INDICE

2.Desarrollo de Sistemas

2.1.Métodos y etapas del Desarrollo de Proyectos

2.1.1.Etapas del Desarrollo de Proyectos

2.2.Detección de Necesidades

2.2.1.Elementos para identificar posibles proyectos.

2.3.Definición del Problema.

2.3.1.Creatividad e Innovación

2.4.Estudio de Factibilidad

2.4.1.Determinación de la Factibilidad

2.4.2.Presentación de un estudio de Factibilidad

2.5.Planeación del Proyecto

2.5.1.Delimitación del problema

2.6.Elaboración del Proyecto

S.7.Documentación del Proyecto

2.7.1.Manual Técnico y del Usuario

DESARROLLO DE SISTEMAS

2 Desarrollo de Sistemas

Para lograr la realización de un proyecto es muy importante que se lleven a cabo una serie de pasos y procedimientos de investigación, los cuales permitirán abrir aún más las perspectivas que tenemos de dicho proyecto. La ejecución clara y objetiva de estos procedimientos de investigación son las que nos permitirán obtener un enfoque claro de lo que deseamos obtener y como lo habremos de lograr.

El desarrollo de proyectos es una parte fundamental para toda empresa u organización que desea obtener éxito en las áreas que involucran un proyecto. Para llevar a cabo el desarrollo de un proyecto nos planteamos algunas preguntas: ¿existe un problema?, ¿cual es el problema?, ¿como se realizan los procesos actuales?, etc. La aclaración de estos aspectos permitirá obtener una visión mas clara de los problemas que serán resueltos con la realización del proyecto.

Dados los antecedentes, al iniciar un proyecto es claro que se debe de conocer a fondo los pasos y procedimientos de investigación que requiere un proyecto.

El Desarrollo de Proyectos es una herramienta de una gran utilidad y es por esto que he decidido llevar a cabo una recopilación de los pasos que conlleva la realización de un proyecto.

2.1  Métodos y etapas del Desarrollo de Proyectos

Pressman[1] nos comenta que Meiler Page-Jones, en el prólogo de su libro sobre gestión del proyecto de software, hace una declaración a la que se sumarían muchos especialistas de la ingeniería de software:

   He visitado docenas de empresas, buenas y malas, y he observado a numerosos gestores de proceso de datos, tanto buenos como malos. Muy frecuentemente, he visto con horros cómo estos gestores se peleaban inútilmente con proyectos terribles, intentaban cumplir plazos imposibles o entregaban sistemas que decepcionaban a sus usuarios y acababan dedicando gran cantidad de tiempo al mantenimiento.

Lo que describe Page-Jones son los síntomas que aparecen como resultado de una serie de problemas técnicos y de gestión. Sin embargo, si se emitiera un veredicto sobre cada proyecto, es muy probable que se encontrara un rasgo común: la gestión del proyecto fue débil.

Por la experiencia que he desarrollado en la implementación de sistemas de información esta aseveración de Pressman se debe de tomar muy en cuenta en cualquier tipo de implementación ya que si la gestión del proyecto es débil tendremos muchas probabilidades de no cumplir con las expectativas del proyecto.

Para realizar una gestión efectiva Pressman sugiere las siguientes etapas:

i. Métricas del Software.

Involucra la generación de mediciones y métricas para el proyecto para entender tanto el proceso técnico que se utiliza para desarrollar un producto, como el propio producto. El proceso se mide para intentar mejorarlo e intentar aumentar su calidad.

ii. Estimación.

Una de las actividades cruciales del proceso de gestión de proyectos de software en donde se tienen que obtener estimaciones de esfuerzo humano requerido (normalmente en personas-mes), de la duración cronológica del proyecto (en fechas) y del costo (monetario).

iii. Análisis de Riesgos.

El análisis de riesgos es algo vital para una buena gestión del proyecto, y sin embargo, a pesar de todo, se emprenden muchos proyectos sin que se hayan considerado los riesgos concretos.

El análisis de riesgos consiste realmente en una serie de pasos de control de los riesgos que nos permiten “combatirlos”: identificación de riesgos, estrategias de control de riesgos, resolución de riesgos y supervisión de riesgos. Estos pasos se aplican a lo largo del proceso de ingeniería del software.iv. Planificación.

La planificación de un proyecto de software no difiere de la planificación de cualquier proyecto de ingeniería. Se identifica una serie de tareas del proyecto. Se establecen interdependencias entre las tareas. Se estima el esfuerzo asociado con cada tarea. Se hace la asignación de personal y de otros recursos. Se crea una “red de tareas”. Se desarrolla una agenda de fechas.

v. Seguimiento y Control.

Una vez que se ha establecido la agenda de desarrollo, comienza la actividad de seguimiento y control. El gestor del proyecto sigue la pista a cada tarea establecida en la agenda. Si una tarea se sale de la agenda, el gestor puede utilizar una herramienta de planificación automática sobre el proyecto para determinar el impacto del error de planificación sobre los hitos intermedios y sobre la fecha final de entrega. En ese caso se pueden reasignar recursos, reordenar las tareas o (como último recurso) modificar los compromisos de entrega para resolver el problema no detectado. De este modo, se puede controlar mejor el desarrollo del software.

2.1.1 Etapas del Desarrollo de Proyectos.

Existen muchas metodología de implementación de sistemas, para Avison y Fizgerald[2] cualquier metodología debe de cubrir las siguientes etapas:

i.        Detección de Necesidades.

         Consiste en determinar que algún elemento (procesos, equipos,      personas, etc.) no cumplen ya con los objetivos o metas, o      bien, se requiere de uno no existente de acuerdo al nivel de      importancia que manifieste la necesidad.

ii.      Definición del Problema.

         Consiste en delimitar las fronteras y el alcance de las      necesidades que se desean atender y sobre la cuales existen      posibilidades de definir un proyecto.

iii.    Definición de Factibilidad.

      Consiste en definir el nivel de factibilidad (posibilidades de      éxito) para conseguir la solución de las necesidades. Se           manejaran 4 niveles de factibilidad que servirán para      determinar si un proyecto puede ser exitoso o no, estos niveles      son:

·         Operacional.

·         Técnico.

·         Económico.

·         Calendarización.

iv.     Planeación del Proyecto.  

         Consiste en explicar como será la delimitación del problema,      justificando el planteamiento de los objetivos desarrollados      inicialmente. En esta etapa se definen los niveles o etapas del      desarrollo del proyecto, además de las técnicas y el control que se llevará a cabo.

v.       Elaboración del  Proyecto.

         Consiste en definir el diseño, la elaboración de módulos y la      integración de todos los elementos. Se deben de dar a conocer      en esta etapa todos los distintos tipos de pruebas y técnicas de      análisis de resultados para determinar una posible evaluación al final del proyecto. En el Capítulo III explicaré una metodología       detallada para la implementación de proyectos de Planeación      Financiera.

vi.     Documentación.

      Consiste en explicar como están compuestos los manuales técnicos y de usuario del proyecto.

2.2 Detección de Necesidades

2.2.1 Elementos para identificar posibles proyectos

Definición de Proyecto.

Es la integración de una serie de procedimientos y actividades haciendo uso de una metodología definida que permita lograr los objetivos y metas de la manera más eficiente y efectiva.

Motivos de un Proyecto.

Dentro de los motivos que generan el inicio de un proceso para el desarrollo de proyectos se encuentran principalmente elementos y factores que pueden ser externos e internos. Algunos de estos factores son los que se mencionan a continuación:

·         Micromercados. Se refiere a la necesidad de atender a segmentos de usuarios muy específicos y donde se requieren de productos y servicios adecuados.

·         Volatilidad Corporativa. Es la necesidad de llegar a acuerdos, uniones, alianzas o adquisiciones que modifican el estado de una empresa.

·         Control de Costos. Se refiere a la presión por contener y reducir gastos.

·         Consumismo. es la necesidad de reaccionar a la demanda y seleccionar a sus consumidores.

·         Calidad. Se refiere al mejoramiento del producto final.

·         Globalización. Se refiere a la necesidad de tener mayor cobertura.

·         Regularizaciones. Se refiere a cambios dentro del ambiente provocados por acciones gubernamentales. Por ej. Las leyes y los impuestos.

Existen elementos muy claros para identificar posibles Proyectos, entre los principales podemos nombrar:

·         Problemas con algún elemento actual. Errores, ineficiencias, retardos, deseos de algún incremento, reducción de gastos, etc.

·         Deseos de explotar nuevas necesidades. Nuevos mercados, nueva producción, mas formas de obtener venta competitiva, uso de sistemas de información.

·         Incremento de la competencia. Nuevas características en los competidores, mejorar un servicio o un producto.

·         Hacer mas efectivo el uso de la información. Nueva información, mejor aprovechamiento, rapidez, mejores decisiones.

·         Crecimiento organizacional. Crecimiento en las empresas, mas necesidades.

·         Unión o adquisición corporativa. Consolidación de sistemas y procesos, requerimientos, reducir actividades redundantes.

·         Cambios en el ambiente o en el mercado. Clientes, proveedores, leyes y regulaciones, clima.

2.3 Definición del Problema

2.3.1 Creatividad e Innovación.

Una vez que se han detectado los posibles problemas existentes          en una empresa u organización, debemos de definir las áreas          sobre las cuales será planteada la solución para los          requerimientos; esta solución debe de estar delimitada de          acuerdo a los parámetros que proporcionen los problemas y no          abarcar mas allá de los que indica una posible solución.

Esta etapa contempla 7 pasos que permitirán definir adecuadamente los alcances y fronteras de un proyecto, en estos pasos se permite establecer una guía de operación en el desarrollo del proyecto.

Los pasos son los siguientes:

1.       Determinar el alcance y los objetivos.

2.       Crear una visión.

3.       Adoptar una metodología en la planeación.

4.       Organizar y definir los recursos necesarios.

5.       Definir el equipo de trabajo.

6.       Preparar un plan de trabajo.

7.       Obtener o confirmar los requerimientos de acuerdo al plan desarrollado.

El desarrollo de proyectos no solo implica la solución de problemas, sino también consiste en definir la mejor solución posible tomando como base aspectos que sean considerados como únicos o específicos para la solución. Para estos procesos          se considera importante la aplicación de la creatividad e          innovación en la solución de los problemas.

2.4 Estudio de Factibilidad

2.4.1 Determinación de la Factibilidad

         Factibilidad se refiere a la disponibilidad de los recursos          necesarios para llevar a cabo los objetivos o metas          señalados,          la factibilidad se apoya en 3 aspectos básicos:

·         Operativo.

·         Técnico.

·         Económico.

El éxito de un proyecto esta determinado por el grado de factibilidad que se presente en cada una de los tres aspectos anteriores.

Para esto se realiza un estudio de factibilidad que sirve para recopilar datos relevantes sobre el desarrollo de un proyecto y en base a ello tomar la mejor decisión, si procede su estudio, desarrollo o implementación.

El objetivo de un estudio de factibilidad es auxiliar a una organización a lograr sus objetivos y cubrir la metas con los recursos actuales en las siguientes áreas.

·         Factibilidad Técnica.

-  Mejora del sistema actual.

-  Disponibilidad de tecnología que satisfaga las necesidades.

·         Factibilidad Económica.

-   Tiempo del analista.

-   Costo de estudio.

-   Costo del tiempo del personal.

-   Costo del tiempo.

-   Costo del desarrollo / adquisición.

·         Factibilidad Operativa.

-  Operación garantizada.

-  Uso garantizado.

La investigación de factibilidad es un proyecto que consiste en descubrir cuales son los objetivos de la organización, luego determinar si el proyecto es útil para que la empresa logre sus objetivos. La búsqueda de estos objetivos debe contemplar los recursos disponibles o aquellos que la empresa puede proporcionar, nunca deben definirse con recursos que la empresa no es capaz de dar.

En  las empresas se cuenta con una serie de objetivos que determinan la posibilidad de factibilidad de un proyecto sin ser limitativos.

2.4.2 Presentación de un estudio de Factibilidad

Un estudio de factibilidad requiere ser presentado con todas la posibles ventajas para la empresa u organización, pero sin descuidar ninguno de los elementos necesarios para que el proyecto funcione. Para esto dentro de los estudios de factibilidad se complementan dos pasos en la presentación del estudio:

·         Requisitos Óptimos.

·         Requisitos Mínimos.

El primer paso se refiere a presentar un estudio con los requisitos óptimos que el proyecto requiera, estos elementos deberán ser los necesarios para que las actividades y resultados del proyecto sean obtenidos con la máxima eficacia.

El segundo paso consiste en un estudio de requisitos mínimos, el cual cubre los requisitos mínimos necesarios que el proyecto          debe ocupar para obtener las metas y objetivos, este paso trata          de hacer uso de los recursos disponibles de la empresa para          minimizar cualquier gasto o adquisición adicional.

Un estudio de factibilidad debe representar gráficamente los gastos y los beneficios que acarreará la puesta en marcha del sistema, para tal efecto se hace uso de la curva costo-beneficio.

2.5 Planeación del Proyecto

2.5.1 Delimitación del problema

La delimitación del problema se refiere a identificar todos aquellos aspectos que son importantes para el desempeño de una actividad y aislar todos aquellos que no interfieren en el mismo.

En la delimitación del problema se deben de escribir cada uno de los recursos y procesos que intervienen dentro del área del proyecto, para analizar cada uno de ellos y seleccionar aquellos          que realmente intervengan dentro del problema identificado.

El objetivo de delimitar el problema es disminuir el grado de complejidad del proyecto para atender solo aquellos aspectos que son requeridos.

Se deben de proporcionar todos los elementos posibles que ayuden a soportar con bases firmes y concretas todos los elementos (recursos, personal e ideas) que son necesitados por          el proyecto para su operación optima.

2.6 Elaboración del proyecto

En el capítulo III se detallará una metodología creada para implementar sistemas de planeación financiera, existen diferentes metodologías y en general pienso que todas funcionan siempre y cuando sean llevadas con un orden y control, además de manejar una metodología es importante tener siempre en mente 3 conceptos durante todo el proyecto:

i.             Definición de etapas de Desarrollo

La definición de etapas de desarrollo de un proyecto consiste en            la identificación y organización de todas las actividades y            procesos importantes que intervienen en la búsqueda de una            meta u objetivo, estas etapas deben ser definidas en función de            sus características e importancia que presenten.

Las actividades resultantes deben ser descritas y desarrolladas            para conocer sus características, posteriormente debe de            asignarse un nivel de importancia a cada una de ellas            considerando aquellas actividades estrictamente necesarias            para alcanzar el objetivo deseado. esta prioridad a nivel de            importancia debe de ser considerada mas importante dentro de            un modo eficaz (llegar al objetivo).

Ahora debe de asignarse un rango o nivel aprobatorio para cada            actividad que permitirá eliminar directamente aquellas que no            cumplan con el criterio asignado. Este nivel mínimo será            asignado considerando los niveles mas bajos que hayan sido            puestos a las actividades para minimizar su impacto en el            resultado final.

ii.           Planeación y Control de Procesos

Este proceso se refiere a todas aquellas actividades necesarias            para organizar y ordenar adecuadamente un proyecto, implica            que cada una de las tareas o actividades que componen un            proyecto deben estar muy bien definidas con el fin de identificar            y conocer todos los aspectos y elementos importantes, y a su            vez poder aplicar buenos métodos de control que permitan llevar a cabo el proyecto de la mejor manera. Los pasos que            contempla esta etapa son:

·  Desglosar actividades generales.

·  Analizar y profundizar cada actividad en sub-actividades (mas importantes).

·  Conocer el detalle de cada sub-actividad.

·  Aplicar elementos de control para cada actividad y sub-actividad.

·  Identificar formas de evaluarlas.

·  Consolidar y fortalecer cada actividad (justificar).

iii.         Arquitectura de Tecnología

 Se refiere a todos aquellos elementos tecnológicos que son            necesarios para soportar o complementar a las aplicaciones de            una empresa. Su objetivo es definir un camino estándar para el            uso de tecnología en las empresas, y que les permita definir las            opciones de crecimiento a mediano y largo plazo. Se siguen los siguientes pasos:

·  Identificar plataformas y principios de tecnología.

·  Definir tecnología distribución de los datos y aplicaciones.

·  Relacionar tecnología distribución de los datos y aplicaciones.

2.7 Documentación del Proyecto

2.7.1 Manual Técnico y del Usuario

La documentación de proyectos es importante para identificar más fácilmente los aspectos y características que forman parte de un proyecto. Una adecuada documentación le proporciona identidad y "personalidad" a un proyecto, de manera que los         usuarios podrán reconocer mas fácilmente las ventajas y desventajas, características, funcionalidades y ventajas, así          como costos y beneficios que impliquen el desarrollo del          proyecto.

La documentación de un proyecto debe contar con las siguientes características:

·         Lenguaje claro y de acuerdo al nivel aplicado:

- Gerencial.

- Técnico.

- Usuario.

·         Contemplar todos los aspectos del proyecto.

·         Contar con objetivos fácil de detectar.

·         Servir como soporte en todo el desarrollo del proyecto.

·         Identificar ventajas y desventajas (resaltar ventajas).

·         Contar con adecuada estructura.

         Los documentos que componen una adecuada documentación          de un proyecto deben ser los siguientes:

i.        Carpeta general o profesional.

Consiste en un documento que detalla todos los aspectos relacionados con el proyecto, identifica todas las bases y orígenes sobre las que nace el proyecto, además que especifica los pasos necesarios, los recursos y aplicaciones que un proyecto necesita.

El objetivo de la carpeta profesional es servir de modelo para la implementación del proyecto a desarrollar, de manera que las personas involucradas obtengan información fácilmente en cualquier etapa del proyecto.

Los aspectos principales que debe de contemplar la carpeta profesional son:

·  Definición del problema a resolver (delimitar).

·  Definición clara de objetivo y metas.

·  Áreas que involucra.

·  Conocimiento de la organización.

·  Planteamiento claro (pasos).

·  Investigación.

·  Propuestas claras.

·  Plan de trabajo.

·  Recursos.

·  Calendarización.

Este documento va dirigido hacia personas que van a estar relacionadas directamente con la implementación del proyecto, por lo que su nivel se orienta hacia el uso y aplicaciones utilizadas para el definir el proyecto.

ii.      Carpeta gerencial o resumen ejecutivo.

Este documento va dirigido hacia las personas de más alto nivel de la empresa o hacia aquellas de las que depende la decisión de implementar o no el proyecto. Generalmente se utiliza un lenguaje claro sin tecnicismo, en términos ejecutivos. Su extensión no debe ser mucha, y debe de recalcar los aspectos más importantes del proyecto.

Generalmente debe contener elementos gráficos y resúmenes que ayuden a identificar mas fácilmente las ideas propuestas.

iii.    Carpeta técnica.

Este documento contiene toda la información sobre los recursos utilizados por el proyecto, llevan una descripción muy bien detallada sobre las características físicas y técnicas de cada elemento. Por ejemplo: características de procesadores, velocidad, dimensiones del equipo, garantías, soporte, proveedores y equipo adicional.

Su extensión depende de la cantidad de recursos y equipo utilizado y generalmente se presenta en forma de fichas técnicas en donde se describe en cada una las características de cada recurso.

iv.     Plan económico (factibilidad).

Este documento contiene información relacionada con el aspecto económico y de factibilidad del proyecto, su objetivo principal es describir todos aquellos costos relacionados con el desarrollo e implantación del proyecto, ayuda a la empresa a establecer marcos de referencia y evaluar mas fácilmente los alcances y disponibilidad para llevar a cabo el proyecto.

Consta de 2 secciones, una de ellas es el plan económico del desarrollo del proyecto y la otra es el plan económico para implementar el proyecto (la mas importante). Generalmente en esta carpeta se incorpora el estudio de factibilidad que permitirá a la empresa a evaluar la posibilidad de poner en marcha la realización del proyecto.

BIBLIOGRAFÍA

1.       Roger S. Pressman; McGraw Hill/Interamericana de España 1993; Ingeniería de Software. Un enfoque práctico (3a Edición); ISBN 0070508143

2.       D. E. Davison, G. Fizgerald; McGraw Hill Companies; Segunda Edición (Febrero 1998); Information Systems Development: Methodologies, Techniques and Tools; ISBN 0077092333

Autor:

Fausto Torres

Mail:torres.fausto@gmail.com