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Determinación de las necesidades mínimas de efectivos en la empresa “Productos Lácteos Habana”

Resumen: El trabajo realizado tiene como objetivo estimar el saldo mínimo de efectivo a corto plazo con que debe operar la empresa, a partir de la situación financiera de esta. Para realizar este análisis se tomo el comportamiento del ciclo de caja en periodos anteriores, así como el estudio de razones financieras, de manera que nos permita conocer la capacidad de la empresa para hacer frente a sus obligaciones más inmediatas y proyectar la estrategia para un futuro. La actividad de tesorería en la empresa es de vital importancia, constituyendo una herramienta de dirección. La misma tiene entre sus objetivos invertir los excedentes temporales en activos financieros, así como la búsqueda de formas de endeudamientos menos costosas. Palabras Claves: Tesorería, Flujo de caja, Saldo mínimo, Déficit.(V)
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Autor: Juan Carlos Diaz Velazquez y Otro Autor

Resumen.

El trabajo realizado tiene como objetivo estimar el saldo mínimo de efectivo a corto plazo con que debe operar la empresa, a partir de la situación financiera de esta. Para realizar este análisis  se tomo el comportamiento del ciclo de caja en periodos anteriores, así como el estudio de razones financieras, de manera que nos permita conocer la capacidad de la empresa para hacer frente a sus obligaciones más inmediatas y proyectar la estrategia para un futuro. La actividad de tesorería en la empresa es de vital importancia, constituyendo una herramienta de dirección. La misma tiene entre sus objetivos invertir los excedentes temporales en activos financieros, así como la búsqueda de formas de endeudamientos menos costosas. Lograr un adecuado equilibrio entre los beneficios y los costos de liquidez, es una parte esencial de la Gestión de Tesorería, función que debe realizar el Tesorero al decidir sobre la distribución de los activos líquidos, entre efectivo y valores negociables.

Aspectos generales de la Gestión de Tesorería

Garantizar la liquidez de la empresa y la generación de beneficio, deben constituir elementos fundamentales de la administración financiera, lo que permitirá determinar aquellos factores que influyen sobre la solvencia de la empresa, mejorando y proporcionando un nuevo sistema de información que permita determinar con suficiente antelación los riesgos en que pueda incurrir. 

La economía de la empresa, en lo referente al ámbito financiero, tiene como fin básico “la administración de los recursos financieros cada vez más escasos, para el logro de los objetivos empresariales y de esta forma propiciar que la entidad pueda liquidar las obligaciones contraídas en las fechas de su vencimiento” (1). 

Por este motivo, para sobrevivir al entorno competitivo actual, debemos gestionar óptimamente activos y pasivos; esto representa trabajar con los mínimos activos posibles y utilizar nuevas técnicas de gestión. 

La Gestión Financiera Empresarial, se ocupa del análisis de los datos financieros así como la planeación financiera de la administración del activo y de la determinación de la estructura de capital. El administrador financiero es el encargado de realizar estas funciones.

La Administración del Efectivo 

 “La administración del efectivo surge en la década del 50, en Estados Unidos de América y fue evolucionando paulatinamente a través del establecimiento de compañías multinacionales norteamericanas en diferentes países” <http://www.terra.com/finanzas/artículo(htp)/fin435.htm/ > (2). 

Su surgimiento ha estado provocado por la complejidad del entorno competitivo actual, y por la importancia cada vez mayor del departamento financiero dentro de la empresa, que se ven obligadas a gestionar óptimamente sus activos y pasivos para poder sobrevivir. 

“La administración del efectivo no es más que el “conjunto de medidas estratégicas y organizativas que afectan a los flujos monetarios y, en definitiva, a los resultados de la empresa” (3). 

Para lograr administrar eficientemente el flujo de dinero, los administradores financieros de los negocios deben captar el máximo de dinero, explotarlos eficientemente y controlar como éstos se gastan, lo cual permite obtener la liquidez óptima. 

Importancia de la Gestión de Tesorería 

La Gestión de Tesorería es definida como la “gestión de la liquidez inmediata, constatadle en caja o en cuentas con entidades de depósitos y financiamiento” (4). 

A través de ella se gestionarán los canales por los que fluye el dinero de la Empresa (cajas, carteras, cuentas de depósitos y líneas de crédito), en sus correspondientes monedas, controlando mediante la conciliación bancaria los movimientos bancarios y comprobando los acuerdos con los bancos. 

En cualquier empresa la actividad de tesorería es de vital importancia, pues constituye una herramienta de dirección. 

El tesorero de una empresa debe buscar las proporciones óptimas entre el efectivo y las inversiones financieras temporales que permitan eliminar todo riesgo de insolvencia y a su vez obtener mayores niveles de rentabilidad.

Lograr un adecuado equilibrio entre los beneficios y los costos de liquidez, es una parte esencial de la Gestión de Tesorería, función que realiza el tesorero al decidir sobre la distribución de los activos líquidos entre efectivo y valores negociables.

Administración de los Flujos de Efectivos. El Float 

El Float se origina producto de la diferencia entre el momento en que la contabilidad de la empresa registra una entrada o salida de tesorería, a través del saldo de efectivo en banco y en que el banco realiza el ingreso o el pago, es por ello que se hace tan necesario en la empresa realizar la conciliación bancaria. 

El período de flotación se define como “la demora en el movimiento de los fondos” (5). 

En consecuencia, se puede hablar de la etapa de flotación de cobros y etapa de flotación de pagos. La diferencia entre ambos, se define como tiempo de flotación neto. 

El periodo de flotación de cobros  procura que el dinero esté disponible lo antes posible, dar rapidez a los flujos de cobros para evitar el Float entre el día de cobro y el día en que se disponen los fondos, y de esta forma mantener el nivel de efectivo deseado, todo esto debe ser responsabilidad del departamento de tesorería de la empresa. 

El tiempo de flotación de los pagos es definido por algunos autores como “el período que transcurre desde el momento en que un  cheque es enviado al acreedor, hasta que es cobrado en la oficina bancaria de la empresa” (6). 

Modelos de Gestión de Liquidez 

Partiendo de la importancia de la liquidez en la empresa, es de gran interés la correcta Administración del Efectivo. Para lograr este objetivo se necesita determinar las necesidades mínimas de liquidez en la empresa, pueden utilizarse para ello diferentes métodos, los cuales se pueden clasificar en analíticos y matemáticos. 

Dentro de los métodos analíticos se encuentra el “Método Corriente o Ciclo de Caja”. 

Por tanto, se define el Ciclo de Caja como “el tiempo que transcurre desde el momento que la empresa realiza una salida de efectivo para la compra de materias primas, hasta el momento en que se cobra por concepto de la venta del producto terminado” (7). 

Análisis de los Estados Financieros. (Razones Financieras)  

El análisis de Estados Financieros, normalmente se refiere al cálculo de razones para evaluar el funcionamiento pasado, presente, y proyectado de la empresa. 

“El análisis de razones es la forma más usual de estudio financieros, puesto que ofrece las medidas relativas al funcionamiento de la empresa. Los insumos principales para el análisis financieros son el estado de ingreso y el balance general del período o períodos que se consideren” (8). 

Las razones financieras se pueden dividir en cuatros grupos básicos:

Razones de Liquidez                         Razones de Endeudamiento

Razones de Rentabilidad                   Razones de Cobertura 

Gestión del Déficit o Excedente a Corto Plazo 

Como se ha señalado, uno de los objetivos de la Gestión de Tesorería es minimizar el Costo de Financiación e invertir los Excedentes de Liquidez, ese objetivo se logra a través de esta función. Es por ello que el tesorero de una empresa, así como todo el personal involucrado, deben conocer a diario la posición en valor, tanto globalmente, como por cada Banco, así como actualizar sus presupuestos y previsiones y de esta forma detectará el Déficit y Excedente a Corto Plazo. 

Dentro de las fuentes de financiamiento externas se encuentra la Financiación Bancaria y la No Bancaria, según Demestre, Castells y González (2002), ellas son: (9). 

·        Productos Financieros Bancarios

Ø      Descuentos de Efectos Mercantiles

Ø      Préstamos Bancarios a Corto Plazo.

Ø      Crédito comercial.

·        Financiación No Bancaria.

Ø      Leasing.

Ø      Factoring. 

Resultados 

En la investigación se aplicaron diferentes razones financieras que permitieron realizar algunas comparaciones, de tal manera que reflejara la situación de la empresa en periodos diferentes. Se tomó como base para el estudio, el comportamiento en el primer trimestre de los años 2002 y 2003 respectivamente, tratando de establecer paralelos que nos permitiera realizar estimaciones y proyectos para futuros períodos. 

INDICADORES ECONOMICOS FINANCIEROS

(USD)

RAZONES FINANCIERAS

U.M.

I TRIMESTRE

VARIACION

2002

2003

Liquidez General

Veces

0.82

0.72

- 0.10

Liquidez Inmediata

Veces

0.58

0.33

-0.25

Razón de Tesorería

%

8

5

-3

Capital de trabajo

USD

(160 991)

(353 396)

(192 405)

Ciclo de Inventarios

Días

85

88

-3

Ciclo de Cobro

Días

101

72

29

Ciclo de Pago

Días

84.6

60

20.6

 Para realizar el cálculo del saldo mínimo de efectivo, es necesario tomar como datos los flujos de caja para ambos períodos, tales flujos fueron extraídos del trabajo de diploma Rodríguez, 2003  (10): 

Flujo de Caja

1er Trim 2002

1er Trim 2003

TOTAL DE ENTRADAS

$ 596 404.17

$ 357 432.44

(menos)   TOTAL DE SALIDAS

(462 686.50)

( 325 088.50)

(=) FLUJO NETO DE EFECTIVO

133 713.67

32 343.94

(más) SALDO INICIAL

49 201.00

6 573.00

(=) SALDO FINAL EN CAJA

$ 182 918.67

$ 38 916.94

Después de mostrar los flujos de efectivos para los periodos estudiados, ya estamos en condiciones de calcular el saldo óptimo de efectivo, el cual se obtiene de la siguiente manera:

 

=

 
Saldo Mínimo de Efectivo                 Total de Desembolsos en el Período

                                                                   Rotación de Caja  

                                        1er trimestre 2002                                 1er trimestre 2003 

 

=

 
Saldo Mínimo de                      $462 686.50                                          $325 088.50

Efectivo                                          0.88                                              0.90 

 

Saldo Mínimo de            =     $ 525 780.12                                 $361208.88    

Efectivo 

Al establecer una comparación entre los saldos óptimos calculados y los saldos finales de efectivos mostrados en la (tabla 3.4), es fácil percatarse que en ambos periodos el saldo mínimo con que debe operar la empresa es mayor al saldo final en caja, por tanto, hay que decir que en las dos etapas estudiadas existe un déficit de efectivo a corto plazo, tal déficit es calculado a continuación. 

Déficit de Efectivo = Saldo Final en Caja – Saldo Mínimo 

                                                1er Trimestre 2002                       1er Trimestre 2003 

Déficit de   =            $182 918.45 – $525 780.12          $38 916.94 – $361 208.88

Efectivo 

Déficit de Efectivo =                     ($ 342 861.45)                            ($ 322 292.94)             

Partiendo de que el saldo mínimo en un período dado, es directamente proporcional a las salidas totales de ese período, entonces  la disminución anteriormente señalada, lejos de representar una mejora en la situación financiera, representa un agravamiento de la misma, ya que obteniéndose  una disminución del 30% de las salidas, causa solamente un efecto de disminución de solamente el 6% del déficit del trimestre anterior. 

Conclusiones 

De acuerdo con los indicadores estudiados podemos decir que el manejo de las cuentas corrientes que incluyen activo y pasivo circulante, es deficiente y esta situación se desarrolla de un periodo a otro. Su solvencia se ve marcada por un índice de endeudamiento que refleja que la empresa cuenta con $ 0.82 de activo circulante por cada $ 1.00 que tiene comprometido de manera  inmediata. En ambos periodos su capital de trabajo es insuficiente  por tanto la posibilidad de hacer frente a sus deudas a corto plazo es cada ves mas reducida. El  manejo del ciclo de caja en la entidad es limitado presentando insuficiencia en la administración de sus ciclo de cobro y de inventario principalmente, lo que da al traste con una rotación  de caja bastante lenta en los dos periodos estudiados.. En el Studio de la situación financiera de la Empresa, se comprobó a través del análisis de razones, que la misma no cuenta con la suficiente disponibilidad de recursos para hacerle frente a sus deudas a corto plazo, presentando para marzo del 2002 y 2003 un Déficit de efectivo de 342 861 y 322 292.94 USD respectivamente. 

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS: 

1.      Hernández, O; (2002). Gestión del Déficit o Superávit de Efectivo a Corto Plazo. La Habana. En opción al título de Master en Contabilidad y Finanzas. h-16. 

2.      Brigman, E.F. Administración del Efectivo a Corto Plazo [en línea]. Mayo 2003 Disponible en:

                <http://www.terra.com/finanzas/artículo(htp)/fin435.htm/>

      [Consulta: mayo 3, 2003].

3.      Martínez, F. J. (2002). Gestión de Tesorería. Barcelona. p- 56 

4.      Martínez, F. J. (2002). Gestión de Tesorería. Barcelona. p- 59. 

5.      Romero, Varcacel, L. (2001). Estudio sobre Gestión de Tesorería. La Habana. h- 34; 37. En opción al título de Master en Contabilidad y Finanzas.  

6.      Demestre, A; Castells, C; Gonzáles, A; 2001. Técnicas para analizar los Estados Financieros. La Habana.  

7.      Emery, R; (2000). Fundamentos de Administración Financiera.       P- 82. T omo1 

8.      Anónimo, (sa). Fundamentos de Administración Financiera        p- 189. 

9.       Demestre Castañeda, A; Castillo Del Río, C; González Torres, A; (2002). Curso Básico Administración y Dirección de Empresas: Contabilidad y Finanzas. La Habana. Centro de Preparación Gerencial. Ministerio del Transporte, p-21; 22; 23.  

10.  Rodríguez. Báez, D; (2003). Presupuestación de Tesorería. (En opción al Título de Lic. Contabilidad y Finanzas.  

Autor: Lic. Juan Carlos Díaz Velásquez.

 Lic. Reinier del Pino Ceijas.

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