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Auditoría Administrativa una necesidad permanente de la empresa moderna

Resumen: Con el objeto de equilibrar el examen integral de las empresas, es necesario la aplicación de la técnica de la auditorí en el área de la administración, ya que generalmente es el área financiera a la que se le da atención, quedando un desequilibrio en el examen que se realiza en la empresa. En alguno de los casos en este campo se aplica la auditoria llevando implícito el carácter administrativo.(V)
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Autor: Jose María Melgar Callejas
  1. GENERALIDADES

     

    Con el objeto de equilibrar el examen integral de las empresas, es necesario la aplicación de la técnica de la auditoria en el área de la administración, ya que generalmente es el área financiera a la que se le da atención, quedando un desequilibrio en el examen que se realiza en la empresa. En alguno de los casos en este campo se aplica la auditoria llevando implícito el carácter administrativo. El auditor moderno ha querido separarlos, dándole así a la auditoria administrativa su propia esencia y naturaleza de la actividad que se realiza en las empresas, y así completar el examen integral en cada área funcional.

    La administración general en los últimos tiempos ha crecido, y han aparecido nuevos retos, nuevas formas, en su aplicación. El aparecimiento tecnológico le exige nuevas respuestas a las interrogantes que antes contestaba fácilmente. La administración ha crecido y cada día se hace mas complicado su manejo por lo que es necesario, darle importancia a los aspectos más específicos para su mejor desarrollo. La circunstancia anterior permite una observación cuidadosa, un estudio analítico que este al alcance de los que dirigen las empresas.

    Anteriormente el examen de la empresa se limitaba principalmente a la situación financiera como lo decimos antes, al manejo de las finanzas al manejo de los números, es decir, cuantitativamente, lo cual consiste en una investigación minuciosa para averiguar la situación financiera y descubrir fraudes y errores, sin embargo hace falta la revisión, el estudio y la evolución de la empresa en su conjunto, en su composición y estructura, organizada en cada una de las funciones que la integran desde la cúpula hasta el ultimo nivel de la organización.

    La auditoria como disciplina es importante tanto en la empresa publica como en la empresa privada, así en la empresa agrícola, industrial y comercial, en la empresa pequeña, mediana y grande, en cualquier unidad organizativa de la empresa de la empresa, gerencia, división, departamento, sección, unidad etc.

    La auditoria administrativa ha tenido su desarrollo mediante aplicaciones en todas las empresas y su estructura, otros la ubican solo en el examen de los controles en general de las actividades que generan problemas, por lo que el análisis y evaluación del comportamiento de los objetivos, políticas, estrategias, tienen una singular importancia en los diferentes elementos que componen el que hacer de la empresa.

    En conclusión, la auditoria administrativa es un accionar eminentemente dinámico, la cual debe de aplicarse en cada nivel de la empresa, independientemente de su magnitud, de sus productos, y de sus objetivos, aun en las pequeñas empresas en donde muchas veces se llega a considerar que no es necesaria. Su aplicación debe ser secuencial y concatenada, integral y parcial con el objeto de lograr la eficiencia en toda su dimensión.

     

  2. DEFINICIONES

    La auditoria administrativa se ha considerado como el examen completo y constructivo de la estructura organizativa de una empresa, institución o departamento gubernamental o de cualquier otra entidad, así como de sus métodos de control, medios de operación y empleo que dé a sus recursos humanos y materiales. Sin embargo, con el interés de tener un panorama más amplio de lo que debemos entender por auditoria administrativa se han escogido algunas definiciones que han expuestos tratadistas de la materia.

  • E. F. Norbeck: "Es una técnica de control que proporciona a la gerencia un método de valuación de la efectividad de los procedimientos operativos y controles internos."

      En esencia, para Norbeck, el objetivo de la auditoria administrativa no consiste en delinear programas de auditoria para auditores, sino en proporcionar a la gerencia la base para entender y comprender los aspectos generales de esta disciplina mediante la valorización de los aspectos que forman la empresa.

     

  • William P. Leonard. Es el examen completo y constructivo de la estructura de una empresa, de una institución, de una sección o de cualquier parte de un organismo, en cuanto a los planes y objetivos, sus métodos y controles, su forma de operación y sus facilidades humanas y físicas.
    • Para Leonard, la auditoria administrativa pretende ayudar y complementar la administración en determinadas área que requieren economías y practicas mejoradas.

  • J. Fernández Arena: Es la revisión objetiva, metódica y completa de la satisfacción de los objetivos institucionales que comprende en el aspecto servicio: Derecho-habientes, usuarios, consumidores, en el aspecto social: Colaboración, gobierno y comunidad, en el aspecto económico: los acreedores y los inversionistas. En base a los niveles jerárquicos de la empresa, en cuanto a su estructura y a la participación individual de los integrantes de la institución abarca la coordinación, la integración, tanto de los recursos humanos y físicos y la eficiencia de la organización
    • La revisión estructural de la empresa se puede llevar por áreas o en forma total. El informe es el resultado del examen de la empresa en donde se darán las recomendaciones que ameriten, de acuerdo con los elementos de juicio que tenga el auditor.

  • J. Rodríguez Valencia: Expresa que Es un examen detallado, metódico y completo practicado por un profesional de la administración sobre la gestión de un organismo social. Consiste en la aplicación de diversos procedimientos, con el fin de evaluar la eficiencia de sus resultados en la relación con las metas fijadas; sus recursos humanos, financieros y materiales empleados; la organización, utilización y coordinación de dichos recursos; los métodos y controles establecidos y su forma de operar".
    • De las definiciones anteriores sobre auditoria administrativa deducimos que esta proporciona una evaluación cuantificada de la eficiencia con la que cada función de la empresa desarrolla las diferentes etapas del proceso administrativo. En otras palabras, nos proporciona un panorama administrativo general de la empresa que auditamos, señalando el grado de efectividad con el que operan cada una de las unidades administrativas que la integran. Por consecuencia, señala aquellas áreas cuyos problemas exigen mayor atención por parte de la dirección general y que son necesarias mantener un cuidado constante en el desarrollo de la actividad, por cuanto puede degenerarse en un problema que ocasione mayores costos y al mismo tiempo ineficiencia hasta el grado de ser motivo de cierre, paro y mala calidad en toda la operación de la empresa.

       

  1. NATURALEZA E IMPORTANCIA

    La auditoria se genera por múltiples causas dentro de la administración de una empresa; su genero, su especie pertenece al área del control, que ubicado mediante evaluaciones y exámenes que se realizan en los diferentes elementos mantienen el ajuste y el orden dentro del que hacer de la administración general.

     

    A continuación se presenta una lista de algunas de las causas ordinarias que pueden contribuir a una deficiente administración o a una empresa mal llevada, estas son:

  • Inutilidad de los objetivos por ser estos ambiguos y confusos
  • Violación de autoridad - responsabilidad que ha sido asignada
  • Falta de iniciativa por falta de delegación de autoridad
  • Interferencia entre línea y asesoría, definición de funciones
  • Organización costosa innecesaria
  • Difícil y costoso control
  • Demasiados o pocos jefes, área de control adecuado a las necesidades
  • Deformación de la comunicación y de la información entre los niveles de la organización.
  • Conflictos de competencia y personal falto de motivación
  • Difícil visión integral de conjunto de la misión de la empresa
  • Decisiones lentas, demoras a la orden del día.
  • Duplicidad de funciones, traslape de actividades que generan confusión
  • Gerente autoritario, no existe comunicación y participación
  • Falta de coordinación, privan los intereses personales a los generales
  • Falta de trabajo creativo, se deja por fuera el cambio por medio de la imaginación
  • Despilfarros, desperdicio de producto, de tiempo y dinero
  • Mucha ostentación, sin darle el verdadero valor al uso de los materiales
  • Falta de financiamiento oportuno. etc.
  • Lo anterior se evita en lo posible con exámenes periódicos que se hagan en el informe de auditoria administrativa.

    La importancia de estos exámenes que se realizan en el transcurso del tiempo, proporcionan confianza de la buena marcha del negocio, esto no solo es evidente, en países desarrollados sino que también en los países en vías de desarrollo, donde cada día puede advertirse la necesidad instauración de unidades especializadas de este tipo en las empresas que no contaban hasta el momento con ellas. El entusiasmo de los técnicos de esta actividad es alentador cada día crece el número y se agrupan alrededor de los auditores, administradores y los especialistas en organización y métodos y analistas de sistema etc., que cada día divulgan, se capacitan y hacen publicaciones sobre el desarrollo de la temática, lo cual estimula la aplicación frecuente de esta técnica en la actividad profesional que se aplica en la empresa.

    La extensión de la labor de auditoria es con el objeto de amarrar y de maximizar la eficacia del control interno de la empresa. Es en este proceso donde la técnica de auditoria administrativa aplicada en empresas de cierta magnitud se constituye en auxiliar fundamental de la dirección empresarial, ya que la constitución de los objetivos implica la existencia de un sistema de control dirigido a corregir las desviaciones e identificar causas, con relación a las metas preestablecidas.

    Esto significa que hay que llevar a cabo un análisis exhaustivo de la organización por el auditor administrativo o el que haga las veces de él; por lo que debe de poner en juego toda su imaginación para hacer realidad el axioma "Siempre existe una forma mejor de realizar las cosas" y que generalmente, puede conseguirse por medio de la investigación que se realice, tomando como base los recursos de que dispone el organismo social.

    Desde ningún concepto podrá considerarse completo el sistema de control superior, sin incluir la auditoria administrativa. El control interno en su sentido amplio requerirá la intervención de, por lo menos, un supervisor destinado a controlarla y mantenerla en eficientes condiciones de operación. Por consiguiente, la dirección superior, auditores internos o externos, accionistas y otros interesados, deben de confiar en la auditoria administrativa como una prevención de inconvenientes y para garantizar la adecuada marcha del sistema.

    Por lo tanto la auditoria administrativa se considera como una técnica e instrumento que tiene como objeto revisar, supervisar y evaluar la estructura, sistemas, procedimientos y métodos de la administración lo cual constituye su ubicación en la fase del control dentro del proceso de la administración.

  1. FINALIDAD

    La auditoria administrativa tiene como finalidad trascendente sacar a la luz irregularidades o deficiencias en cualesquiera de los elementos examinados, e indicar a la vez posibles soluciones para mejorar sus operaciones.

    Por consiguiente, su misión es ayudar a la dirección a lograr una administración eficaz Su intención es examinar y valorar los métodos, así como el desempeño en todas las áreas. Los factores de evaluación abarcan desde el panorama económico en que actúa la empresa, lo apropiado de la estructura organizativa, la observancia de las políticas y procedimientos, la exactitud y confiabilidad de los controles, los métodos protectores adecuados, las causas de las variaciones, la adecuada utilización de personal, equipo y materiales y los sistemas de funcionamientos satisfactorios. Por consiguiente, siendo el análisis un elemento primordial para separar las partes de un todo, se deberá de considerar todos los factores, hasta conocer con profundidad los elementos de que está compuesto; para verificar la viabilidad de los diversos procesos especializados. Una de los principales auxiliares en que se basa la auditoria administrativa es la investigación científica, por lo cual el auditor administrativo se apoya en la lógica siguiendo los pasos del razonamiento "inductivo y deductivo" que aconseja la decisión a tomar.

    Los elementos sobre cómo desarrollar el proceso se presenta en forma esquemática así:

    Recursos para conocer

    Técnicas de auditoria


    a. Comprobación visual
    Obtención de información y su verificación

    b. Información de terceros
    Análisis y confirmación de datos

    c. Deducción lógica
    Evaluación e información
    f. Conclusiones Conclusiones

     

  2. ALCANCES

    Para realizar una auditoria administrativa en cualquier clase de empresa debe de comenzar por realizar un examen y una evaluación integral de los problemas, sus causas y la posible solución de los mismos.

    La auditoria administrativa puede llevarse a cabo en una función específica, un departamento o un grupo de departamentos, una división o grupo de divisiones o de una empresa en su totalidad. Algunas auditorias abarcan una combinación de dos o más de dichas áreas, además de comprender entre otros aspectos lo que a continuación se enumeran: .

  • Objetivos, Políticas, Procedimientos, Programas, Presupuestos, Estrategias, Estructuras de mando y jerarquía, Estructura Financiera, Ejecución, Comunicaciones, Métodos de Control, Resultados, Relaciones fiscales, Vínculos comerciales, Recursos materiales, Recursos Humanos, Organización, Puestos de Trabajo, Mercadotecnia, Producción, Finanzas etc.
  • El examen y valuación que se realiza en el organismo social abarca dos factores básicos como son los factores internos y los factores externos.

     

  1. FACTORES INTERNOS Y EXTERNOS

    En los factores Internos podemos comprender las funciones de cad iales - costos, normas etc.

    Los factores externos, o sea, el entorno de la unidad empresarial tiene una atención especial pues su influencia es determinante para la operación de la empresa por lo tanto su examen debe comprender desde el Medio Ambiente que debe de cubrir Localización - fuerza de trabajo - aspectos legales - cargas fiscales - servicios - mercados - materia prima – comunicaciones. etc.

    En base de lo anterior se debe de preparar el informe de la auditoria administrativa para ubicar en un plano de la situación al que deberá de tomar las decisiones sobre la situación que se plantea.

    En fin su alcance es total, sin ninguna duda, puede comprender una determinada función o actividad, un departamento o un grupo de departamentos, división o grupo de divisiones o en la empresa en su totalidad.

    En el mismo sentido las áreas de investigación pueden incluir una apreciación de los métodos y procedimientos, planeación de entregas, medidas de actuación, costos de ingeniería de proyectos, estimación y fijación de precios, comunicaciones, equipos electrónicos de procesos de datos, efectividad de los directivos involucrados. Como ya se habrá advertido, todo lo anterior implica prácticamente cubrir en forma integral el área de control interno administrativo u operativo, o sea el campo de la función control de la dirección superior.

  2. AREAS DE REVISIÓN Y EVALUACION PRIORITARIA EN UNA EMPRESA

    Los elementos o factores en los métodos de administración que exigen una constante vigilancia, análisis y evaluación son los siguientes:

  • Planes y objetivos
  • Estructura orgánica
  • Políticas y practicas
  • Sistemas y procedimiento
  • Métodos de control
  • Formas de operación
  • Potencial humano y elementos físicos empleados
  • Para fines explicativos se presenta una apreciación general de los elementos o factores prioritarios que deben de considerarse para llevar a cabo el programa de acción en cada una de las áreas y su campo de acción.

     

  1. PLANES Y OBJETIVOS

    Una de las mayores deficiencias en numerosas empresa es la que la administración no da pleno cumplimiento a los principios de planificación. En muchas empresas, las deficiencias se descubrirán por la falta de una completa y clara estipulación de objetivos y carencia de los detalles necesarios para el desenvolvimiento de planes razonables, encaminados al logro de las metas fijas.

    Al evaluar los objetivos y los planes generales, puede parecer, en algunos casos, que la alta dirección de una empresa no se ha percatado bien si los planes están mal trazados y estos están impidiendo que se alcancen dichos objetivos

     

  2. ESTRUCTURA ORGÁNICA

      En el establecimiento y operación de una empresa es vital una organización constante de la estructura orgánica, para satisfacer los objetivos y futuras necesidades de ella. Las deficiencias en la estructura orgánica son comunes en muchas empresas, por ejemplo:

    • Estructura mal proyectada para satisfacer necesidades específicas de la empresa.
    • Funciones no coordinadas y controladas
    • Falta de delegación y autoridad y responsabilidad en forma apropiada
    • Personal no calificado en puestos claves
    • Falta de flexibilidad para situaciones cambiantes.

      Al revisar el organigrama de una empresa, el auditor debe empezar por cerciorarse si refleja o no la situación verdadera, actual, de las funciones orgánicas. Debe analizar cada uno de los elementos para determinar si el organigrama precisa los niveles de autoridad y responsabilidad adecuadamente, las de comunicación. unidades descentralizadas, presentación, dependencia, cargos comité, etc.

  1. POLÍTICAS

    Las políticas son esenciales para una administración eficaz. Determinar las intenciones de la dirección y constituir principios orientados que contribuyan a que la empresa pueda seguir un camino planeado para alcanzar sus objetivos.

    La deficiencia en la formulación y aplicación de políticas apropiadas puede atribuirse a la falta de atención y dirección de la gerencia lo que trae por consecuencia distorsiones en el manejo de la administración de una empresa por lo que deben de escribirse en forma clara y sencillas para que sean observadas fielmente y pueda compatibilizarse con los objetivos de la empresa y sirva de orientadores para la mejor conducción de la administración.

     

  2. SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

    Al examinar cualquier sistema o procedimiento, el auditor debe tener en cuenta el propósito y su forma de decidir sobre los méritos respecto a la forma en que sirven a la empresa. Un sistema o procedimiento deficiente puede resultar costoso y entorpecer las operaciones de la organización, ya que obstaculiza la fluidez de las políticas que la generaron.

    Lo que importa es cerciorarse de que el sistema o procedimiento esté proyectado de forma que se obtengan los resultados deseados, debe determinarse lo que está haciendo, dónde?, Cómo?, y por quién?; Cada paso individual en el proceso debe ser estudiado y evaluado. Luego hacer los ajustes a las desviaciones mediante correcciones oportunas y de bajo costo o en su caso puede haber sobre pasado su utilidad y es necesario afinar su objetivo. La necesidad de la gerencia de examinar constantemente todos los sistemas, procedimientos y procesos es una prioridad de la gerencia delegada en el auditor administrativo.

     

  3. MÉTODOS DE CONTROL

     

    En toda actividad comercial, industrial y de servicios, se encuentran métodos de control en pleno funcionamiento. Son herramientas por medios de los cuales la dirección obtiene ciertos resultados para conseguir una acción coordinada y hacer que el trabajo se realice en la forma proyectada.

    Todo método deficiente puede ser resultado de errores en los registros y procedimientos, de una falta de observancia de los sistemas de supervisión, o de normas de administración insuficientes.

    Para que exista un control eficaz en cualquier actividad, tiene que haber una medición continua y detallada de la realización de la misma. Esto es cierto sobre todo tratándose de operaciones, costos, métodos, productos, sueldos y salarios.

    El auditor está obligado a efectuar un estudio, tanto de los registros como del procedimiento y siempre que sea necesario, hacer las recomendaciones oportunas para que se efectúen revisiones.

     

  4. FORMAS DE OPERACIÓN

    Es importante un periódico examen, análisis y evaluación de los medios de operación, ya que estos involucran esfuerzos que se realizan muchas veces sin sentido. Por lo que respecta a mano de obra hay que determinar la fuerza del trabajo básico necesario, los desperdicios que esto ocasiona, los altos costos en que se incurren, los desajustes productivos y comerciales que se presentan.

    Con el objeto de satisfacer las necesidades de sus clientes, la empresa comercial debe planear y determinar su línea de mercancías y existencias, mantener normas de calidad, planear las promociones de ventas, publicidad, venta directa, supervisión de venta, distribución de productos, armonía laboral, etc.

    Es la empresa de tipo industrial, los problemas son mantener una tasa adecuada de producción, la compra y control de materiales, su percepción y almacenamiento, métodos y normas de producción, control de calidad, empaque, despacho, embarque, etc. Las organizaciones que proporcionan servicios tienen como preocupación la rapidez y calidad de la operación, y la capacidad de asimilación de mas trabajo.

    La forma de operación de toda empresa implica mantener una adecuada relación y coordinación entre las diversas funciones, para conseguir mejores resultados. Entre los factores que causan mas impacto y que afectan la operación de la empresa. Son los cambios silenciosos en la economía de un país, lo que ocasiona trastornos a la hora de operar un método, un sistema, un procedimiento, una acción.

     

  5. RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES

      En todo tipo de empresa existe la necesidad de evaluar políticas y practicas de los recursos humanos y materiales. Está evaluación comprende una revisión para determinar la capacidad y los puntos débiles y fuertes de la gente. Para ello el auditor llevará un examen de las condiciones de trabajo, programas de adiestramiento, evaluación del trabajo, calificación de méritos, desarrollo de actividades, motivación, facilidades y coordinación en el desarrollo de labores diarias.

      En la auditoria administrativa de personal habrá que atender al sistema que sigue para llevar registros y a la preparación y tramite de los informes de personal. El informe sobre rotación de personal merece mucha atención. Otros aspectos son las especificaciones de las tareas, métodos de entrevistas, reclasificación de trabajadores. El auditor buscará causa de descontento en el empleo, falta de observancia de políticas y procedimientos de la empresa, coordinación deficiente, con el propósito de revelar cualquier debilidad, error, deficiencia, inconsistencia, irregularidad.

      En el caso especifico del área de personal se deriva la auditoria de los recursos humanos como una ramificación de la auditoria administrativa, específicamente William P. Leonard dedica todo un capítulo de su obra (cap. 11) a explicar la manera en que podría realizarse la evaluación de la actuación del personal directivo, lo que demuestra nuevamente el alcance amplio, totalizador, de su enfoque.

      En el caso de los materiales que se utilizan como herramientas y técnicas de la auditoria administrativa, también William P. Leonard enuncia, entre otras, 21 técnicas de auditoria administrativa. La simple mención de algunas de ellas, tales como gráficas de organización, gráficas de procesos, gráficas de distribución de formas, simplificación del trabajo, investigación de operaciones, etc. demuestran cabalmente que Leonard vislumbra la auditoria administrativa como un servicio de asesoramiento integral de la dirección de la empresa.

      Así como W.P.Leonard otros autores han dedicado capítulos enteros refiriéndose a estos aspectos los cuales los consideramos de carácter complementario. Sin embargo, es necesario aclarar que la auditoria administrativa es una necesidad imperiosa en la empresa, no obstante no se debe de olvidar que se trata de una auditoria de la administración de las funciones técnicas que se desarrollan en el interior y el entorno de la empresa, lo que quiere decir que no son las funciones en si, las que se auditan, estas quedan para la disciplina de Organización y Métodos.

      La auditoria administrativa es un examen muy meticuloso que se lleva a cabo mediante un proceso de valuación de todo el contenido de la empresa hasta a la identificación del comportamiento del funcionamiento de los elementos técnicos y prácticos, que sirven de base para la operación óptima de la empresa, lo que posteriormente debe de informarse al nivel superior sobre la situación actual en la cual se presenta el acto.

      La toma de decisión genera nuevas formas para el tratamiento de los problemas, como es el mejoramiento de las diferentes funciones necesarias u en su caso eliminar, aumentar, combinar, lo que permitirá atender el informe del auditor mediante practicas de Reingeniería, organización y métodos etc.

     

  1. RECURSOS PARA EVALUAR

    Es conveniente que el auditor conozca y aplique, siempre que sea posible los métodos de medición cuantitativa y cualitativa, para lo cual deberá de preparar formularios, cuestionarios, medidas, pruebas, escalas y otras técnicas etc. que le servirán en su trabajo para establecer, si algo es bueno, malo, alto, bajo, medio, etc.

    La información obtenida le servirá como base de sustentación para la toma decisiones en la aplicación de medidas correctivas de las desviaciones que se presentan, siendo necesario determinar en forma cuantitativa el número de unidades, la medición de cada clase de tarea realizada, así como las horas hombres requeridas para elaborar una cantidad de unidades iguales, siendo, además, necesario el establecer estándares de cada uno de los tiempos y movimientos de las personas así como el costo de materiales. Los métodos estadísticos son de gran utilidad en la medición de datos para llegar corregir las diversas mediciones que se presentan y que son necesarias para el conocimiento cuantitativo; sin embargo, la observación nos permite obtener datos concretos por lo que deberá establecerse valores de antemano para poder valuar determinada condición.

     

  2. CONCLUSION

    La auditoria es una necesidad en la actividad empresarial de nuestros tiempos por lo que la especialidad en el campo administrativo se vuelve imperiosa su aplicación para el logro de una efectiva administración de la empresa, ya que constituye una ventaja competitiva que le permite a la administración ser eficaz y lograr niveles de eficiencia, pilares que le permiten a cualquier empresa competir en el mercado. La auditoria administrativa nos lleva a visualizar de inmediato la posibilidad de ubicar a la empresa en la ruta correcta de su desarrollo administrativo y operativo para el logro de los objetivos.

    La auditoria administrativa es una herramienta preventiva de los efectos negativos que ocasiona la mala coordinación, relación y la valuación de cada uno de los elementos que forman la gestión gerencial de la empresa. Su contribución es una forma de antivirus administrativo que permite anticiparse ante las amenazas que se presentan.

    La aplicación de la auditoria administrativa y la actividad de la auditoria financiera se complementan, formando un binomio del control, formando así la auditoria integral, cuya aplicación se a constituido en una necesidad de la empresa moderna para poder hacer frente a los retos del futuro.

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