, control e incorporación de cambios en el manual. Alprocesar cambios se debe aplicar el mismo proceso de revisión y aprobaciónutilizado al desarrollar el manual básico.

Control de la Emisión y de los Cambios:

El control de la emisión y de los cambios del documento esesencial para asegurar que el contenido del manual está autorizadoadecuadamente. Se pueden considerar diferentes métodos para facilitar elproceso físico de la realización de los cambios. En cuanto a la actualizaciónde cada manual se debe utilizar un método para tener la seguridad de que cadaposeedor del manual reciba los cambios y los incluya en su copia.

Copias no Controladas:

Se debe identificar claramente como copias no controladastodos aquellos manuales distribuidos como propósitos de propuestas, uso fueradel sitio por parte del cliente y otra distribución del manual en donde no seprevea el control de los cambios.

4. Esquema del contenido de un manual de lacalidad

     

  1. El título, el alcance y el campo de aplicación.

     

     

  2. La tabla de Contenido.

     

     

  3. Las paginas introductorias acerca de la organización y del manual

     

     

  4. La política y los objetivos de la calidad.

     

     

  5. Descripción de la estructura de la organización, las responsabilidades y autoridades.

     

     

  6. Descripción de los elementos del sistema de la calidad.

     

     

  7. Definiciones, si es apropiado

     

     

  8. Guía para el manual de la calidad, si es apropiado.

     

     

  9. Apéndice, si es apropiado.

     

Es importante mencionar que el orden del contenido del manualde la calidad puede ser cambiado de acuerdo con las necesidades del usuario.

Que incluir en un manual de la calidad

Título, Alcance y Campo de Aplicación:

El título y el alcance del manual de la calidad debendefinir la organización a la cual se aplica el manual. En esta sección tambiénse deben definir la aplicación de los elementos del sistema de la calidad.También es conveniente utilizar denegaciones por ejemplo, que aspectos nocumple un manual de la calidad y en que situaciones no debería ser aplicado.Esta información puede ser localizado en la página del título.

Tabla de Contenido:

Esta debe presentar los títulos de las secciones incluidas y como se puedenencontrar. La numeración de las secciones, subsecciones, páginas, figuras,ilustraciones, diagramas, tablas, etc., debe ser clara y lógica.

Páginas Introductorias:

vas páginas introductoria+ de un manual de la calidad debensuministrar información general acerca de la organización y del manual de lacalid_d.

La información acerca de la organizacinn debe ser su nombre, siTio, ubicacióny los Iedios de comunicación; también se puede adicionar información acercade su línea de negocio y una breve descripción de sUs antecedentes, suhistoria, su tamaño.

En cuanto a la información acerca del manual de la calidad debe incluir laedición actual, la fecha de edición, una br}ue descripción de cómo se revisay se mantiene actualizado el manual de calidad, una breve descripción de losprocedimientos documentados utilizados para identificar el estado y paracontrolar la distribución del manual y también debe incluir evidencia deaprobación por aquellos responsables de autorizar el contenido del manual decalidad.

Política y Objetivos de la Calidad:

En esta sección del manual de calidad se debe formular lapolítica y los objetivos de la calidad de la organización. Aquí se presentael compromiso de la organización con respecto a la calidad.

¡Dicha sección taimen debe incluir como se logra que todoslos empleados conozcan y entiendan la política de la calidad y como esimplantada y mantenida en todos los niveles.

Descripción de la Organización, las Responsabilidades y lasAutoridades:

Esta sección suministra una descripción de la estructura dela organización de alto nivel. También puede incluir un organigrama de laorganización que indique la responsabilidad, la autoridad y la estructura deinterrelaciones.

Igualmente sub-secciones dentro de esta sección debensuministrar detalles de las responsabilidades, las autoridades y la jerarquíade todas las funciones que dirigen, desempeñan y verifican trabajos que afectanla calidad.

Elementos del Sistema de Calidad:

En el resto del manual se deben describir todos los elementosaplicables del sistema de la calidad. Esto se puede hacer incluyendoprocedimientos documentados del sistema de la calidad.

Como los sistemas de calidad y los manuales de calidad son únicospara cada organización no se puede definir un formato, un esquema, uncontenido, ni un método de presentación únicos para la descripción de loselementos del sistema de la calidad.

Las normas de la familia COVENIN-ISO 9000 o la normautilizada por la organización, suministran los requisitos para los elementos delos sistemas de la calidad.

Luego de seleccionar la norma a utilizar, la organizacióndebe determinar los elementos del sistema de calidad que sean aplicables, ybasados en los requisitos de dicha norma la organización definirá como intentaaplicar, alcanzar y controlar cada uno de los elementos seleccionados.

En la determinación del enfoque de la organización debe considerarse:
La naturaleza del negocio, la mano de obra y los recursos.
La importancia asignada a la documentación del sistema de la calidad y alaseguramiento de la calidad.
Las distinciones entre políticas, procedimientos e instructivos de trabajo.
El medio seleccionado para el manual.

El manual resultante debe reflejar los métodos y los mediospropios de la organización para satisfacer los requisitos formulados en lanorma de la calidad seleccionada y sus elementos del sistema de la calidad.

Definiciones:

Esta sección debe ubicarse inmediatamente después delalcance y del campo de aplicación. Dicha sección debe contener lasdefiniciones de los términos y conceptos que se utilicen únicamente dentro delmanual de la calidad. Las definiciones deben suministrar una comprensióncompleta, uniforme e inequívoca del contenido del manual de la calidad. Esrecomendable el uso de referencias como por ejemplo la norma COVENIN-ISO 8402.

Guía para el Manual de la Calidad:

Una guía puede suministrar una descripción de la organizacióndel manual de la calidad y un breve resumen de cada una de sus secciones.

Con la ayuda de esta sección los lectores que estáninteresados solo en ciertas partes del manual deberían ser capaces deidentificar, que parte del manual puede contener la información que estábuscando.

Apéndice para la Información de Apoyo:

Por último puede ser incluido un apéndice que contengainformación de apoyo al manual de la calidad.

5. Conclusión

La norma COVENIN-ISO 10013 es una guía que define en formaclara los pasos a seguir para la elaboración de manuales de la calidadrelacionados con normas de sistemas de la calidad distintas de las de la familiaCOVENIN-ISO 9000.

Cualquier manual de calidad elaborado según la normaCOVENIN-ISO 10013 debe identificar o referenciar los procedimientos y sistemasde la calidad documentados y cubrir brevemente todos los requisitos aplicablesde la norma del sistema de la calidad seleccionada por la organización.

6. Bibliografia

COVENIN-ISO 10013:1995. Lineamientos para la Elaboración deManuales de la Calidad

Trabajo enviado por:
Quero Castro, Ana Yesenia
anissima@hotmail.com

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