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Contabilidad

Resumen: Aspectos legales de las sociedades. El efectivo. Inversiones a corto plazo. Cuentas por cobrar y efectos por cobrar. El inventario. Activos fijos. Activos intangibles. Pasivo corto plazo. Pasivo a largo plazo. Superavit, dividendos, reservas. Contabilidad de sucursales. Ventas y consignaciones. El presente trabajo está realizado con la finalidad de profundizar los conocimientos contables en los diferentes temas a desarrollar dentro de este contexto, entre ellos podemos encontrar: efectivo, inventarios, sucursales, ventas y consignación, etc.(V)
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Autor: Gioconda Capecchi Martínez
Índice

Índice

Contenido general

Aspectos legales de las sociedades

El efectivo

Inversiones a corto plazo

Cuentas por cobrar y efectos por cobrar

El inventario

Activos fijos

Activos intangibles

Pasivo corto plazo

Pasivo a largo plazo

Superavit, dividendos, reservas

Contabilidad de sucursales

Ventas y consignaciones

Conclusion.

Bibliografia

 

INTRODUCCIÓN

El presente trabajo está realizado con la finalidad deprofundizar los conocimientos contables en los diferentes temas a desarrollardentro de este contexto, entre ellos podemos encontrar: efectivo, inventarios,sucursales, ventas y consignación, etc.

Para ello se exponen cada uno de los temas en detalle, asícomo ejemplo prácticos para visualizar el manejo de cada una de las cuentas ycomo estas son afectadas en cada situación.

Espero que la información aquí descrita cumpla a cabalidadcon los objetivos propuestos.

CONTENIDOGENERAL

1.       Sociedades Mercantiles

  1. Efectivo, Conciliaciones Bancarias y Arqueo de Caja (Ejemplos y Asientos)
  2. Inversiones a Corto Plazo (Asientos de Colocación, Inversiones Temporales Versus Banca)
  3. Cuentas por Cobrar
  4. Inventarios
  5. Activos Fijos (Ejemplos de un método de depreciación)
  6. Activos Fijos Intangibles (Amortización, Agotamiento)
  7. Pasivo Corto Plazo
  8. Pasivo Largo Plazo (Obligaciones)
  9. Superavit (Tipos, Dividendos, Reservas)
  10. Sucursales
  11. Ventas y Consignaciones

 

CAPITULO I

ASPECTOSLEGALES DE LAS SOCIEDADES

CONSTITUCIÓN DE LAS SOCIEDADES

EI Código de Comercio de Venezuela reconoce las siguientesespecies de sociedades mercantiles.

Las sociedades en nombre colectivo o en comandita simple seconstituyen por documento público o privado mediante registro en el tribunal decomercio de un extracto del contrato de la compañía y en la misma forma sehacen constar sus modificaciones.

El extracto debe contener:

 

  1. Los nombres, y domicilio de los socios que no sean simples comanditarios y los de éstos, sino han entregado su aporte.
  2. Su razón social y objeto de ésta.
  3. Su duración.
  4. El importe de los valores entregados.
  5. La expresión de lo que cada socio aporte en dinero o en otros bienes; y nombre de los socios autorizados para obrar por la compañía.

El documento constitutivo de las compañías anónimas y delas sociedades en comandita por acciones deberá expresar:

 

  1. Denominación y domicilio de la sociedad.
  2. El objetivo de la sociedad.
  3. El monto del capital suscrito e importe del capital pagado.
  4. Nombre, apellido y domicilio de los socios, número y valor nominal de las acciones.
  5. El valor de los bienes aportados.
  6. Reglas con sujeción a las cuales deberán formarse los balances y calcularse y repartirse los dividendos.
  7. Las ventajas y derechos otorgados a los promotores.
  8. Número de individuos que compondrán la junta administradora, sus derechos y obligaciones, expresando cuál de ellos puede firmar por la compañía. En el caso de las compañías en comandita, el nombre, apellido y domicilio de los solidariamente responsables.
  9. El número de comisarios.
  10. Fecha de inicio de la compañía y su duración.

 

El documento constitutivo de las sociedades deresponsabilidad limitada deberá contener:

 

  1. Nombre, domicilio y nacionalidad de los socios fundadores.
  2. Denominación de la sociedad y su objeto.
  3. El monto del capital social.
  4. Monto de la cuota de cada socio.
  5. Número de personas que han de ejercer la administración.
  6. Número de Comisarios, cuando los haya.
  7. Reglas de elaboración de los balances y de calcular los dividendos.
  8. Tiempo de duración de la sociedad.

 

En las tres sesiones siguientes, daremos atención a ciertosproblemas de contabilidad que son propios de las organizaciones que se presentancomo sociedades mercantiles, a las cuales podríamos empezar por definirlas comoaquellas que tienen por objeto la asociación de dos o más personas para operaren común con un propósito de lucro. Las mismas, se rigen por los respectivoscontratos de sociedad, actas constitutivas, códigos de comercio, código civil,etc. y pueden ser los siguientes tipos:

 

  1. en nombre colectivo
  2. sociedades en comandita
  3. sociedades anónimas
  4. sociedades de responsabilidad limitada

 

 

Sociedadesen nombre Colectivo

Se forman teniendo como elementos fundamentales lasrelaciones personales entre los socios. Sus obligaciones comprometen íntegramenteel patrimonio de cada uno de estos, porque normalmente, todos intervienen en laadministración de sus negocios.

Se extinguen por la muerte o interdicción de alguno de lossocios; salvo que haya sido expresamente previsto lo contrario en el contratosocial. La responsabilidad de cada uno de los socios es solidaria y la razónsocial es por lo regular el nombre de uno o varios de los mismos.

Constituciónde una Sociedad en Nombre Colectivo por Aportes Totales Inmediatos en efectivo.

Consideremos el siguiente ejemplo: El día 2 de enero de1962, A. Alvarado, M. Pérez, y J. Salas, constituyen una sociedad en nombrecolectivo que operará, bajo la razón social de A. Alvarado y Cía., con elobjeto de comerciar en aparatos de radio y televisión, en la ciudad de Caracas.Los socios aportan inmediatamente en efectivo Bs. 60.000, 40.000 y 20.000respectivamente. El asiento de apertura que se redactará en el Diario Principalserá el siguiente:

 

1962

Día

Descripción

Debe

Haber

Enero

2

Antonio Alvarado, Manuel Pérez y José Salas, han formado con esta fecha una Sociedad Colectiva para dedicarse a la venta de radio y televisión, de acuerdo con el Contrato Social otorgado a tal efecto.

- 1 -

Caja o Banco

A. Alvarado – Capital

Manuel Pérez – Capital

José Salas – Capital

 

 

 

 

 

 

 

120.000

 

 

 

 

 

 

 

 

60.000

40.000

20.000

 

SociedadesAnónimas

La Sociedad Anónima es una persona jurídica comerciantecuya responsabilidad está limitada al patrimonio aportado por los socios, sinque ninguno de ellos quede obligado personalmente por las deudas sociales. Sededica al comercio bajo una denominación distinta del nombre de los socios quepuede ser del objeto del negocio o alguna otra que la distinga de las demás.

El capital de una sociedad anónima se divide en acciones: éstasconfieren a sus tenedores determinados derechos fundamentales, de los cuales losmás importantes son:

 

  1. Votar en las asambleas de accionistas y participar en la administración de la sociedad.
  2. Participar en las ganancias, esto es, recibir dividendos cuando los declaren los administradores.

 

  1. Participar en la suscripción de cualesquiera emisiones de acciones de la clase de las que se posean, en proporción a las que tenga cada accionista en la fecha de la emisión adicional.
  2. Participar en la distribución del activo de la sociedad al disolverse ésta.

 

 

El asiento correspondiente será:

 

 

- 1 -

Accionistas

Capital social

 

Por las obligaciones contraídas por los suscriptores de las 500 acciones de Bs. 1.000,00 C/U de valor nominal y que representan al capital social

 

500.000

 

 

500.000

 

LaSociedad en Comandita

Es aquella en la cual las obligaciones sociales estángarantizadas por la responsabilidad ilimitada y solidaria de uno o más socios,llamados socios solidarios o comanditantes, y por la responsabilidad limitada auna suma determinada de uno o más socios, llamados comanditarios.

Contabilidadde las Sociedades en Comandita Simple

El asiento de apertura es, casi igual al de las sociedades ennombre colectivo. En él se debe aclarar si el socio es comanditante ocomanditario.

Ejemplo: El día 20/02/1961 se ha constituido la sociedadAlvarado, Pérez y Cía. Sociedad en comandita. Los socios se obligaron enaportar y aportaron en la siguiente forma:

SOCIOS COMANDITANTES

A. Alvarado................................. Bs. 60.000,00 enefectivo;

M. Pérez..................................... Bs. 40.000,00en efectivo;

J. Salas....................................... Bs. 20.000,00en efectivo;

SOCIOS COMANDITARIOS

A. Arias....................................... Bs. 15.000,00en efectivo;

M. Rivas..................................... Bs. 10.000,00en efectivo;

 

CAPITULOII EL EFECTIVO

Concepto

Es un activo circulante, el de mayor liquidez con el quecuenta una Organización para cubrir sus inmediatas obligaciones.

Se considera como efectivo las partidas del activo circulanteque se mencionan a continuación:

 

  • Dinero de curso legal, propiedad de la Empresa, es decir, dinero de obligatoria aceptación en el país, con las limitaciones que la Ley impone, de acuerdo a lo especificado en la Ley del Banco Central y la Ley General de Bancos y Otras Instituciones Financieras.
  • Depósitos realizados en Bancos, en las Cuentas Corrientes y de Ahorros, a favor de la Empresa.
  • Instrumentos de crédito de cobranza inmediata: cheques ordinarios, cheques de gerencia, cheques de viajeros, giros postales y telegráficos y otros instrumentos de crédito de cobro inmediato, aceptados por los bancos, que legalmente posea la Empresa.
  • Divisas o monedas extranjeras de libre cotización en la Banca Nacional.

 

No se considera efectivo a aquellas partidas del activo que,a pesar de estar conformadas por dinero de curso legal, no sean de inmediatadisponibilidad, tales como: depósitos dados en garantía, coberturas de reservade capital y/o fondos de reserva legal, prestaciones sociales, depósitosbancarios congelados por intervención de la institución financiera u otrosmotivos, depósitos a plazo fijo, cheques devueltos por falta de fondos,estampillas postales o fiscales, adelantos para viáticos u otros gastos, valesen caja o cheques con fechas adelantadas.

 

Control Interno del Efectivo

Lo constituye una serie de procedimientos bien establecidos,con el propósito de monitorear todas las actividades de la Empresa, que puedanafectar el manejo del efectivo. Estos procedimientos tienen por objetivosalvaguardar los activos, garantizando la exactitud y confiabilidad de losregistros mediante:

  • División del trabajo
  • Delegación de autoridad
  • Asignación de responsabilidades
  • Promoción de personal eficiente
  • Identificación del personal con las políticas de la Empresa.

La tendencia generalizada es efectuar los depósitos de todoel dinero que se recibe, en las cuentas corrientes bancarias que posea laEmpresa, y realizar los pagos mediante cheques, excepto los pagos de menor cuantía,que se pagan por Caja Chica. Adicionalmente, se debe asegurar el efectivo contrarobo y fidelidad de los empleados encargados del mismo.

 

La Caja Chica

Consiste en un fondo fijo que la Empresa crea de acuerdo asus requerimientos. El establecimiento de dicho fondo se hace mediante retiro encheque de la cantidad convenida y se asienta de la siguiente manera:

 

MES

DIA

DESCRIPCION

 

DEBE

HABER

Enero

30

Caja Chica

 

50.000

 

 

 

Bco. de Vzla.

 

 

50.000

 

 

 

fondo fijo pagos menores

 

 

 

 

El Control Interno de la Caja Chica debe hacerse, tomando encuenta lo siguiente:

 

  • Deberá establecerse un límite máximo para los pagos a realizarse por caja chica. Los que excedan dicho limite, se deberán pagar con cheques.
  • Esta cuenta sólo se moverá cuando se decida aumentar o disminuír el fondo, o para su eliminación.
  • Debe haber una sola persona responsable de la caja chica.
  • La persona responsable de la caja chica, no debe tener acceso a la Contabilidad, ni a los Cobros, ni a la Caja Principal.
  • La reposición del fondo se hará mediante cheque a favor de la persona responsable del mismo.
  • El fondo se cargará a cada una de las cuentas de gastos o de costos, según se especifique en los comprobantes pagados por la Caja Chica.
  • Los comprobantes impresos, numerados correlativamente, deberán estar aprobados previamente por otra persona autorizada y especificaran en cifras y letras, el monto pagado.

 

 

La Caja

Es la cuenta que registra todo el efectivo que ingrese ysalga de la Empresa. Se carga con los cheques que recibe y se abona cuando sehace el depósito de los mismos en Banco. Es una cuenta de saldo deudor o cero,nunca acreedor. Indicará el efectivo, cheques o vales que se encuentran en laCaja.

Ejemplo: La Empresa realiza una venta de contado al Cliente Xpor Bs. 160.000,00. Se le hace una factura identificada con el nro. 1234. ElCliente cancela el total con cheque de su cuenta corriente del Banco Caracas. Elasiento en el Diario será como sigue:

 

MES

DIA

DESCRIPCION

DEBE

HABER

Enero

30

CAJA

160.000

 

 

 

VENTAS

 

160.000

 

 

 

Venta contado según factura nro. 1234

 

 

 

El mismo día se deposita todo lo que ingresó en CAJA, enuna cuenta corriente que la Empresa mantiene en el Banco de Venezuela.Suponiendo que se realizaron otros cobros en efectivo por Bs. 284.000. Seingresará en el Banco un total de Bs. 444.000. EL asiento de Diarios será:

 

MES

DIA

DESCRIPCION

 

DEBE

HABER

Enero

30

BANCOS

 

444.000

 

 

 

CAJA

 

 

444.000

 

 

Ingreso Bco. de Venezuela. Depósito Nro.xxxx

 

 

 

 

El Arqueo de Caja consiste en el análisis delas transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto decomprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldoque arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en Cajaen dinero efectivo, cheques o vales. Sirve también para saber si los controlesinternos se están llevando adecuadamente. Esta operación es realizadadiariamente por el Cajero. Los auditores o ejecutivos asignados para ello,suelen efectuar arqueos de caja en fechas no previstas por el Cajero.

Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes osobrantes, con respecto a la cuenta de control del libro mayor. Estasdiferencias se contabilizan generalmente en una cuenta denominada "Diferencias de Caja". Se le cargan los faltantes como pérdidas y se abonanlos sobrantes como ingresos. Si no se subsanan estas diferencias, al cierre delejercicio, la cuenta "Diferencias de Caja" se deberá cancelar contrala de "Pérdidas y Ganancias".

 

La Conciliación Bancaria

Consiste en la comparación de los registros de lasoperaciones con los Bancos, de nuestros libros con los movimientos registradosen los Bancos, mostrados en los Estados de Cuenta Mensuales que emiten dichasinstituciones, para proceder a hacer las correciones o ajustes necesarios en loslibros de la Empresa.. Esto se realiza ya que es común que los saldos de dichosestados de cuenta de los Bancos, no coincidan con los de nuestros libros porcualesquiera de las siguientes razones:

 

  • Cheques pendientes de cobro por parte de los beneficiarios de los mismos.
  • Depósitos de última hora que la Empresa realizó y que el Banco no registró por haber cerrado.
  • Los libros de las cuentas corrientes, para preparar los Estados de fin de mes.
  • Errores numéricos u omisiones en los libros de la Empresa
  • Cheques ajenos que el Banco carga por equivocación
  • Cheques devueltos por falta de fondos o cualquier otra causa.
  • Cargos que el Banco efectúa causados por intereses, comisiones, impuestos, etc.
  • Abonos hechos a la Empresa por el Banco, por concepto de intereses, cobros realizados en su nombre o cualquier otro concepto
  • Errores u omisiones por parte de los Bancos

Existen diferentes métodos de conciliación:

 

Método de Cuatro Columnas.

Consiste en la elaboración de una hoja de cuatro columnas.Dos para la cuenta en los libros de la Empresa y dos para la misma cuenta en loslibros del Banco (con Debe y Haber). Este procedimiento permite ver claramentelos Ajustes que hay que hacer en el Libro de la Empresa. Ejemplo: Después derevisar el Estado de Cuenta Mensual del Banco de Venezuela y los registros de laEmpresa, se encuentra las siguientes diferencias:

 

  1. Saldos al 31 de Enero de 2000: Cuenta del Mayor de la Empresa Bs. 1.200.000. Estado de Cuenta del Banco Bs. 1.045.300
  2. Los cheques 101001 y 101025 por Bs. 29.000 y 30.000 aún no han sido cobrados
  3. El depósito de Bs. 150.000,00 del 30-01-2000, no fue abonado en cuenta
  4. El Banco devolvió un cheque, por falta de fondos, por Bs. 60.000
  5. El Banco especifica un cargo por comisión por cheque devuelto de Bs. 3600
  6. El cheque 101022 por Bs. 11.000, se había abonado por 10.000
  7. El cheque 101018 por Bs. 14.500, se había abonado al Banco por 15.400

 

 

 

LIBROS

EMPRESA

 

LIBROS

BANCO

REF

DESCRIPCION

DEBE

HABER

 

DEBE

HABER

a)

Saldos al 31 de Enero de 2000

1.200.000

 

 

 

1.045.300

b)

Ch/no cobrados: Nro.101001

 

 

 

29.000

 

 

Nro. 101025

 

 

 

30.000

 

c)

Depósito del 30-01-00 no abonado

 

 

 

 

150.000

d)

Ch. Devuelto falta de fondo

 

60.000

 

 

 

e)

Comisión Banco por cheque Devuelto

 

3.600

 

 

 

f)

Abonado de menos, Cheque Nro. 101022

 

1.000

 

 

 

g)

Abonado de mas, Cheque Nro. 101018

900

 

 

 

 

 

 

1.200.900

64.600

 

59.000

1.195.300

 

Saldos Correctos

 

1.136.300

 

1.136.300

 

 

 

1.200.900

1.200.900

 

1.195.300

1.195.300

 

Los Ajustes del Diario se podrán hacer tomando los datos dela Hoja de Trabajo. Se puede hacer dos asientos: uno por los cargos al Banco yotro por los abonos, de la siguiente manera:

 

MES

DIA

DESCRIPCION

 

DEBE

HABER

Febrero

3

BANCO DE VENEZUELA

 

900

 

 

 

CUENTAS X COBRAR: X

 

 

900

 

 

Ajustes s/ conciliación hoy

 

 

 

 

MES

DIA

DESCRIPCION

 

DEBE

HABER

Febrero

3

CUENTAS X PAGAR: Y

 

1.000

 

 

 

CUENTAS X COBRAR: Z

 

60.000

 

 

 

GASTOS BANCARIOS

 

3.600

 

 

 

BANCO VENEZUELA

 

 

64.600

 

 

Ajustes s/ conciliación hoy

 

 

 

 

Conciliación por Saldos Ajustados.

Es una conciliación en dos etapas. En la primera se lleva elsaldo del Estado de Cuenta del Banco a la situación correcta, luego de hacerlas correcciones en los libros de la empresa, de acuerdo a las operacionespendientes de registro en el Banco. En la segunda etapa, se llevan los saldos delos libros de la Empresa a su real valor, anotando las transacciones las cualesla Empresa no había registrado.

El Saldo de la cuenta del Banco, en el Mayor de la Empresa seajusta de la siguiente manera:

 

  • Sumando todos los abonos los cuales la empresa conoce sólo cuando recibe el Estado de Cuenta del Banco, como son: efectos por cobrar de la Empresa que el Banco cobró y abonó en cuenta, abono por intereses, errores u omisiones.
  • Restando los cargos que el Banco ha hecho a su favor como son comisiones, cheques devueltos o anulados, etc.

De la misma manera se hacen los ajustes al estado de cuentaenviado por el Banco:

 

  • Sumando los cargos que la Empresa hubiese hecho , los cuales no aparecen en dicho estado de cuenta tales como los errores u omisiones o los depósitos a última hora.
  • Restando abonos que no aparezcan tales como cheques pendientes de cobro, errores u omisiones.

 

Conciliación por Saldos Encontrados

Es una conciliación que consiste en ajustar el saldo delEstado de Cuenta del Banco, hasta llegar al saldo que muestra la cuenta delbanco en el libro mayor de la Empresa, es decir:

 

  • Se suman al saldo del banco los Cargos por Depósitos de última hora, efectuados por la Empresa y los Cargos efectuados por el Banco que la empresa no haya tomado en cuenta, tales como: comisiones, intereses, errores u omisiones.
  • Se restan los Abonos por: Cheques emitidos por la Empresa y no presentados al cobro y los abonos efectuados por el banco no tomados en cuenta por la empresa (Intereses, cobros hechos por el banco en nombre de la empresa).

CAPITULOIII INVERSIONES A CORTO PLAZO

Representan erogaciones realizadas para obtener bienes, conla intención de percibir ingresos, servicios o que de alguna forma favorezcanla imagen del inversor. En las empresas financieras, el rubro de inversionesconstituirá el principal componente de su activo. En las no financieras, esdecir, las dedicadas a actividades industriales, comerciales o de servicios, elrubro de inversiones no acostumbra ser muy importante, excepto en empresas quetienen una o más subsidiarias(filiales) denominadas empresas matrices ocontroladoras.

Inversionesa Corto Plazo

Denominadas también transitorias o temporales, son lasrealizadas con carácter eventual en valores de gran seguridad y de fácilconvertibilidad en efectivo. En el Balance General, las inversiones transitoriasse incluirán dentro del grupo activo circulante o corriente y se puedenconsiderar como efectivo disponible a corto plazo.

Ejemplo: Se ha realizado una inversión por Bs. 9.615.384,00en un título negociable. El nominal reembolsable a 60 días a Bs. 10.000.000.

 

Inversiones Temporales 9.615.384,oo

Bancos 9.615.384,oo

Inversionesa Largo Plazo

Las inversiones en títulos valores u otros bienes,hipotecas, terrenos, edificios, etc., realizadas para obtener beneficios,adquiridas con la intención de no desprenderse de ellas en un plazo no menor aun año o por tiempo indefinido, deben considerarse como inversiones a largoplazo.

InversionesTemporales a Largo Plazo

Son las realizadas con la intención de que en un futuromayor a un año sea posible convertirlas en efectivo u otros bienes, sinperjudicar la eficiencia de las operaciones de la empresa. Estas suelen estarrepresentadas por bonos o acciones de cualquier sociedad incluyendo las que pudiéramosconsiderar como asociado, hipotecas terrenos y edificios.

Inversionespermanentes

Las inversiones que por su naturaleza e intención se hanrealizado como requisito necesario para mantener o mejorar la eficiencia de lasoperaciones presentes o futuras del ente inversor.

CAPITULO IV

CUENTASPOR COBRAR Y EFECTOS POR COBRAR

Están constituidas por créditos a favor de las empresas,correspondientes a las ventas, prestación de servicios y demás operacionesnormales, incluyendo cuentas de clientes no garantizadas, efectos o documentospor cobrar, aceptaciones de clientes y montos acumulados o no facturados por loscuales pueden expedirse o no facturadas con posterioridad.

En la mayoría de las empresas, las cantidades por ventas decontado se acumulan todos los días en una o más cajas registradoras y la sumase registra por medio de un asiento de diario al final del día. Todos estosasientos son iguales; todos tienen un cargo repetitivo a:

Ejemplo:

Caja 56.000

Ventas 56.000

El crédito se ha extendido en los negocios modernos, y ya escasi imposible sostener un volumen razonable de ventas sin concederlo. Elvendedor tiene que financiar a su comprador y la deuda debe permanecer en loslibros hasta que se cobre o se cancele por incobrable. Las cuentas a cobrar seincluyen en el activo circulante solamente los montos a cobrar nacidos de lasoperaciones del negocio, los cuales se espera convertir en dinero durante elciclo operativo.

El origen de esta partida es la venta a crédito de mercancías,las empresas mercantiles y manufactureras, o de servicios en las empresas deservicios públicos y profesionales, hoteles e instituciones similares. Se cargaa la cuenta del cliente el precio de las mercancías despachadas o de losservicios prestados, y se le abonan los pagos recibidos. El saldo representa underecho legitimo de la empresa a percibir el dinero por él expresado.

Los saldos acreedores que pudieran existir en algunassubcuentas, deben mostrarse en el pasivo circulante, bajo el titulo de "Saldos acreedores de cuentas por cobrar". Para los efectos de la presentaciónen el balance general, los saldos acreedores en las cuentas por cobrar no sedeben deducir del monto bruto de éstas.

b

Ejemplo:

El día 05-01-99 efectuamos ventas mercancías a crédito,factura N0 567 a 60 días, por Bs. 8000,oo a nuestro cliente R. J.Asociados.

 

Cuentas por Cobrar 8000,oo

Ventas 8000,oo

 

Vendemos mercancías por Bs. 100.000 cliente firma 4 (cuatro)giros dando inicial de Bs. 20.000,oo.

 

Caja 20.000

Efectos por cobrar 80.000

Ventas 100.000

 

Cliente cancela último giro de Bs. 20.000 correspondiente asu cuenta con nuestra empresa.

 

Caja 20.000

Efectos por cobrar 20.000

CAPITULOVEL INVENTARIO

Concepto

 

Representa la existencia de bienes muebles e inmuebles quetiene la empresa para comerciar con ellos, comprándolos y vendiéndolos talcual o procesándolos primero antes de venderlos, en un período económicodeterminado. Deben aparecer en el grupo de Activo Circulante.

Clases de Inventarios

De acuerdo a las características de la empresa encontramoscinco tipos de inventarios:

Inventario de Mercancías:

Lo constituyen todos aquellos bienes que le pertenecen a laempresa bien sea comercial o mercantil, los cuales los compran para luegovenderlos sin ser modificados. En esta Cuenta se mostrarán todas las mercancíasdisponibles para la Venta. Las que tengan otras características y esténsujetas a condiciones particulares se deben mostrar en cuentas separadas, talescomo las mercancías en camino (las que han sido compradas y no recibidas aún),las mercancías dadas en consignación o las mercancías pignoradas (aquellasque son propiedad de la empresa pero que han sido dadas a terceros en garantíade valor que ya ha sido recibido en efectivo u otros bienes).

Inventario de Productos Terminados:

Son todos aquellos bienes adquiridos por las empresasmanufactureras o industriales, los cuales son transformados para ser vendidoscomo productos elaborados.

Inventario de Productos en Proceso deFabricación:

Lo integran todos aquellos bienes adquiridos por las empresasmanufactureras o industriales, los cuales se encuentran en proceso demanufactura. Su cuantificación se hace por la cantidad de materiales, mano deobra y gastos de fabricación, aplicables a la fecha de cierre.

Inventario de Materias Primas:

Lo conforman todos los materiales con los que se elaboran losproductos, pero que todavía no han recibido procesamiento.

Inventario de Suministros de Fábrica:

Son los materiales con los que se elaboran los productos,pero que no pueden ser cuantificados de una manera exacta (Pintura, lija,clavos, lubricantes, etc.).

 

Métodos de Inventario

Existen dos métodos de contabilidad de Inventarios, loscuales nos permiten determinar el costo de la mercancía vendida. Estos son:

Inventario periódico:

Es el que se realiza al final del ejercicio económico yconsiste en el conteo físico de las mercancías y la asignación de susvalores. Cuando se realiza para verificar el Inventario Continuo puedepracticarse en cualquier momento. La ejecución de este método de inventario selleva a cabo en dos etapas: la preparación y la realización. La primeraconsiste en la organización del trabajo: planificación, ordenamiento de losproductos, entrenamiento del personal, etc. La segunda comprende el conteopropiamente dicho de los artículos, el registro en las hojas de inventario y lavaloración de los mismos.

Inventario Perpetuo o Continuo:

Consiste en llevar un registro que muestra en todo momento lacantidad e importe del inventario en existencia. Los cambios en el inventario seregistran a medida que ocurren, mediante cargos y créditos en la cuenta deinventario, en este método no se utiliza ninguna cuenta de Compras. Cuando sevende una mercancía, se requieren dos asientos contables:

1.- Por la Venta (registrada al precio de venta)

2.- Por la reducción en el inventario (registrada al costo).

Un ejemplo ilustrativo sería:

Una compañía que comercia con Televisores, los que compraal mayor en Bs. 70.000 cada uno y los vende al detal a Bs. 80.000 su asiento sería:

Inventario inicial – 4unidades.........................................Bs. 280.000

Compra en el período – 10 unidades............................ Bs. 700.000

Vende en el período – 9 unidades:

Precio de venta............................................... Bs. 720.000

Costo de las unidades vendidas ................. ............. Bs. 630.000

Inventario Final – 5 unidades ....... ........................... Bs. 350.000

Inventario Inicial: 280.000

 

PERIODICO

PERPETUO

 

 

 

 

 

 

 

REF

DESCRIPCION

DEBE

HABER

 

DEBE

HABER

a)

Compras

700.000

 

 

 

 

b)

Cuentas por pagar

 

700.000

 

 

 

a)

Inventario

 

 

 

700.000

 

b)

Cuentas por pagar

 

 

 

 

700.000

a)

Cuentas por Cobrar

720.000

 

 

 

 

b)

Ventas

 

720.000

 

 

 

a)

Cuentas por Cobrar

 

 

 

720.000

 

b)

Ventas

 

 

 

 

720.000

c)

Costo de Ventas

 

 

 

630.000

 

d)

Inventario

 

 

 

 

630.000

             

 

Asiento de ajuste (inventario final determinado por recuentofísico)

Inventario ........................................... Bs.350.000

Costo de Ventas ................................ Bs. 630.000

Inventario ...........................................Bs.280.000

Compras ............................................Bs.700.000

 

Asiento de cierre (Inventario Periódico)

Ventas ................................................ Bs.720.000

Costo de Ventas ................................. Bs. 630.000

Ganancias y Pérdidas......................... Bs. 90.000

 

Asiento de cierre (Inventario Perpetuo) (*)

Ventas ............................................... Bs.720.000

Costo de Ventas ................................ Bs. 630.000

Ganancias y Pérdidas......................... Bs. 90.000

 

ESTADO PARCIAL DE GANANCIAS Y PERDIDAS

Ventas.............................................Bs.720.000

Costo de Ventas.............................. Bs.630.000

Utilidad bruta sobre ventas............. Bs. 90.000

 

(*) para ambos métodos es el mismo asiento.

 

En la mayoría de los casos en que se usa el método deinventario perpetuo se mantiene un registro continuo, en cantidades, para cadauno de los distintos tipos de artículos que se tienen para la venta. Un modelosimplificado puede tener la siguiente presentación:

TARJETA DE INVENTARIO

Descripción: Televisores

------------ CANTIDADES ------------------ ------------------ VALORES --------------------

Fecha

Compradas

Vendidas

Existencia

Cargos

Créditos

Saldo

20-Enero-1985

 

 

4

 

 

280.000

 

10

 

14

700.000

 

980.000

 

 

9

5

 

630.000

350.000

La evaluación de los Inventarios

Entre los métodos más importantes para evaluar losinventarios, tenemos:

·         Costo o Mercado el Más Bajo: Se toma como base el precio inferior de las existencias, manteniendo el principio contabilístico del Conservatismo el cual no anticipa beneficios y prevé posibles pérdidas.

 

  • El Método FIFO o PEPS: Este método se basa en que lo primero que entra es lo primero en salir. Su apreciación se adapta más a la realidad del mercado, ya que emplea una valoración basada en costos más recientes.

 

  • El Método LIFO o UEPS: Contempla que toda aquella mercancía que entra de último es la que primero sale. Su ventaja se basa en que el inventario mantiene su valor estable cuando ocurre algún alza en los precios.

 

  • El Método del Costo Promedio Aritmético: El resultado lo dará la media aritmética de los precios unitarios de los artículos.

 

  • El Método del Promedio Armónico o Ponderado: Este promedio se calculará ponderando los precios con las unidades compradas, para luego dividir los importes totales entre el total de las unidades.

 

  • El Método del Costo Promedio Móvil o del Saldo: Calcula el valor de la mercancía, de acuerdo con las variaciones producidas por las entradas y salidas (compras o ventas) obteniéndose promedios sucesivos.

 

  • El Método del Costo Básico: Por medio de este método se atribuyen valores fijos a las existencias mínimas, este método es bastante parecido al LIFO con la diferencia de que se aplica solamente a la cantidad de inventario mínimo.

 

  • El Método del Precio de Venta al Detal: Permite la estimación de inventarios con la frecuencia que se desee. El inventario físico se practicará, basándose en los precios de venta Marcados en los artículos.

 

CAPITULO VIACTIVOS FIJOS

Son ciertos bienes de naturaleza permanente necesarios paradesarrollar las funciones de una empresa.

La proporción del activo fijo con relación al capital no esel mismo en todas las empresas comerciales, mientras unas necesitan emplear lamayor parte del mismo en maquinarías, instalaciones, herramientas, etc.(empresas industriales, de servicios, etc.) otras apenas precisan activos fijospara definir sus actividades (empresas distribuidoras) por cuyo motivo antes dedecir si el activo fijo es grande o pequeño debemos conocer las característicasy el objeto fundamental de la empresa.

BienesTangibles o Materiales

Representan la inversión que tiene la empresa en bienes conmateria corpórea, como son: maquinarías, instalaciones, muebles y enseres,terrenos, edificios, equipos, etc.

La contabilización y control del activo fijo lo trataremosen la siguiente forma:

  1. Compra
  2. Control
  3. Depreciación
  4. Venta o Desincorporación

Compra deActivos Fijos

Al adquirir el activo fijo se le dará entrada en nuestroslibros o su valor de costo, según factura de compras más los desembolsosrealizados por estas compras (transporte, seguros, derechos de aduana etc.). Esdecir cargamos directamente a la cuenta que representa el bien adquirido todoslos desembolsos realizados correspondientes a su compra.

Al construir la de una planta de la fabrica no solamente sevalorará el terreno y materiales empleados en la construcción del mismo, sinoque se incluirán todos los desembolsos realizados desde el momento que comiencesu planificación: Estudios del subsuelo y planos, permisos de ingeniería,estudios arquitectónicos, gastos de obreros, etc.

Ejemplo: Compramos una máquina en U.S.A., por Bs. 50.000,00pagamos por concepto de transporte, seguros, aduanas y diversos hasta el momentode instalada en nuestra fábrica BS. 15.000,00. El asiento contable sería:

 

Mes

Día

Descripción

Debe

Haber

Enero

10

Maquinaria

65.000

 

 

 

Bancos

 

65.000

Control de Activos Fijos

Cada cuenta general de activos será desglosadas en fichasque indicarán el movimiento de la misma. Por ejemplo: Maquinaria. Esta cuentala controlaremos abriendo una ficha. Si tenemos cien máquinas tendremosabiertas cien fichas, una para cada máquina.

Ejemplo:

CONTROL DE ACTIVOS FIJOS

 

cuenta: EQUIPO DE REPARTO Nombre del bien: CAMION

Situación: ALMACEN PRINCIPAL DE VENTAS Departamento: VENTAS Fabricado por FORD

Comprado a: IMPORTADORA NACIONAL Serial: 34.25.42 Modelo: 1.971 Núm. Matricula: AB-4214

Factura de compra: 4232 Fecha: 02-01-71 Periodo de Depreciación: 5 años Meses: ::::::::

Cuota anual: 10.000,00 Mensual :::::::::::::: Costo de origen: Bs 60.00,00

Gastos de importación XX Diversos: :::::::::::::::: Total: 60.000,00

Costo Total: 60.000,00 Valor de salvamento: 10.000,00 Cant. A depreciar: 50.000,00

Fecha

 

Depreciación

Depreciación

 

Val. Cotabl.

Observa-

Año

Mes

Día

Cuota

Anual

Mensual

Acumulada

Mejoras

Actual

ciones

1971

1971

1

12

2

31%

 

20

 

10.000,00

 

 

10.000,00

 

60.000,00

50.000,00

 

 

Depreciacióndel Activo Fijo

Teniendo en cuenta el principio contable de "Aplicaciónen el Tiempo" el cual sostiene que los gastos e ingresos deberánreflejarse en el periodo al cual corresponden, la depreciación es unprocedimiento de distribución y tiene por objeto distribuir las perdidas devalores de nuestros activos sujetos a depreciación entre los período en loscuales se realicen estas perdidas.

Todos nuestros bienes tangibles son susceptibles al desgasteaún no usándolos la sola acción del tiempo modifica, altera o desgasta losbienes del activo fijo. Puede entenderse que al ser usados aceleramos sudesgaste.

La operación por la cual indicamos en nuestros libros ladenominaremos depreciación.

La depreciación podemos considerarla por dos causasdiferentes:

1.       Normales: Son las que realizamos como consecuencia de su uso funcional y tiempo.

  1. Anormales o Eventuales: Son las que nos veremos precisados a realizar en forma eventual, como consecuencia de contingencias económicas u obsolescencia prematura de parte de nuestros activos depreciables como consecuencia de adelantos técnicos o científicos no previstos.

 

Sistemade Depreciación

Los sistemas más importantes de depreciación son:

 

  1. Sistema de línea recta
  2. Sistemas decrecientes
  3. Sistema creciente
  4. Sistema del tiempo de trabajo realizado
  5. Sistemas de reemplazo o retiro

A continuación mencionamos sólo uno de ellos:

Sistemade línea recta

Se denomina línea recta, porque considera que lasdepreciaciones son continuas y sin variaciones, siendo su base principal eltiempo de vida útil calculada, sin tener presente si se uso mucho o poco.

 

Cuota de Depreciación = Costo valor Residuo

La Vida útil estimada

 

El caso de no tener valor del residuo sería:

 

Cuota de Depredación = Costo del Bien a Depreciar

La Vida útil estimada

 

Nota: Al obtener la cuota anual de depreciaciónpodremos conocer la cuota mensual dividiendo la primera entre 12.

Ventas deActivo Fijo o Desincorporación

Al comprar un Activo fijo, le asignamos, un númeropredeterminado de meses o años de vida útil probable para desarrollar la funciónpara la cual fue adquirido. La empresa puede cambiarlo o venderlo antes o despuésde cumplirse dicho tiempo. Al efectuar esta operación puede ocurrir tres casos:

 

  1. El Valor Contable es igual al Valor Real
  2. El Valor Contable es mayor que el Valor Real.
  3. El Valor Contable es menor que el Valor Real.

Ventaspor el valor contable

Para este tipo de venta los pasos que deberá seguir son lossiguientes:

  1. Consiga la Ficha que controla el activo que estamos vendiendo.

2. En el caso que la depreciación no este al día, calcúlela desde la última fecha, hasta el día de su venta. Regístrela en su ficha y en los libros Generales (Diario y Mayor).

3. Halle el Valor Contable y compárelo con el Valor Real obtenido en la venta y comprobará si hubo o no las correspondientes pérdidas o ganancias por este concepto.

4. Cierre la cuenta de Depreciación Acumulada, correspondiente al activo que estamos vendiendo.

5. Dé salida, por su Valor ContabIe, al activo que estamos vendiendo. Si hubiese diferencia entre éste y el Valor Real, regístrela en la Cuenta de Pérdidas o Ganancias en Ventas de Activos Fijos.

Ejemplo:

Vendemos un camión cuyas características son lassiguientes: Costo Bs. 60.000, Cantidad depreciada Bs. 40.000 y Valor de ventaBs. 20.000.

 

Mes

Día

Descripción

Debe

Haber

Enero

6

Depreciación acumulada equipo de reparto

Equipo de reparto

Caja

Equipo de reparto

Ganancia venta de activo fijo

 

O bien en un solo asiento, que sería:

Depreciación acumulada equipo de reparto

Caja

Equipo de reparto

Ganancia venta de activo fijo

40.000

 

 

25.000

 

 

 

 

 

40.000

25.000

 

40.000

 

 

20.000.00

5.000.00

 

 

 

 

 

60.000,00

5.000,00

 

En este caso, podemos apreciar que el activo se encontrabaSub-valorado como consecuencia de una cuota de depreciación elevada. Esto nosindica que los periodos anteriores han soportado unas depreciaciones superioresa las pérdidas reales del activó depreciado.

Esta Ganancia en Ventas de Activos Fijos, no debemosconsiderarla como ganancia del periodo se traspasará a Superávit Operacional yen el supuesto de tener que abonarlas al periodo, deberá Indicarla como unaganancia en Otros Ingresos y nunca como ganancia de operaciones normales.

Reemplazosde Activos Fijo

Cuando se vende un Activo Fijo se debe reemplazar por otro,generalmente de características más modernas y competitivas. Podemos entregarel viejo como parte de pago para adquirir el nuevo y contablemente loregistraremos de la misma forma como se explicó en los casos de venta singanancia, con ganancia y con pérdida, la única variable sería que en lugar dedar entrada a Caja (o Efecto a Cobrar) dará entrada al nuevo Activo Fijo.

Ejemplo: El camión de los ejercicios anteriores de Costo Bs.60.000, Depreciación de Bs. 40.000 nos es admitido como cuota inicial, por Bs.25.000, en la compra de un nuevo camión cuyo costo total es de Bs. 100.000 ypor el resto de la deuda aceptamos giros.

 

El asiento de Diario para registrar la operación seria:

Mes

Día

Descripción

Debe

Haber

Enero

8

Depreciación acumulada equipo reparto

Equipo de reparto

Equipo de reparto

Efectos a pagar

Ganancia venta de activo fijo

40.000

100.000

 

 

60.000

75.000

5.000

 

CAPITULOVIIActivos Intangibles

Este grupo estará formado por aquellas cuentas querepresentan bienes o derechos jurídicos intangibles (inmateriales). Suelentener un carácter de inversión permanente y ser necesarios para la obtenciónde los objetivos principales de la empresa.

Las cuentas principales que representan este grupo del activosuelen ser: patentes, marcas de fábrica, concesiones, franquicias o derechos deexplotaciones, fondo de comercio, etc.

Amortizaciones

Empleamos este nombre para indicar la disminución de nuestroderecho sobre el activo intangible (no tiene materia) por la acción del tiempo.

Como se sabe, el derecho de propiedad y explotación de partede nuestro activo intangible (patente, derechos sobre obras literarias, etc.)nos es concedido por un tiempo limitado, por cuyo motivo debemos recuperarnuestra inversión dentro de los límites de ese tiempo.

Para algunas cuentas no se necesita explicación ya que lanaturaleza de su contenido, o el título de las mismas se lo indicará. Ejemplo:

Primas de seguro de vida – cobradas

Concesiones petroleras, Etc.

ActivoFijo Intangible

Agotamientoy Amortizaciones

El agotamiento no es un gasto. Representa una transformacióndel costo de esta clase de activos. La mayoría de las veces, para la explotaciónde estos bienes es necesario realizar desembolsos para su desarrollo, los cualesdenominaremos "Costo de desarrollo" y se pueden incluir el "costode adquisición", antes de calcular la "cuota de agotamiento" queemplearemos en la recuperación de nuestras inversiones, en los cuales losdesarrollos efectuados no tengan la misma vida probable calculada para losbienes sujetos a agotamiento, es conveniente separarlas y tener una cuota parael agotamiento de los costos de adquisición y otra para los costos dedesarrollo.

Para las amortizaciones de patentes, concesiones; se divideel costo de la patente entre el número de años que faltan para que caduque lamisma y el resultado indicará la cuota de amortización. No obstante esimportante que examinemos si el producto que produciremos o la explotación querealicemos tendrá el mismo éxito durante todo el periodo de vida de la patentepues, ocurre, con frecuencia, que ciertos artículos y patentes tienen un éxitomomentáneo y luego decaen en su demanda por aparecer otros articulo similares omejores. En estos casos debe hacerse un estudio profundo del mercado yposibilidades de duración para amortizar el costo de la patente o consecuciónen los primeros años de vida de la misma contabilización de lasdepreciaciones.

Hay dos sistemas para reflejar las depreciaciones en nuestroslibros los cuales denominaremos:

1. MétodoDirecto

Sabemos que la depreciación indica la pérdida de valor, el desgaste de un bien. Es decir, si compramos un camión que costó Bs. 60.000 y al finalizar el año debido al uso y al tiempo su valor es de Bs. 50.000 ha sufrido una disminución en el mismo de Bs. 10.000. que representará la depreciación anual que efectuaremos. Veamos un ejemplo:

El día 02/01/1971, compramos un camión cuyo costo total ascendió a Bs. 60.000. se canceló de contado, con un cheque. Para los efectos del cálculo de la depreciación, se considera la vida útil en 5 años y un valor de residuo de Bs. 10.000. El sistema de depreciación que se decide emplear será el de línea recta. (Quizás el peor para este tipo de bienes. No obstante no estamos tratando el sistema para el cálculo de la cuota, lo que me interesa es que ponga atención a los procedimientos para el registro contable de las depreciaciones).

 

Asiento contable en el diario general al efectuarse la compra:

 

Mes

Día

Descripción

Debe

Haber

Enero

3

Equipo de reparto

A Banco

60.000

 

60.000

 

 

Por supuesto, al camión se le abrirá una ficha de control de activos fijos que reflejará su trayectoria dentro de la empresa.

Al llegar el 31/12, fecha en que termina el periodo económico – contable, realizaremos la depreciación.

Valor de costo Bs. 60.000

Menos valor de salvamento Bs. 10.000

Cantidad a depreciar Bs. 50.000

 

Cantidad a depreciar Bs. 50.000, divídala entre el número de años de vida; 5 y nos dará la depreciación anual Bs. 10.000.

Por el método directo el asiento para reflejar la depreciación sería. Asiento contable en el diario general al efectuarse la compra:

 

 

Mes

Día

Descripción

Debe

Haber

Dic.

31

Gastos depreciación Equipo de reparto

A Banco

10.000

 

 

10.000

 

 

La cuenta de gastos Depreciación Equipos de Reparto se traspasaría como veremos más adelante, a gastos de ventas. Por lo que se refiere al Equipo de Reparto, su cuenta en el mayor aparecería como sigue:

Equipo de Reparto

 

60.000

10.000

Saldo actual (31/12)

50.000

 

 

Que reflejará el "valor contable" actual de equipo reparto. Es decir, la propia cuenta del equipo refleja la perdida experimentada y al efectuar el balance general, aparecerá en el activo fijo por Bs. 50.000. Como la cuenta de gastos depreciación equipo de reparto ha sido traspasada a gastos de ventas y ésta a su vez a pérdidas y ganancias, no aparecerá en el balance la depreciación.

Este método tiene el gran defecto de no informar, en los balances, sobre el "valor de costo" ni las depreciaciones acumuladas sobre el activo fijo.

Fácilmente podrá entender que se denomina método directo porque la cuenta depreciada soporta DIRECTAMENTE, la depreciación y ésta no queda reflejada en ninguna cuenta del libro mayor. No obstante, la depreciación podemos obtenerla por medio de la ficha particular del camión que le tendremos abierta en el control de activos fijos. El método indirecto, actualmente esta en desuso.

2. MétodoIndirecto

Por este método, las depreciaciones efectuadas no modifican las cuentas del activo fijo, simplemente se abre una cuenta nueva que refleja la depreciación, sin tocar la cuenta a la cual afecta la depreciación.

En el supuesto del camión que hemos tratado anteriormente, el asiento del diario general sería:

 

 

Mes

Día

Descripción

Debe

Haber

Dic.

31

Gastos depreciación Equipo de reparto

A depr. Acum. Equipo de reparto

10.000

 

 

10.000

 

Fíjese bien, en este asiento no hemos tocado la cuenta de equipo de reparto. Creamos la de depreciación acumulada equipo reparto. La cuenta de gastos depreciación equipo reparto, como en el caso anterior, se traspasa a gastos de ventas. En el libro mayor tendremos:

 

 

Equipo de reparto

 

Deprec. Acum.

Equipo de reparto

60.000

 

 

 

10.000

 

 

 

 

 

 

En el balance general, las cuentas de depreciaciónacumuladas, como ya hemos visto, se colocarán en el activo, restando al valorde costo del bien que están depreciando, de esta forma el balance nos indicará:

 

  1. El valor del costo (o costo más mejoras)
  2. La depreciación acumulada hasta la fecha
  3. El valor contable (valor según libros)

 

Activo fijo

Equipo de reparto Bs. 60.000

Menos Depreciación acumulada Bs. 10.000

Valor contable Bs. 50.000

 

Gastos deDepreciación

Todo el activo sujeto a depreciación se efectúa en la mismaforma que hemos realizado en el ejemplo del camión. Abriremos una cuenta de"depreciación acumulada" para cada clase de activo fijo: maquinaría,equipos, muebles y enseres, etc.

Ahora bien, donde debe tener cuidado, es al decir quién debesoportar los gastos de las depreciaciones pues no será igual la depreciaciónde una máquina, que se considera como un costo de producción (gastos defabricación que la de una mesa de escritorio que será un cargo a gastos deadministración).

Las siguientes preguntas se hacen a manera de guía parasaber quien soporta los gastos de depreciación; ¿quién se está beneficiandodel desgaste de nuestro activo fijo sujeto a depreciación? ¿Que departamentolo esta usando?.

Veremos algunos de los mas corrientes.

·         Gastos de administración: Debe soportar las depreciaciones de los muebles, maquinas de escribir, calculadoras, equipos de oficina, equipos de transporte destinados al personal administrativo y ciertos inmuebles destinados al servicio de administración.

·         Gastos de ventas: soportaran las depreciaciones de los equipos de reparto destinados a servir en eficiencia y rapidez, las ventas realizadas y material móvil destinados a los vendedores de la empresa, también la de ciertos inmuebles destinados al uso exclusivo de este departamento.

·         Gastos de compras: puede ocurrir, que parte de los equipos de transporte que posee la empresa sean destinados, en algunas ocasiones, al departamento de compras por lo que en estos casos, deberá soportar una parte de las depreciaciones.

·         Gastos de Fabricación: Los más importantes son; Depreciaciones de maquinarias, troqueles, herramientas, edificios de fábricas, instalaciones de fábrica.

 

CAPITULOVIII

PasivoCorto Plazo

Esta constituido por las deudas y obligaciones pagaderas porla empresa a corto plazo o sea dentro de un plazo aproximado no mayor de un año,a partir de la fecha del balance General Normalmente se pagan con activoscirculantes.

CAPITULOIXPasivo a Largo Plazo

Comprende las obligaciones por pagarse dentro de un plazomayor de un año, aproximadamente a partir siempre de la fecha del balancegeneral.

Las cuentas de Valores Pasivos, representan las obligacionescontraídas por la empresa, y como tales figuran en el pasivo Ejemplos;Hipotecas a pagar, efectos a pagar, Emisión Empréstito, Impuestos a pagar.Para figurar en el pasivo deben tener saldo Acreedor.

CAPITULOXSUPERAVIT, DIVIDENDOS, RESERVAS

La sociedad anónima, al constituirse, empezará a funcionar,y luego su capital se incrementará o disminuirá de acuerdo con los resultadosque se obtengan. Estos resultados se registrarán con la denominación de SuperávitGanado, si ha ocurrido una ganancia, o de Déficit si, por el contrario, ocurreuna pérdida. La fuente de donde proviene el Superávit Ganado es, enconsecuencia, la utilidad realizada, pero no distribuida.

Cuando las ganancias de la sociedad se conservan losdividendos no se reparten sino que se incrementan el capital se registra en lacuenta Superávit Ganado. El concepto de Superávit envuelve, también, todosaquellos incrementos de capital, por ingresos de efectivo o de otros bienes,pero que no obedecen a operaciones normales de la empresa, es decir, que no sonlas de obtención de utilidades.

Por ejemplo, cuando se venden acciones por encima de su valornominal (con primas), se acredita a la subcuenta Primas / Acciones o en lacuenta Superávit Pagado, el cual representa un Superávit de Capital. En estecaso se ve claramente que este partido no es una ganancia realizada por lasociedad en sus operaciones normales, por tanto es distinta del superávitganado, motivo por el cual se le llama superávit de capital.

Capital Social, y Capital Neto de una Sociedad Anónima: Teniendopresente que la iniciación y existencia del primero esta sujeto a lo dispuestoen el Código de Comercio; y que el segundo constituye la diferencia entre elactivo y el pasivo o lo que es lo mismo, lo que de acuerdo con principios decontabilidad se ha denominado Capital.

El capital social y el capital neto se originan en causasdistintas y están regidas por principios distintos, es claro que sus montospueden ser del mismo modo diferente entre sí; originándose dicha diferenciapor algunas de las causas siguientes:

 

  1. Que al constituirse la sociedad, los accionistas no hayan pagado totalmente el importe de las acciones suscritas, dando por resultado la existencia de una porción no pagada del Capital Social.
  2. Que la sociedad, en el transcurso de las operaciones, haya obtenido utilidades o sufrido pérdidas que afecten el Capital Neto, pero no pueden hacer cambiar el monto del capital social sin la aprobación de la asamblea de accionistas y la observancia de los requisitos previstos en el Código de Comercio.

 

Siendo estas las causas de discrepancia entre el capitalsocial y el capital neto, el procedimiento para determinar el segundo será, sinlugar a dudas, el de disminuir el capital social en la porción no pagada porlos accionistas, si la hubiere, y aumentar al residuo obtenido en las utilidadesde los ejercicios, no decretadas ni repartidas, desde la iniciación entre elactivo y el pasivo de la sociedad, ya que por definición el capital es ladiferencia que se obtendrá de restar del primero el segundo (o la diferenciaentre una y otro).

El Superávity el Reparto de Dividendos

La diferencia entre el activo y el pasivo de una sociedad anónimarepresenta la participación de los accionistas en los bienes de la sociedad, yse denomina capital neto liquido o contable. Esta diferencia está formada porel capital social y los aumentos del capital neto.

En caso de que el saldo del Superávit sea deudor, comoconsecuencia de pérdidas sufridas en las operaciones, este se convierte en déficit;por tal razón es usual que la cuenta del mayor del superávit provenientes delas utilidades del negocio se denomine superávit o déficit.

El Superávit de una sociedad anónima es, en consecuencia,el excedente de su activo sobre la suma de su Pasivo y del Capital Social.

Ejemplo:

 

Activo 200.000.000

Pasivo 40.000.000

Capital Social 150.000.000

Superávit 10.000.000

En caso de que el saldo del Superávit sea deudor, comoconsecuencia de pérdidas sufridas en las operaciones, éste se convierte en déficit,por tal razón es usual que la cuenta del mayor del superávit proveniente delas utilidades del negocio se denomine Superávit o déficit. El superávit esel punto de unión de las cuentas del balance y del estado de ganancias y pérdidas(por lo que respecta a la utilidad del ejercicio económico), puesto que lascuentas de resultados se cierran, ejercicio tras ejercicio, por superávit, (opor déficit, de acuerdo ocurrir pérdidas) y a éste se cargan las utilidadesrepartidas a los accionistas en forma de dividendos.

Clases deSuperávit

 

  • Superávit de Capital
  • Superávit pagado
  • Superávit donado
  • Superávit por revalorización

 

Superávitde Capital

Los aumentos de capital neto de una sociedad que provenga deotras fuentes que no sean las utilidades normales de la misma o no estánrepresentados por el valor nominal de las acciones en circulación debenconsiderarse como Superávit de Capital.

Superávit pagado

Cuando los accionistas de una sociedad anónima suscribenacciones con prima de acuerdo con lo cual la sociedad recibe efectivo u otrosbienes o el compromiso de recibirlos, por exceso del valor nominal de lasacciones dicho exceso representa un ingreso especial destinado al superávit osea una inversión adicional por parte de los accionistas, la cual debeconsiderarse con toda propiedad parte del Superávit de Capital.

Supongamos que se constituye la sociedad anónima MartínezSRL con un capital social de 100.000 representado por 100 acciones de un valorde Bs. 1000 y que los accionistas suscriben y pagan las acciones con una primade Bs. 5,00 cada una de ellas el asiento es:

Bancos 100.500

Capital social 100.500

 

100 acciones con un valor nominal de Bs. 1000 pagadas a Bs.1005

En la cuenta superávit Pagado deben registrarse además: Elexcedente resultante de las operaciones con las propias acciones de la sociedad.En este caso se explica el criterio de que ninguna sociedad debe experimentarbeneficios o quebrantos que afecten el resultado de las operaciones en el tráficocon sus propias acciones.

Superávit Donado

En ocasiones, las sociedades anónimas reciben sus propiasacciones como donación de sus accionistas, así también pueden recibirterrenos que ceden en forma gratuita los Consejos Municipales, etc.

Si se dona un terreno o alguna otra propiedad, se solicita laopinión de un tasador y con esta base se registra a su justo valor de mercado.Como el incremento de capital resultante no se debe a ganancias realizadas porla sociedad, debe registrarse como Superávit de Capital, subcuenta de SuperávitDonado, o bien directamente en esta última, presentándose en el BalanceGeneral.

Superávitpor Revalorización

Cuando ha experimentado un aumento el valor de los bienes raícesy otros activos fijos y se desea registrar en los libros el valor actual de losbienes de que se trate, puede aumentarse ese valor para que corresponda al quefije un tasador imparcial ajeno por completo a los intereses de la sociedad.Después que un activo se ha usado durante algún tiempo, puede resultarevidente que el costo de adquisición y el valor de mercado difieran, la JuntaDirectiva de la Sociedad puede resolver que las cuentas reflejen esos valoresmodificados, es decir, el valor de mercado. Ejemplo:

Un terreno cuyo costo original es de Bs. 300,000 ha sidotasado en Bs. 400.000.

Terreno 100.000

Superávit por revalorización 100.000

 

Registro ajuste del terreno por Bs. 300.000 valor en libroshasta Bs. 400.000 valor de mercado. Suponemos que el terreno se vende en 380.000

Bancos 380.000

Superávit por revalorización 10.000

Terreno 400.000

Distribución de dividendos

En la distribución de dividendos hay tres fechas que debentenerse presente:

1. La fecha en que se declaran los dividendos

2. La fecha en que se constatan los accionistas registrados

3. La fecha de pago a los accionistas

Declaraciónde dividendos

El dividendo debe ser decretado por resolución de la JuntaDirectiva de la sociedad. Mientras no se cumpla este paso en los libros decontabilidad no aparecerá ninguna obligación por este concepto. Una vez que sehaya decretado el dividendo, el importe del mismo se convertirá en un pasivo ydebe mostrarse como tal en el Balance General dentro del Pasivo Circulante.

ReservasLegales

Las reservas legales responden a imperativos de las leyes queobligan a los comerciantes a retener ciertas cantidades de los beneficios netos,con el objeto de aumentar el margen de garantía que el capital representa paraquienes sostienen relaciones comerciales con ellos y se convierten en acreedoresdel negocio.

El artículo 262 del código de comercio: Anualmente seseparará de los beneficios líquidos una cuota de cinco por ciento, por lomenos, para formar un fondo de reserva, hasta que este fondo alcance loprescrito en los estatutos, y no podrá ser del uno por ciento del capitalsocial.

Este fondo de reserva mientras ocurra la necesidad deutilizarlo, podrá ser colocado en valores de cómoda realización, pero nuncaen acciones u obligaciones de la compañía, ni en propiedades para el uso deella.

Clases deReserva

Reservas de valuación

Tales como las reservas para depreciación y las reservaspara cuentas malas. Estas reservas se deducen generalmente de los importesnominales de las partidas del activo, y los importes netos de los libros seanotan en la columna de Valor según Libros en el lado del activo del estado deliquidación.

En algunos casos puede establecerse una reserva contra dos omás partidas del activo. Hay una sola cuenta de reserva para las pérdidas encuentas y efectos a cobrar, esa reserva no puede dividirse entre las dospartidas del activo, no es posible deducirla en el lado del activo del estado deliquidación y se expone dentro del rubro de Reservas en el Pasivo.

Reservas de Pasivo

Tales como Reserva para Impuesto sobre Utilidades. Deben serclasificadas dentro de los rubros Pasivo con Prelación, Pasivo TotalmenteGarantizado, Pasivo Parcialmente garantizado y Pasivo no Garantizado. Unareserva para las posibles reclamaciones adicionales en relación al impuestosobre las utilidades de años anteriores, puesto que se espera que habrá quepagar el impuesto, la partida se clasifica como una deuda con derecho de prelación.

Reservas de Superávit

Tal como Reserva para Fondo de Amortización. Lasreservas de superávit son componentes de la participación de los accionistas ydeben ser clasificadas con las demás cuentas de esa clase.

CAPITULOXI CONTABILIDAD DESUCURSALES

Tanto las agencias como las sucursales son medios paraproyectar la organización de ventas en territorios situados a alguna distanciade la oficina central; pero aparte de esta característica común, la agencia yla sucursal difieren muchísimo en cuanto a organización, administración ycontrol.

Agencia

La agencia tiene un surtido de muestras para que las vean losclientes, pero no mantiene existencias para hacer las entregas a los clientes.Los pedidos, pues, se envían a la casa central y es ésta la que los sirve.

Los créditos son concedidos por la casa central; las cuentasa cobrar se llevan en los libros de la casa central; ésta efectúa los cobros.

El fondo fijo para los gastos de la agencia lo provee la casacentral la cual lo repone a medida que se agota. La agencia no maneja ningúnotro efectivo.

Sucursal

La sucursal mantiene existencias de mercancías, la mayorparte de las cuales son obtenidas en la casa central, pero parte de las cualespuede haber comprado en otras entidades. Las entregas se hacen de lasexistencias de las sucursales. Los créditos son concedidos por la sucursal; lascuentas a cobrar se llevan en los libros de la sucursal; ésta efectúa loscobros.

Los cobros efectuados por la sucursal son depositados en unbanco local para que los acredite a la misma; el gerente de la sucursal extiendelos cheques para pagar los gastos.

Según este resumen, es evidente que una agencia ejerce lasmismas funciones, poco más o menos, que un viajante en tanto que la sucursaldesempeña la mayor parte de las funciones de una empresa independiente, sujetasolamente a la inspección y el control de la casa central.

El resumen que antecede describe las funciones de laverdadera agencia y de la verdadera sucursal, pero pueden ampliarse las de laprimera.

Cuentas de Sucursales

La contabilidad de una sucursal es más complicada. Estalleva un juego completo de libros en el cual anota las mercancías recibidas dela casa central y las adquiridas de otras entidades, las ventas, las cuentas acobras, las cuentas a pagar los gastos. El mayor contiene una cuenta denominadaCasa Central, Cuenta Corriente, a la cual se acredita todo aquello que se recibede la casa central y se debita de lo que se envía a la misma. La cuenta CasaCentral, Cuenta Corriente es, pues, una cuenta de capital, que indica la inversiónhecha.

Los siguientes asientos de diario indican las cuentas a lascuales se carga y acredita en los libros de la casa central y en los libros dela sucursal:

Libros de la Sucursal

 

 

  1. Caja

 

Casa Central- c.c.

 

  1. Embarque de c.c.

 

Casa Central-c. c.

 

  1. Compras

 

Cuentas a pagar

 

  1. Caja

 

Cuentas a cobrar

Ventas

 

  1. Caja

 

Cuentas a cobrar

 

  1. Cuentas a pagar

 

Caja

 

  1. Gastos

 

Caja

 

  1. Casa Central – c. c.

 

Caja

500

 

5.000

 

1.000

 

2.000

5.000

 

4.200

 

750

 

1.200

 

4.000

 

500

 

5.000

 

1.000

 

 

7.000

 

4.200

 

750

 

1.200

 

4.000

 

  1. Sucursal – c. c.

 

Caja

 

  1. Sucursal – c. c.

 

Embarque a la sucursal

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  1. Caja

 

Sucursal – c. c.

500

 

5.000

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4.000

 

500

 

5.000

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4.000

 

Transferencias entre sucursales. Si se envían mercancías deuna sucursal a otra, o si se transfiere de una a otra cualquier clase de activo,la sucursal que hace le envío o el traspaso debe cargar a Casa Central sucuenta de activo correspondiente. La sucursal que recibe debe cargar a su cuentade activo afectada y acreditar a Casa Central – cuenta corriente. La casacentral debe cargar a la cuenta corriente de la sucursal que recibe lo enviado otraspasado y acreditar a la sucursal que hizo el envío o traspaso. Ninguna delas sucursales debe llevar cuenta a ninguna de las demás; todas lastransferencias entre sucursales deben compensarse a través de las cuentascorrientes que con ellas lleva la casa central.

Casa Central:

SucursalA............................................................... 525

Embarques a Sucursal A.....................................500

Caja......................................................................25

 

Sucursal A:

Embarques de la casa central.................................500

Fletes..................................................................25

Casa central- cuenta corriente............................525

 

Para el embarque de la Sucursal A a la Sucursal B:

Sucursal A:

Casa central – cuentacorriente.............................. 525

Embarques.........................................................500

Fletes.................................................................25

CAPITULOXIIVENTAS Y CONSIGNACIONES

Definiciones

Una consignación es el traspaso de la posesión de mercancíasde su dueño, llamado comitente o consignador, a otra persona, denominadacomisionista o consignatario, que se convierte en un agente de aquél a losfines de vender las mercancías. La consignación es una entrega en depósito, ylas relaciones que se establecen entre el consignador y el consignatariocorresponden a las que en derecho mercantil se estudian como depósito yagencia.

Desde el punto de vista del consignador, la consignación esuna consignación remitida; desde el punto de vista del consignatario, es unaconsignación recibida. A veces se hace referencia a una consignación remitidallamándola simplemente una remesa o un embarque, y, de la misma manera, a unaconsignación recibida suele designársele simplemente como una consignación.

Diferencia entre venta y consignación.

La distinción fundamental entre una venta y una consignaciónes ésta: en una venta, el título de propiedad de las mercancías pasa delvendedor al comprador, mientras que en una consignación el titulo de propiedadde las mercancías no vendidas sigue perteneciendo al consignador o comitente.Hay que tener en cuenta esta distinción por tres razones.

 

  1. Puesto que una consignación no es una venta, no se realiza ninguna ganancia en la transacción, y no debe reconocerse ninguna utilidad en los libros hasta que el consignatario haya vendido las mercancías.
  2. Puesto que el consignador conserva el titulo de propiedad de las mercancías, cualesquiera de éstas que no hayan sido liquidadas tienen que ser incluidas en el inventario del comitente o consignador al cerrarse los libros.
  3. Si el consignatario se convierte en insolvente, el consignador puede recuperar sus mercancías, en cuyo caso no tendrá que ocupar un puesto entre los demás acreedores para poder recibir una liquidación a prorrata.

 

Razones para el uso de lasconsignaciones

El consignador puede hacer una consignación en lugar de unaventa por las razones que se indican a continuación:

1.       Por razones crediticias. Se corre menos riesgo en una consignación que en una venta, debido a que el consignador conserva la propiedad de las mercancías hasta que el consignatario las vende. Una vez que se ha efectuado la venta, el consignatario no se convierte en un deudor general del consignador; como un agente que es de éste, tiene que mantener separado el producto de la venta y remitirlo luego al consignador de acuerdo con el contrato de consignación.

2.       Para introducir un producto. Cuando la demanda de un artículo es tan pobre o incierta que los detallistas no se muestran decididos a realizar compras, la consignación permite al dueño poner las mercancías a la vista del público.

3.       La remisión de mercancías en consignación a comisionistas ubicados en distintas localidades es una forma efectiva de realizar investigaciones de mercado en otros territorios.

4.       Para controlar el precio de venta al consumidor.

 

Desde el punto de vista del consignatario, pueden ser lasconsignaciones preferibles a las compras como queda indicado por las siguientesrazones:

1.       Debido a las fluctuaciones del mercado. Cuando, como en el caso de los productos agrícolas, los precios del mercado están sujetos a fluctuaciones repentinas, frecuentes y considerables, es demasiado arriesgado comprar a los precios cotizados varios días antes de recibirse las mercancías v vender a los precios que imperan después de recibirse las mercancías. El método de consignaciones evita este riesgo, ya que el consignatario, actuando como agente del consignador, vende las mercancías al precio prevaleciente en el mercado y recibe su compensación en la toma de una comisión.

2.       Debido al peligro de inmovilizar una parte del capital en mercancías invendibles. El comerciante puede pensar que la demanda de una mercancía es demasiado incierta para justificar su compra, aunque puede estar dispuesto a recibirla en consignación, pagándola solamente después de haber efectuado la venta.

3.       Derechos del consignatario. Los principales derechos del consignatario son:

  • El derecho a que se le reembolsen los anticipos y gastos. En algunas ocasiones, especialmente cuando se trata de comisionistas en granos, es costumbre que el consignatario anticipe fondos al consignador antes de que el producto se venda. Y en casi todas las consignaciones, el consignatario paga cuando menos algunos gastos y el acarreo. El Consignatario tiene derecho a que se le reembolsen estos anticipos y gastos, de hecho. tiene sobre la mercancía un gravamen por el importe de esos anticipos y gastos y puede vender las mercancías para cobrarse. Este gravamen se pierde cuando se venden los artículos, pero entonces recae sobre los productos de la venta.
  • El derecho a remuneración. Los comerciantes comisionistas reciben usualmente como compensación un porcentaje del importe bruto de la venta. Los comerciantes que venden productos o mercancías en consignación deben recibir una comisión computada a base de un tanto por ciento, o pueden retener el importe de la venta que sobrepase la cifra especificada por el consignador.
  • El derecho a garantizar la mercancía. Al hacer las ventas, el consignatario tiene autorización para dar las garantías usuales (no las extraordinarias) sobre las mercancías vendidas, y el comitente queda obligado por tales garantías.
  • El derecho de conceder crédito. Si es una costumbre del negocio vender a crédito, y si el consignador no se lo ha prohibido al consignatario, éste tiene el derecho de vender los artículos a crédito. Las cuentas así creadas son propiedad del consignador, y cualesquiera pérdidas en el cobro de las mismas serán soportadas por él. El consignatario puede, mediante un convenio especial, garantizar las cuentas; si da tal garantía, se le conoce como un agente del credere y tiene derecho a una compensación adicional por esa garantía.

 

Deberes del consignatario. Los principales deberes delconsignatario son:

·         Cuidar de los bienes del consignador. Se dice a veces que el consignatario debe cuidar las mercancías del consignador tan bien como las suyas propias.

·         Ser prudente al conceder crédito y diligente al efectuar los cobros. Esto es sólo una estipulación especial en la regla general, según la cual el consignatario, al cumplir con los deberes de su gestión, tiene que observar prudencia y diligencia.

·         Mantener los bienes del consignador separados de los suyos propios. Este deber puede ser examinado bajo dos aspectos distintos. Primero, el consignador tiene que mantener las mercancías en consignación separadas de las suyas propias con el objeto de que se las pueda identificar como bienes de la propiedad del consignador. Esto no quiere decir que tenga que haber una separación material, pero sí que tienen que existir registros para indicar qué mercancías en poder del consignatario son propiedad del consignador. Segundo, si el consignatario vende mercancías a crédito, tiene que llevar sus libros en tal forma que se distingan sus propias cuentas a cobrar de las que se originen por las ventas de mercancías en consignación y que pertenecen al consignador.

·         Informar sobre las ventas realizadas y hacer las liquidaciones de acuerdo con las condiciones de consignación convenidas. Estas condiciones pueden exigir la liquidación después de haber vendido toda la consignación, después de haber vendido una parte determinada de la misma, o a intervalos especificados.

 

El informe del consignatario recibe el nombre de liquidaciónde ventas y se hace en un modelo impreso similar al mostrado en la páginasiguiente.

 

 

WESTON CO.

Elgin, Illinois

Fecha __________

 

Liquidación de ventas de 5 calentadores de agua

Vendido por cuenta y riesgo de

 

C. D. Jones & Co.

Chicago. Illinois

________________________________________________________________

 

Ventas:

5 calentadores de agua a $125.OO

cada uno $625.00

Cargos:

Fletes $ 15.00

Transporte local 3.00

Comisión-25% de $6,25.00 156.25 174.25

A liquidar:

Cheque adjunto $ 450.75

Mercancía en consignación por vender Nada

 

Asientos en los libros del consignatario. Siguen acontinuación los asientos a realizar por la Compañía Weston para contabilizarlas transacciones relacionadas con la consignación recibida de C. D. Jones& Co. Asiento por la recepción de las mercancías:

Abrase una cuenta de consignación recibida y anótese enforma de memorándum el número y clase de los artículos recibidos, como sigue:

Consignación Recibida - C. D. Jones & Co.

5 calentadores de agua

Asiento por los gastos:

Consignaciones recibidas - C. D. Jones & Co . 18.00

Caja (o cuentas de gastos) 18.00

Flete, $15.00, y transporte local, $3.00.

Asiento por las ventas:

Caja 625.00

Consignaciones recibidas - C. D. Jones & Co 625.00

Asiento por la comisión:

Consignaciones recibidas - C. D. Jones & Co. 156.25

Comisiones ganadas 156.25

Asiento por la liquidación:

Consignaciones recibidas - C. D. Jones & Co 450.75

Caja 450.75

CONCLUSION.

Se constituye una organización mercantil como sociedadcuando dos o más personas acuerdan convertirse en copropietarios de un negocio,con el propósito de obtener utilidades mediante la venta de un servicio o unproducto. La única diferencia en los registros contables de una sociedad y deuna organización Comercial de tipo de propietario único se encuentra en lasección del capital. En una sociedad cada socio tendrá una cuenta individualde capital y una de retiros. Cuando se constituye la sociedad, el efectivo uotros activos aportados al negocio por cada uno de los socios (valorados alprecio de mercado actual), se acredita a la cuenta de capital del socio.

Todas las utilidades y perdidas se dividen entre los socios,de acuerdo con los términos del contrato de asociación o al acuerdo verbal queexista. Si no existe convenio alguno, las pérdidas y utilidades se dividen enpartes iguales. Si existe un acuerdo para las utilidades pero no para las pérdidas,éstas se distribuyen en la misma forma que las utilidades.

Los estados financieros de una sociedad y de un negocio depropietario individual son iguales en lo fundamental, aun cuando en ocasiones sepresenta al final del estado de resultados la distribución de la utilidad o pérdidaneta. Algunos contadores preparan un estado por separado, en el que muestrantodos los detalles de los cambios en las cuentas del capital de los sociosdurante el periodo contable; otros presentan esta información dentro de lasección del capital del balance general.

La utilidad neta del periodo (distribuida de acuerdo con elconvenio de asociación) y las cuentas de retiros se cierran contra las cuentasde capital de cada uno de los socios.

El efectivo es la primera cuenta del activocirculante, constituida por dinero o su equivalente, disponible de manerainmediata. De aquí su importancia dentro de la Empresa pues es el dinero con elque ella cuenta para cumplir con sus obligaciones inmediatas.

Existen algunas medidas recomendadas para el control internodel efectivo, entre las cuales destacan:

 

  • Segregación de funciones en las operaciones de la Caja de manera que quien reciba no contabilice y quien contabilice el pago no sea quien autorice.
  • Realización de depósitos de todo el efectivo que se reciba, diariamente, en el Banco
  • Realización de todos los pagos mediante cheques, excepto los montos muy pequeños. Estos se pueden hacer por Caja Chica.

 

La Caja Chica, es una pequeña cantidad de efectivo que semantiene en caja o en depósito, que se hace disponible para pagos menores. Alagotarse se repone abonando a las cuentas respectivas.

La CAJA es la cuenta donde se contabilizará todo el dineroque entre o salga de la Empresa.

BANCO es la cuenta utilizada para indicar todo el dinero enefectivo que tenga la Empresa depositado en las Entidades Bancarias, del cual sepueda disponer en cualquier momento. Refleja entonces las operaciones de laCuenta Corriente de la Organización.

El Arqueo de Caja consiste en contar todo el efectivo enpoder del cajero para verificar si se ha contabilizado todo el efectivo recibidoy por recibir. Los saldos representados en Caja y Bancos deben corresponder alefectivo en poder de la compañía, en tránsito o en bancos.

La Conciliación Bancaria es el proceso de determinar yajustar los saldos en efectivo en la cuentas bancarias. Se realiza a partir delEstado de Cuenta que le Banco emite, identificando las diferencias existentescon el saldo que la Empresa mantiene en sus libros. En la actualidad se puedeobtener de los bancos, cortes de cuenta para ir conciliando las cuentas. Estopreviene estafas u otros manejos dolosos. Existen varios métodos de conciliaciónbancaria. Los mas comunes son el método de cuatro columnas: se cotejandirectamente las anotaciones para la cuenta de los libros de la empresa (doscolumnas) con las de la cuenta para los libros del Banco (dos columnas);conciliación por saldos ajustados: se lleva el saldo del estado de cuenta delbanco a la situación correcta, después de que se haya tomado nota de lascorrecciones por operaciones pendientes de registro en el banco; y el método desaldos encontrados: se ajusta el saldo del estado de cuenta del banco hasta quese iguale con el saldo que tiene la cuenta del banco en el mayor de la Empresa.

 

Con las inversiones a corto plazo las empresas percibeningresos o servicios con la finalidad de favorecer la imagen del inversor.

Las cuentas a cobrar se originan de las ventas a créditoprestación de servicios y demás operaciones normales.

El Inventario consiste en todos los bienes muebles oinmuebles propiedad de la empresa, con los cuales esta comercio. Abarcan lasmercancías - las cuales son vendidas tal cual se compran -, los productosterminados – los cuales han sido transformados por procesos de manufacturas -,productos en proceso de fabricación, materias primas y suministros de fábrica.

Existen dos métodos de contabilidad de Inventarios, loscuales nos permiten determinar el costo de la mercancía vendida. Estos son: el Inventarioperiódico el cual consiste en el conteo físico de las mercancías y laasignación de sus valores. Cuando se realiza para verificar el InventarioContinuo puede practicarse en cualquier momento; y el Inventario Perpetuo oContínuo que consiste en llevar un registro que muestra en todo momento lacantidad y el valor del inventario en existencia.

Los métodos más importantes para evaluar los inventariosson: Costo o Mercado el Mas Bajo el cual toma como base el precioinferior de las existencias; Método FIFO o PEPS el cual se basa en quelo primero que entra es lo primero en salir y emplea una valoración basada encostos más recientes; Método LIFO o UEPS el cual contempla que todaaquella mercancía que entra de último es la que primero sale, de esta manerael inventario mantiene su valor estable cuando ocurre algún alza en losprecios; Método del Costo Promedio Aritmético cuyo l resultadolo dará la media aritmética de los precios unitarios de los artículos; Métododel Promedio Armónico o Ponderado el cual se calculará ponderando losprecios con las unidades compradas, para luego dividir los montos totales entreel total de las unidades; Método del Costo Promedio Móvil o del Saldo quecalcula el valor de la mercancía, de acuerdo con las variaciones producidas porlas entradas y salidas (compras o ventas) obteniéndose promedios sucesivos; Métododel Costo Básico donde se atribuyen valores fijos a las existencias mínimas;y Método del Precio de Venta al Detal con el cual el inventario físicose practica, basándose en los precios de venta marcados en los artículos.

Los activos fijos son aquellos bienes permanentes que tienela empresa. Los bienes tangibles, representan la inversión que tiene la empresaen bienes, como son: maquinarías, instalaciones, muebles, etc.

La contabilización y control de activo fijo se realiza de laforma siguiente:

 

  1. compra
  2. control
  3. depreciación (normales y anormales o eventuales)
  4. venta o desincorporación.

 

Existen diferentes sistemas de depreciación:

 

  1. Sistema de línea recta
  2. Sistema decreciente
  3. Sistema creciente
  4. Sistema del tiempo del trabajo realizado
  5. Sistema de reemplazo o retiro

 

Si realizamos Inversiones en mejoras o repotenciamientos denuestros activos fijos actuales podemos asentarlos como desembolsoscapitalizables no afectando así a nuestro estado de ganancias y perdidas yajustando el costo de nuestro activo fijo, caso contrario ocurre con los gastosque se realizan para el mantenimiento de los activos fijos, no siendocapitalizables y destinándose directamente al estado de ganancias y perdidas(desembolsos no capitalizables).

 

Como podemos notar los activos fijos que forman parte de laactividad productiva de una Empresa deben ser registrados y controlados de unamanera cuidadosa y constante ya que cualquier error en su control afectará demanera importante la contabilidad de la Empresa. De aquí podemos notar que lasempresas que se dedican a la transformación de materias primas son las queregistran mayor cantidad de activos que generarán movimientos continuos yactualizaciones constantes; dentro de este renglón se pueden incluir lasempresas de servicios de transporte, las cuales poseen una flota de vehículosque será objeto de ajustes y cambios en su vida útil.

La empresa debe tener pendiente cuando realiza una adquisicióndebe tener en cuenta la depreciación a lo largo del tiempo que estima lo va autilizar para no incurrir en gastos inventarios innecesarios.

Para no caer en retrasos de pagos y no afectar eldesenvolvimiento regular de esta porque se puede crear un caos y tambalear laestabilidad de la empresa.

Toda empresa debe cumplir cabalmente con las obligacionescontraídas, es indispensable que el personal a cargo este pendiente de estospasivos para colaborar con la buena imagen y relaciones empresariales.

Se puede decir que el superávit de una sociedad, es lo queexcede del activo sobre la suma de su pasivo y del capital social. Por lo tanto,es el punto de unión de las cuentas del balance y de las ganancias y perdidas.

Contabilidad de las Sucursales. La sucursal y la casa centralse basan en la suposición de que la sucursal lleva un juego de librosdetallados por partida doble. Pero éste no es siempre el caso. Algunas empresasprefieren que la sucursal remita diariamente a la casa central informessuficientes de las ventas, cobros, compras, gastos, etc. Y de esta manera secontabilizan todas sus operaciones en los libros de la casa central.

Por otro lado, pueden restringirse algunas de las funcionesde la sucursal. Por ejemplo, si bien puede facultarse a la sucursal para queconceda sus propios créditos. Las cuentas pueden llevarse en los libros de lacasa central. Una restricción común es la que se refiere al efectivo. Puedeexigirse al gerente de la sucursal que deposite todos los cobros resultantes delas ventas en una cuenta bancaria abierta a nombre de la casa central, y de lacual sólo esta extraerá los fondos en este caso la casa central provee a lasucursal de un fondo fijo de efectivo para sus gastos habiendo un depósito enuna cuenta bancaria separada contra la cual puede girar. El gerente de lasucursal, reponiéndose este fondo por medio de cheques de la casa central.

La venta es el cambio de un bien por dinero y es en estemomento, en que el título de propiedad pasa del vendedor al comprador.

 

La consignación es una manera de vender a través de untercero (consignatario), donde el título de propiedad no vendida sigueperteneciendo al consignador.

Existen varias razones por las que se utiliza la consignación:

 

  1. Por razones crediticias, se corre menos riesgo en una consignación que en una venta.
  2. Para introducir el producto, cuando la demanda de un artículo es tan pobre o incierta.
  3. La remisión de mercancías en consignación a comisionistas ubicados en distintas localidades.
  4. Para controlar el precio de venta al consumidor.

 

Algunas veces el comprador tiene derecho a efectuardevoluciones sin necesidad de justificar sus razones, obteniendo el pagoinmediato en efectivo; en otros casos se les permite devolver las mercancías yrecibir un crédito en cuenta contra el cual puede cargarse sus comprassiguientes.

Además, con el desarrollo de las operaciones mercantiles engran escala, la ampliación del mercado se realiza más frecuentemente medianteel establecimiento de agencias de ventas o sucursales por medio de lasconsignaciones.

El informe del consignatario recibe el nombre de liquidaciónde ventas, y se hace en un modelo impreso.

BIBLIOGRAFIA

HIMMELBLAU, David. Investigación para usos Financieros.Editorial Unión Hispano Americano. México. 1940, páginas 170 – 171

FERNANDEZ, Cepero. Valuaciones y Clasificación de losEstados Básicos. Contabilidad Moderna II. Cuarta Edición. EditorialDiscolar. Cuba. 1962. Página 370.

REDONDO, A. Curso Práctico de Contabilidad General ySuperior. Centro Contable Venezolano. Tercera edición. Venezuela páginas712.

López Yustos, Pedro; Guajardo, Gerardo; Woltz M., Phebe yRichard T. Arlen Contabilidad. Editorial Mc-Graw –Hill.

 

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