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Propuesta para mejorar el cumplimiento de las observaciones y recomendaciones establecidas en los informes de auditoría interna en la Corporación de los Andes Dirección Trujillo

Resumen: Procedimientos preliminares. Iniciación formal del sistema de comprobantes. Jornalización y mayorización de las transacciones. Sistema de pólizas. La palabra comprobante significa autorización, y de esto se deriva el término "SISTEMAS DE COMPROBANTES" el cual es un procedimiento rígido y especial para autorizar y controlar todos los desembolsos de caja. El sistema de comprobantes propiamente dicho se compone de varios procedimientos. El primero de los cuales es el de la preparación de un comprobante. Sin embargo por varias razones que más adelante serán aclaradas, nuestro estudio comenzará con ciertos procedimientos que pueden ocurrir antes de iniciarse el sistema de comprobantes en sí.
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Autor: ilustrado
Propuesta para mejorar el cumplimiento de las observaciones y recomendaciones establecidas en los informes de auditoría interna en la Corporación de los Andes Dirección Trujillo.


Resumen
Introducción
El problema
Marco teórico
Marco metodológico
Presentación y análisis de resultados
Conclusiones y recomendaciones
Bibliografía

RESUMEN

La presente investigación tiene como propósito fundamental determinar las observaciones establecidas en los informes de auditoría en Corporación de los Andes en el Estado Trujillo. Utilizando una metodología de tipo descriptiva con un diseño de campo; teniendo como población 6 empleados de la Corpoandes en el departamento de Administración, tomando como muestra censo de 6 empleados ya que fue una población finita; aplicándoles un instrumento de tipo cuestionario para recopilar la información necesaria; cuya validez se obtuvo por el juicio de tres expertos; de igual forma la confiabilidad se realizó a través del método de dos mitades, llegando a la conclusión que es importante destacar, que el monitoreo de las actividades referidas a la Auditoría y al Control Interno debe de ser constante y más aun si se cuenta con personal capacitado en esta área. Esto no solo debe ser en función de ocurrencias de los acontecimientos o cuando se producen cambios en la organización sino de modo constante.

INTRODUCCIÓN

En una organización empresarial es necesario el conocimiento de los procesos administrativos, puesto que, un individuo no puede desarrollar eficientemente todas las funciones gerenciales, en virtud de que se requiere la integración de los diferentes niveles jerárquicos que conforma dicha organización. Si bien es cierto, que la actitud y habilidad son condicionantes en la receptividad de los dictámenes de auditoría, es obvio, que el personal debe estar dirigido de manera asertiva, tomando en consideración estos condicionantes bajo una ética profesional que responda a los intereses y necesidades de la organización.

Corporación de los Andes es una institución pública cuyo objetivo es promover el desarrollo integral y armónico de la región de los andes. En tal sentido se conjugan un conjunto de factores de tipo humano, material, económico, financiero y tecnológico.

Conforme a las técnicas de auditoría establecidas, se realiza en esta institución un análisis evaluativo y correctivo con relación a los informes de auditoría.

En la presente investigación en el Capítulo I contiene el planteamiento del problema, la justificación, objetivos asignados al presente tema, las posibles limitaciones.

El Capítulo II presenta una relación generalizada de los antecedentes de la institución objeto de estudio, así como de otras investigaciones vinculadas y la base conceptual para efectuar el análisis respectivo.

El Capítulo III expone la metodología empleada para el desarrollo de la investigación tanto para recabar información como para el análisis de los datos. Así mismo, se puede observar el tipo y diseño de la Investigación, la población en estudio con su respectiva muestra y finalmente la validez y la confiabilidad respectivamente.

El Capítulo IV: En esta parte de la Investigación se puede observar el análisis e Interpretación de los resultados, con sus respectivas tablas y gráficos de torta, trabajadas directamente de los Items en estudio.

El Capítulo V: Se expone las conclusiones desde el punto de vista del autor y previo estudio de sus asesores, de esta manera proceder a emitir las recomendaciones relacionadas con la solución de los problemas observados en el desarrollo del trabajo de grado.

CAPITULO I

EL PROBLEMA

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.

Partiendo del concepto de "auditoría", definido como una actividad que implica la aplicación de ciertas técnicas y procedimientos cuyos resultados, una vez llevado a cabo son de carácter indudable, en la cual se hace referencia a un examen crítico que se realiza con la finalidad de evaluar la eficacia y la eficiencia de una sección, de un organismo, o una entidad. (Boletín de Normas de auditoría del Instituto Mexicano de contadores 2000 : 87).

De lo anterior se puede deducir, que la auditoría es un examen crítico pero no mecánico, que no implica la preexistencia de fallas en la entidad auditada y que persigue el fin de evaluar y mejorar la eficacia y eficiencia de una sección o de un organismo, sea este dependiente del estado Venezolano o ente del sector público o bien forme parte de la empresa privada.

De allí que se puede expresar que los principales objetivos que busca la auditoría es el control de las funciones, el análisis de la eficiencia de los sistemas administrativos, contables y financieros, la verificación del cumplimiento de la Normativa general de la empresa, en este ámbito y la revisión de la eficaz gestión de los recursos materiales y humanos de la organización o institución, sea esta de carácter público o privado. (Reyes 2000: 3)

En este sentido, se puede decir que la auditoría interna es la realizada con recursos materiales y personas que pertenecen a la empresa auditada. Los empleados que realizan esta tarea son remunerados económicamente, existentes por expresa decisión de la Empresa, o sea, que puede optar por su disolución en cualquier momento.

Por otra parte, la auditoría externa es realizada por personas afines a la empresa auditada; es siempre remunerada. Se presupone una mayor objetividad que en la auditoría Interna, debido al mayor distanciamiento entre auditores y auditados.

Aunado, a lo expuesto anteriormente, señala Rodríguez (2000: 5), que en cuanto a empresas se refiere, solamente las más grandes pueden poseer una auditoría propia y permanente, mientras que el resto acuden a las auditorías externas. Una Empresa o Institución que posee auditoría interna puede y debe en ocasiones contratar servicios de auditoría externa. Las razones para hacerlo suelen ser:

Necesidad de auditar una materia de gran especialización, para la cual los servicios propios no están suficientemente capacitados.

Servir como mecanismo protector de posibles auditorías externas decretadas por la misma empresa.

Aunque la auditoría interna sea independiente del Departamento de Sistemas, sigue siendo la misma empresa, por lo tanto, es necesario que se le realicen auditorías externas, para tener una visión fuera de la empresa.

Sin embargo, para poder realizar eficientemente esta labor, es imprescindible contar con un recurso humano especializado en el área, como es la figura del auditor, el cual tiene como función velar por la correcta utilización de los amplios recursos que la empresa pone en juego para disponer de un eficiente y eficaz Sistema de Información. administrativo, contable y financiero, claro está, que para la realización de una auditoría eficaz, se debe entender a la empresa en su más amplio sentido, ya que una Universidad, un Ministerio o un Hospital son tan empresas como una Sociedad Anónima o una empresa Pública. El auditor sólo puede emitir un juicio global o parcial basado en hechos y situaciones incontrovertibles, careciendo de poder para modificar la situación analizada por él mismo.

Dentro de este marco, se puede expresar que la auditoría nace como un órgano de control de algunas instituciones estatales y privadas. Su función inicial es estrictamente económico-financiero, y los casos inmediatos se encuentran en las peritaciones judiciales y las contrataciones de contables expertos por parte de Bancos Oficiales.

Dentro de este contexto, se tiene claro que la función auditora debe ser absolutamente independiente; no tiene carácter ejecutivo, ni son vinculantes sus conclusiones. Queda a cargo de la empresa, organización o institución, tomar las decisiones pertinentes. La auditoría contiene entonces elementos de análisis, de verificación y de exposición de debilidades y disfunciones.

Aunque pueden aparecer sugerencias y planes de acción para eliminar las disfunciones y debilidades antedichas; estas sugerencias plasmadas en el Informe final reciben el nombre de Recomendaciones.

Dentro de otro orden de ideas, y de acuerdo a lo expuesto en los informes emitidos por la Contraloría de la República de Venezuela, se hace mención que para el año 1998, se realizó un examen integral a los Sistemas de Control Interno Institucional en las áreas de interés de control definido para la administración del Estado. Con ello se pretendía evaluar el grado de desarrollo de los complejos y diversos sistemas que permiten, a cada servicio empresa y organismos del Estado Venezolano, verificar la confiabilidad de la información, la protección de los recursos institucionales, la eficiencia en el desarrollo de las operaciones asociadas a las misiones, asimismo, determinar el nivel de adhesión del personal a la política prescrita por la Administración Central.

La labor se desarrolló en 18 Ministerios y aproximadamente 175 entidades públicas, permitiendo desarrollar y fortalecer los mecanismos internos existentes, procediéndose a informar al Presidente de la República en el mes de Enero de 1999 los resultados alcanzados y las propuestas derivadas.

Así mismo, para el año 2001, el objetivo gubernamental, esta llamado a aplicarse en toda la Administración Pública, en función de hacer un examen Integral a los Sistemas de Administración y Control de los Activos Fijos y Financieros, y de las Tecnologías de Procesos e Información de todos los entes públicos del país. En la ejecución del mismo, se estima se aplicarán aproximadamente 200.000 horas/hombre, y la cobertura institucional será de 180 Empresas del Estado (Informe de gestión de la Contraloría de la Presidencia de la República 2000 :123)

De lo anteriormente expuesto, se puede inferir que el Gobierno Nacional, ha venido desarrollando un proceso de control interno de la Administración del Estado, y del entorno complejo que la caracteriza y limita, en el ejercicio del poder político y en la labor de administración de los recursos públicos.

En el análisis de la Administración de tal entorno, que se pretende llevar a cabo, es importante distinguir diversos controles que, atendida la naturaleza de quien o quienes los ejercen, así como los grados de independencia y los fines que orientan su acción, se puedan clasificar en controles externos y controles internos de la Administración del Estado.

Partiendo de la premisa anterior, es importante hacer referencia que las instituciones dependientes del Gobierno Nacional, asentadas en el estado Trujillo, también se han visto reglamentadas por el proceso de control interno establecido por el Gobierno Nacional a partir del año 1994.

En este sentido es importante hacer mención a la Corporación de los Andes, como institución pública con forma jurídica de instituto autónomo, perteneciente a la administración descentralizada, funcional y administrativamente adscrita al Ministerio de Planificación y Desarrollo, tiene como finalidad promover el desarrollo integral y armónico de la región de los Andes, en función de su potencial regional y de sus ventajas comparativas y competitivas.

En este sentido y de acuerdo a las funciones de la administración y control dispuestas en los artículos 70 y 72 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, y como parte de la política anteriormente referida, es que siguiendo las órdenes respectivas de la Presidencia de la Corporación de los Andes, se comienza un proceso de auditoría interna en la Dirección de Corpoandes Trujillo, en el año 1998, con la finalidad de detectar el funcionamiento de los recursos públicos en obras de inversión social, compromisos saláriales, servicios públicos entre otros en la referida entidad.

Siguiendo la disposición anterior por parte del Directorio de Corpoandes Mérida, se inicia un proceso de control interno enfocado principalmente en la revisión presupuestaria de la planificación de obras para ese año, definidas en la Unidad de planificación, Unidad de ejecución seguimiento y control, Unidad de estudios Básicos y proyectos, Unidad de apoyo técnico entre otras.

Entre los alcances planificados dentro del proceso de auditoría interna implementada en la Corporación, se revisó lo relativo a:

Las cuentas de ingresos propios.

Las cuentas por pagar.

Las relaciones de gastos del Fondo de operaciones con sus respectivos soportes.

Las conciliaciones bancarias.

El arqueo de caja.

La Nómina del personal de la Dirección Trujillo.

La situación del estado físico de la infraestructura, materiales, mobiliario, equipos, y vehículos adscritos a la corporación.

El inventario, entre otros.

Una vez realizado las revisiones correspondientes, el contralor interno de Corpoandes emitió sus conclusiones respectivas a la situación evidenciada, encontrándose entre otras, que existen compromisos por pagar de los años anteriores por el orden de doce millones setecientos catorce mil novecientos setenta y tres bolívares con 37/100 céntimos (Bs. 12.714.973,37), así como también, que los trámites de contabilidad se llevan de acuerdo a los principios de contabilidad generalmente aceptados, sin embargo se evidenció que los informes no se realizan de manera periódica, lo que dificulta la función de seguimiento y control por parte del ente regional, lo cual, imposibilita la aplicación de los correctivos necesarios en ellos recomendados.

Del punto anteriormente expuesto radica la importancia que tiene la presente investigación, por cuanto su propósito es el de verificar y conocer el estado de avance de las recomendaciones propuestas para mejorar el cumplimiento de las observaciones establecidas en los informes de auditoría interna en la Dirección Trujillo de la Corporación de los Andes.

Lo anterior implica, entre otras consideraciones, determinar aquellas situaciones que pudieran producir una interrupción de la función del ente regional, y con ello afectar la misión fundamental de carácter público.

Así mismo, debe dársele importancia a las recomendaciones emitidas por el contralor en virtud de las debilidades que requiere acciones a corto plazo, estas deben ser las más prioritarias, tanto en la exposición del Informe como en la toma de medidas para la corrección.

Por otra parte hay que considerar las acciones correspondientes a una situación discreta que requiere acciones a medio plazo, así como también, las acciones que requieren solamente alguna acción de mantenimiento a largo plazo.

Adicionalmente a esto, se deben estimar los costos involucrados en las soluciones ya implementadas o por realizar, como asimismo, se deben determinar aquellas unidades operativas que requieran medidas de apoyo prioritario.

De lo anteriormente expuesto surge la interrogante de la presente investigación:

FORMULACIÓN DEL PROBLEMA.

¿Cuáles son las recomendaciones propuestas para mejorar el cumplimiento de las observaciones establecidas en los informes de auditoría interna en la Corporación de los Andes Dirección Trujillo.?

Posteriormente surgen nuevas inquietudes que permiten responder la premisa anterior:

SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA.

¿Cuáles han sido los alcances y logros de la auditoría interna realizados en Corpoandes Dirección Trujillo?.

¿Cuál es el plan y el Programa de Trabajo, implementado por la Dirección de Corpoandes Trujillo para llevar a cabo las recomendaciones emitidas en el informe de auditoría?

¿Resulta significativo, la detección temprana de los riesgos y dificultades que puedan comprometer los ajustes, reemplazo de bienes o procesos vitales que puedan estar afectando el funcionamiento de Corpoandes Trujillo?.

OBJETIVOS DE INVESTIGACIÓN

OBJETIVO GENERAL.

Diseñar una propuesta que permita mejorar el cumplimiento de las observaciones y recomendaciones establecidas en los informes de auditoría interna en la Corporación de los Andes Dirección Trujillo.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Determinar los alcances y logros de la auditoría interna realizados en los últimos años en Corpoandes Dirección Trujillo.

Identificar el plan o el Programa de Trabajo, implementado para llevar a cabo las recomendaciones previstas emitidas en los informes de auditoría de Corpoandes Dirección Trujillo.

Determinar el significado de la detección temprana de los riesgos y dificultades que comprometan los ajustes, reemplazo de bienes o procesos vitales que puedan estar afectando el funcionamiento de Corpoandes Dirección Trujillo.

JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA DE LA INVESTIGACIÓN.

El propósito de la presente investigación, relacionada con la temática de la auditoría no sólo se circunscribe a obtener una visión respecto a los avances de las tareas establecidas para resolver o atenuar los efectos de los diversos problemas o necesidades que puedan presentarse dentro de una organización o institución, sino que también viene a proporcionar información en forma oportuna a la autoridad competente, para adoptar a tiempo las acciones correctivas pertinentes, a fin de asegurar la continuidad del funcionamiento de cada organización.

Por lo tanto, el interés de la temática de la auditoría está dirigido a detectar en la forma más temprana posible, los riesgos y dificultades que puedan comprometer la oportunidad de los ajustes, reemplazos de elementos o procesos para la marcha de la institución.

Esta labor de auditoría, a diferencia de otros trabajos de investigación, no se encuentra totalmente normada y carece de pautas comunes y precisas para llevarla a cabo, motivo por el cual, el surgimiento de aportes en la presente investigación, está precisamente orientada a transformarse en un apoyo práctico a los deberes del auditor interno.

Por ende, se debe considerar la oportunidad con que se entregan los resultados de este trabajo, ponderándose cada una de las afirmaciones allí contenidas con las áreas especializadas de la organización, con el objeto de dar tiempo a la Administración para que adopte las medidas que puedan corregir aquellos aspectos detectados (alerta temprana).

Para tales efectos, el auditor interno debe ayudarse con toda la información, recursos informativos y tecnológicos que se posean dentro de la organización de manera que de esta forma, se pueden identificar, verificar y analizar los elementos y procesos críticos que resultan esenciales para el funcionamiento de la institución, evaluándose con mayor exactitud las acciones tendientes a resolver o mitigar los problemas que se puedan producir en los venideros ejercicios económicos de la organización.

Por otra parte, desde el punto de vista metodológico, la investigación está orientada a servir de apoyo directo al proceso de auditoría que se está aplicando en los servicios, instituciones y empresas de la Administración Pública Venezolana. Su cobertura está definida por sus autoridades; con el propósito de que las observaciones, conclusiones y recomendaciones que se deriven de la evaluación, se encuentren debidamente respaldadas y formalizadas en el Ejecutivo.

Así mismo, desde el punto de vista práctico, el estudio de la auditoría constituye una pauta que complementa el trabajo del auditor interno. Al respecto, ellos deberán informar los progresos que se hayan alcanzado en su institución, de tal forma que dicha información, avalada por la autoridad correspondiente, pueda ser asimilable a nivel agregado por los Organismos de Gobierno encargados de la coordinación general de estas materias en el ámbito público.

Desde el punto de vista teórico, esta investigación adquiere relevancia considerando que enfatiza la importancia de las políticas de control administrativo interno establecidos en relación con la correspondencia y pertinencia de la utilización de los recursos provenientes del Estado Venezolano, hacia su eficiente utilización por parte de los institutos autónomos como es el caso de la Corporación de los Andes, en especial la Dirección Trujillo.

Finalmente los resultados de esta investigación se justifican y tienen relevancia y pertinencia con las instituciones del sector público en lo relativo a los procesos de control desarrollados por la Contraloría General del Estado venezolano, así como también, contribuir al desarrollo de un sistema de control interno o de auditoría. Traduciéndose esto, en un beneficio para la Corporación de los Andes Dirección Trujillo ya que, esto conduciría al mejoramiento en el uso de los recursos de inversión provenientes del estado Venezolano, así como la productividad y la competitividad en las empresas del sector público, lo que a su vez se traduciría en un crecimiento institucional para el estado Trujillo.

DELIMITACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN.

La presente investigación hace referencia a las recomendaciones propuestas para mejorar el cumplimiento de las observaciones establecidas en los informes de auditoría interna en la Corporación de los Andes Dirección Trujillo, como parte del proceso administrativo y contable que llevan a cabo los organismos públicos adscritos al Estado Trujillo.

La investigación se enmarca dentro del área temática de las ciencias económicas administrativas y contables, en lo relacionado a los procesos de control interno, "informes de auditoría", previstas en los contenidos del pensum de la Escuela de Contaduría Publica adscrita al Núcleo Universitario "Rafael Rangel " de la ilustre Universidad de los Andes.

El período objeto de estudio comprenderá la revisión del ejercicio económico de la Corporación de los Andes, Dirección Trujillo, finalizado el 31 de diciembre del año 1998, por cuanto es el informe más reciente encontrado en esa Dirección corporativa.
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