INTRODUCCIÓN

 

El objetivo de la presente investigación documental es presentar un resumen coordinado de los conceptosque constituyen la teoría de los presupuestos desde la perspectivas dediferentes autores. Principios conceptos, términos y temas que permitirán aquienes toma las decisiones en las empresas tener una base conceptual como guía.

La forma en que se han organizado losdiferentes temas permitirán al lector ir de lo general a lo particular y dejaren claro toda la conceptualización de los presupuestos.

 

1. RESUMEN

El presente trabajo debe ser agregado a la categoríaADMINISTRACIÓN, CONTABILIDAD Y FINANZAS.

Aquí se tratan algunos conceptos acerca de la Formulaciónde presupuestos empresariales. Concepto de Presupuesto, Funciones delPresupuesto, Importancia del presupuesto, Objetivos de la elaboración delPresupuesto, Finalidades del Presupuesto, Principios de la Presupuestación,Motivos del fracaso de la Presupuestación, el calendario Presupuestal y algunostérminos y definiciones sobre Presupuestos.

 

1.Qué es un presupuesto

Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista,expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinadotiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cadacentro de responsabilidad de la organización.

 

2.Funciones de los presupuestos

 

1. La principal función de los presupuestos se relaciona con el Control financiero de la organización.

 

 

2. El control presupuestario es el proceso de descubrir qué es lo que se está haciendo, comparando los resultados con sus datos presupuestados correspondientes para verificar los logros o remediar las diferencias.

 

 

3. Los presupuestos pueden desempeñar tanto roles preventivos como correctivos dentro de la organización.

 

 

3.Importancia de los presupuestos

 

1. Presupuestos: Son útiles en la mayoría de las organizaciones como: Utilitaristas (compañías de negocios), no-utilitaristas (agencias gubernamentales), grandes (multinacionales, conglomerados) y pequeñas empresas

 

1. Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organización.
2. Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en unos límites razonables.
3. Sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca.
4. Facilitan que los miembros de la organización

 

 

5. Cuantifican en términos financieros los diversos componentes de su plan total de acción.

 

 

6. Las partidas del presupuesto sirven como guías durante la ejecución de programas de personal en un determinado periodo de tiempo, y sirven como norma de comparación una vez que se hayan completado los planes y programas.

 

 

7. Los procedimientos inducen a los especialistas de asesoría a pensar en las necesidades totales de las compañías, y a dedicarse a planear de modo que puedan asignarse a los varios componentes y alternativas la importancia necesaria

 

 

8. Los presupuestos sirven como medios de comunicación entre unidades a determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro. Una red de estimaciones presupuestarias se filtran hacia arriba a través de niveles sucesivos para su ulterior análisis.

 

 

9. Las lagunas, duplicaciones o sobreposiciones pueden ser detectadas y tratadas al momento en que los gerentes observan su comportamiento en relación con el desenvolvimiento del presupuesto.

 

 

4.Objetivos de los presupuestos

 

1. Planear integral y sistemáticamente todas las actividades que la empresa debe desarrollar en un periodo determinado.

 

 

2. Controlar y medir los resultados cuantitativos, cualitativos y, fijar responsabilidades en las diferentes dependencias de la empresa para logar el cumplimiento de las metas previstas.

 

 

3. Coordinar los diferentes centros de costo para que se asegure la marcha de la empresa en forma integral.

 

 

5.Finalidades de los presupuestos

 

4. Planear los resultados de la organización en dinero y volúmenes.

 

 

5. Controlar el manejo de ingresos y egresos de la empresa.

 

 

6. Coordinar y relacionar las actividades de la organización.

 

 

7. Lograr los resultados de las operaciones periódicas.

 

 

6.Clasificación de los presupuestos

Los presupuestos se pueden clasificar desde diversos puntosde vista a saber: 1)Según la flexibilidad, 2)Según el periodo de tiempo quecubren, 3)Según el campo de aplicabilidad de la empresa, 4)Según el sector enel cual se utilicen.

6.1Según la flexibilidad

6.1.1 Rígidos, estáticos, fijos o asignados

Son aquellos que se elaboran para un único nivel deactividad y no permiten realizar ajustes necesarios por la variación que ocurreen la realidad. Dejan de lado el entorno de la empresa (económico, político,cultural etc.). Este tipo de presupuestos se utilizaban anteriormente en elsector público.

6.1.2 Flexibles o variables

Son los que se elaboran para diferentes niveles de actividady se pueden adaptar a las circunstancias cambiantes del entorno. Son de granaceptación en el campo de la presupuestación moderna. Son dinámicosadaptativos, pero complicados y costosos.

 

6.2 Según el periodo de tiempo

6.2.1 A corto plazo

Son los que se realizan para cubrir la planeación de laorganización en el ciclo de operaciones de un año. Este sistema se adapta alos países con economías inflacionarias.

6.2.2 A largo plazo

Este tipo de presupuestos corresponden a los planes dedesarrollo que, generalmente, adoptan los estados y grandes empresas.

 

6.3Según el campo de aplicación en la empresa

6.3.1 De operación o económicos

Tienen en cuenta la planeación detallada de las actividadesque se desarrollarán en el periodo siguiente al cual se elaboran y, sucontenido se resume en un Estado de Ganancias y Pérdidas. Entre estospresupuestos se pueden destacar:

 

• Presupuestos de Ventas

: Generalmente son preparados por meses, áreas geográficas y productos.

 

 

• Presupuestos de Producción

: Comúnmente se expresan en unidades físicas. La información necesaria para preparar este presupuesto incluye tipos y capacidades de máquinas, cantidades económicas a producir y disponibilidad de los materiales.

 

• Presupuesto de Compras

Es el presupuesto que prevé las compras de materias primas y/o mercancías que se harán durante determinado periodo. Generalmente se hacen en unidades y costos.

 

• Presupuesto de Costo-Producción

: Algunas veces esta información se incluye en el presupuesto de producción. Al comparar el costo de producción con el precio de venta, muestra si los márgenes de utilidad son adecuados.

 

 

• Presupuesto de flujo de efectivo

: Es esencial en cualquier compañía. Debe ser preparado luego de que todas los demás presupuestos hayan sido completados. El presupuesto de flujo muestra los recibos anticipados y los gastos, la cantidad de capital de trabajo.

 

 

• Presupuesto Maestro

: Este presupuesto incluye las principales actividades de la empresa. Conjunta y coordina todas las actividades de los otros presupuestos y puede ser concebido como el "presupuesto de presupuestos".

 

 

6.3.2 Financieros

En estos presupuestos se incluyen los rubros y/o partidas queinciden en el balance. Hay dos tipos: 1) el de Caja o Tesorería y 2) el deCapital o erogaciones capitalizables.

 

 

• Presupuesto de Tesorería

 

Tiene en cuenta las estimaciones previstas de fondosdisponibles en caja, bancos y valores de fáciles de realizar. Se puede llamartambién presupuesto de caja o de flujo de fondos porque se utiliza para preverlos recursos monetarios que la organización necesita para desarrollar susoperaciones. Se formula por cortos periodos mensual o trimestralmente.

 

• Presupuesto de erogaciones capitalizables

 

Es el que controla, básicamente todas las inversiones enactivos fijos. Permite evaluar las diferentes alternativas de inversión y elmonto de recursos financieros que se requieren para llevarlas a cabo.

 

6.4Según el sector de la economía en el cual se utilizan

6.4.1 Presupuestos del Sector Público

son los que involucran los planes, políticas, programas,proyectos, estrategias y objetivos del Estado. Son el medio más efectivo decontrol del gasto público y en ellos se contempla las diferentes alternativasde asignación de recursos para gastos e inversiones.

6.4.2 Presupuestos del Sector Privado

Son los usados por las empresas particulares,. Se conocentambién como presupuestos empresariales. Buscan planificar todas lasactividades de una empresa.

 

 

7.PRINCIPIOS DE LA PRESUPUESTACION

7.1Principios de Previsión

Son tres: 1)Predictibilidad, 2)Determinación cuantitativa y,3)Objetivo.

7.2Principios de Planeación

Se destacan: 1)Previsión. 2)Costeabilidad, 3)Flexibilidad,4)Unidad, 5)Confianza, 6)Participación, 7)Oportunidad y, 8) Contabilidad por áreasde responsabilidad.

7.3PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN

Son: 1)Orden y 2)Comunicación.

7.4PRINCIPIOS DE DIRECCIÓN

Se destacan: 1)Autoridad y 2)Coordinación.

7.5PRINCIPIOS DE CONTROL

Son: 1)Reconocimiento, 2)Excepción, 3)Normas y, 3)Concienciade Costos.

 

8.MOTIVOS DEL FRACASO DE LA PRESUPUESTACIÓN

La gerencia debe organizar sus recursos financieros, siquiere desarrollar sus actividades, establecer bases de operación sólidas ycontar con los elementos de apoyo que le permitan medir el grado de esfuerzo quecada unidad tiene para el logro de las metas fijadas por la alta dirección y ala vez precisar los recursos que deben asignarse a las distintas dependenciasque directa o indirectamente ayudan al plan de operaciones.

La presupuestación puede fracasar por diversas razones:

 

• Cuando sólo se estudian las cifras convencionales y los cuadros demostrativos del momento sin tener en cuenta los antecedentes y las causas de los resultados.

 

 

• Cuando no está definida claramente la responsabilidad administrativa de cada área de la organización y sus responsables no comprenden su papel en el logro de las metas.

 

 

• Cuando no existe adecuada coordinación entre diversos niveles jerárquicos de la organización.

 

 

• Cuando no hay buen nivel de comunicación y por lo tanto, se presentan resquemores que perturban e impiden el aporte de los colaboradores para el logro de las metas presupuestadas.

 

 

• Cuando no existe un sistema contable que genere confianza y credibilidad.

 

 

• Cuando se tiene la "ilusión del control" es decir, que los directivos se confían de las formulaciones hechas en el presupuesto y se olvidan de actuar en pro de los resultados.

 

 

• Cuando no se tienen controles efectivos respecto de la presupuestación.

 

 

• Cuando no se siguen las políticas de la organización.

 

 

9.CALENDARIO PRESUPUESTAL

Es la agenda en la cual se definen a través del tiempo laejecución y el control (evaluación) del presupuesto. Depende del tipo deorganización y puede ser diario, semanal, quincenal, mensual, trimestral,semestral o anual.

 

10.ORGANIZACIÓN DEL PRESUPUESTO

Toda organización al formular sus planes, deberá delimitarespecíficamente las atribuciones y responsabilidades, para que cada personasepa cómo debe actuar sin temor a extralimitarse ni lesionar los derechos delas demás personas. Un plan orgánico y objetivo muestra a la gerencia quienesdeben rendir cuentas de cada fase sobre la marcha

 

 

11.DEFINICIÓN DE TERMINOS

OBJETIVOS: Metas haciadonde se deben enfocar los esfuerzos y recursos de la empresa. Tres son básicas:supervivencia, crecimiento y rentabilidad.

POLÍTICAS: Serie de principios y líneas de acción queguían el comportamiento hacia el futuro.

PLANES: Conjunto de decisiones para el logro de losobjetivos propuestos.

ESTRATEGIA: Arte de dirigir operaciones. Forma de actuarante determinada situación.

PROGRAMA: Cada una de las partes específicas de un planal cual se le asignan los recursos necesarios para alcanzar las metaspropuestas.

ORGANIZAR: Asignar los recursos humanos, económicos yfinancieros, estructurándolos en forma que permitan alcanzar las metas de lasempresas.

EJECUTAR: Colocar en marcha los planes.

CONTROLAR: Comparar lo que se planeó contra lo que se haejecutado. Incluye la asignación de responsabilidades y, la medición de lasprevisiones en cuanto a variaciones y causas de las mismas.

PREVER: Determinar de manera anticipada lo que va aproducir.

12.BIBLIOGRAFÍA

BURBANO, Jorge y ORTIZ, Alberto. Presupuestos: EnfoqueModerno de Planeación y Control de Recursos. Mc Graw Hill Bogotá. SegundaEdición.

NATIONAL ASSOCIATION OF ACCOUNTANTS. Financial analysis toguide capital expenditure decisions. Research Report 43. New York. 1967.

 

SARMIENTO, Euclides Alfredo. Los presupuestos teoría yaplicaciones. Universidad Distrital. Bogotá. 1989.

 

13. LOS AUTORES

Trabajo enviado por: ARVEY LOZANO

MARIBEL BASTOS

LUIS GONZAGA GIRALDO

MARIA DEL ROSARIO LOZANO

arvey@uol.com.co